Prijsindexering is het mechanisme waarmee tarieven in een contract worden aangepast aan prijsontwikkelingen. In een contract van meerdere jaren kunnen kosten voor personeel, materialen of energie stijgen. Een indexeringsclausule bepaalt of de leverancier die stijging mag doorberekenen, en zo ja: hoeveel en op basis van welke maatstaf.
Zonder indexering staat de prijs vast voor de hele looptijd. Dat klinkt simpel, maar het risico ligt bij de leverancier. Die moet de opdracht uitvoeren voor een prijs die niet meestijgt met de werkelijkheid.
De meeste indexeringsclausules in overheidsopdrachten koppelen de prijsaanpassing aan een CBS-index. De consumentenprijsindex (CPI) is de meest gebruikte. Voor arbeidsintensieve diensten wordt soms de loonindex gebruikt. Voor bouw en infra zijn dat vaak de GWW-prijsindex of de BDB-index voor bouwmaterialen.
Een typische clausule: tarieven worden jaarlijks per 1 januari herzien op basis van de CPI van het voorgaande jaar, met een maximum van X procent. Soms is er een bodem (prijzen gaan nooit omlaag) of een plafond (aanpassing is maximaal 3%). De formulering in het contract is bepalend.
Niet elk overheidscontract heeft een indexeringsclausule. Kortlopende contracten van een jaar werken vaak zonder. Meerjarige contracten van drie of vier jaar zouden eigenlijk altijd een indexering moeten kennen, maar dat is geen wettelijke verplichting.
De inflatie van 2022 en 2023 heeft dit onderwerp op scherp gezet. Bedrijven die meerjarige overheidscontracten hadden zonder indexeringsclausule, zagen hun marge verdampen terwijl loonkosten en materiaalkosten stegen. Bij arbeidsintensieve dienstverlening was het effect het grootst.
Een contract van twee miljoen euro per jaar zonder indexering kan bij 10% inflatie leiden tot een reeel verlies van 200.000 euro per jaar. Dat is geen theoretische berekening. Dat is wat veel schoonmaakbedrijven, beveiligers en groenvoorzieningsbedrijven hebben meegemaakt.
Omgekeerd: wie voor een contract met een goede indexering inschrijft, heeft minder risico bij toekomstige kostenstijgingen. Dat mag je meewegen in de inschrijfprijs.
Lees de inkoopvoorwaarden en het concept-contract zorgvuldig. Staat er een indexeringsclausule in? Zo ja: welke index, welke frequentie, welk maximum? Zo nee: is er een hardheidsclausule die de opdrachtgever verplicht te heronderhandelen bij extreme prijsstijgingen?
Als er geen indexering is en de looptijd langer dan een jaar is, stel dan een vraag via de Nota van Inlichtingen. Vraag of de opdrachtgever bereid is een indexeringsmechanisme toe te voegen, of een bepaling op te nemen voor onvoorziene kostenstijgingen. Opdrachtgevers zijn niet verplicht dit te accepteren, maar het stellen van de vraag is altijd legitiem.
Verwerk het ontbreken van indexering in je inschrijfprijs als je vermoedt dat kosten de komende jaren stijgen. Dat klinkt defensief, maar het is realistisch. Wie nu te laag inschrijft en later vastloopt, kan de opdracht niet goed uitvoeren. Dat schaadt je reputatie meer dan het niet winnen van een aanbesteding.
Controleer de looptijd van het contract. Hoe langer, hoe belangrijker indexering is. Bij een contract van een jaar valt het risico mee. Bij vier jaar zonder indexering neem je een serieus financieel risico.
Vraag bij twijfel welke CBS-index het meest aansluit bij jouw kostenprofiel. De CPI meet de algemene inflatie. Voor een schoonmaakbedrijf zijn loonkosten bepalender dan de CPI suggereert. De CAO-loonindex voor schoonmaak zou beter passen.
Leg de indexeringsclausule uit aan je accountant voor contractondertekening. De technische formulering kan in de praktijk heel anders uitpakken dan je verwacht.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012