Wat is een wezenlijke wijziging?
Een wezenlijke wijziging is een substantiële verandering van een lopend contract dat via een aanbesteding is gegund. Als een wijziging wezenlijk is, moet de opdracht opnieuw worden aanbesteed. De oorspronkelijke gunning is dan niet langer geldig als basis voor het gewijzigde contract.
Wanneer is een wijziging wezenlijk?
De Aanbestedingswet noemt vier situaties waarin een contractwijziging wezenlijk is:
- Gewijzigde voorwaarden. De wijziging introduceert voorwaarden die bij de oorspronkelijke aanbesteding tot andere inschrijvers of een andere winnaar hadden geleid.
- Verschuiving van het economisch evenwicht. Het contract wordt aanzienlijk voordeliger voor de opdrachtnemer op een manier die niet was voorzien.
- Uitbreiding van de scope. De reikwijdte van het contract wordt aanzienlijk vergroot met werken, leveringen of diensten die oorspronkelijk niet waren opgenomen.
- Vervanging van de opdrachtnemer. Een andere partij neemt het contract over, tenzij dit het gevolg is van een toegestane bedrijfsovername of herstructurering.
Toegestane wijzigingen zonder nieuwe aanbesteding
Niet elke contractwijziging vereist een heraanbesteding. De Aanbestedingswet biedt vijf uitzonderingen:
- Herzieningsclausules. Wijzigingen die vooraf in het contract zijn opgenomen als duidelijke en ondubbelzinnige herzieningsclausules.
- Aanvullende werken of diensten. Onvoorziene aanvullingen tot maximaal 50% van de oorspronkelijke contractwaarde, mits zij noodzakelijk zijn en niet van opdrachtnemer gewisseld kan worden.
- Onvoorziene omstandigheden. Wijzigingen als gevolg van omstandigheden die een zorgvuldig opdrachtgever niet kon voorzien, tot maximaal 50% van de contractwaarde.
- Bagatelbedragen. Wijzigingen onder de Europese drempelwaarden en tegelijk minder dan 10% (diensten/leveringen) of 15% (werken) van de contractwaarde.
- Niet-wezenlijke wijzigingen. Veranderingen die geen van de vier hierboven genoemde criteria voor wezenlijkheid raken.
Risico's van een wezenlijke wijziging
Wanneer een opdrachtgever een contract wezenlijk wijzigt zonder heraanbesteding, kunnen concurrenten bezwaar maken. De gevolgen zijn:
- Een rechter kan het contract vernietigen of een boete opleggen.
- Derden die bij de oorspronkelijke aanbesteding hadden willen meedoen, kunnen schadevergoeding vorderen.
- De Commissie van Aanbestedingsexperts kan een negatief advies uitbrengen dat het imago van de opdrachtgever schaadt.
Tips voor opdrachtnemers
- Controleer bij meerwerk altijd of de wijziging binnen de contractuele herzieningsclausules valt. Zo niet, beoordeel dan samen met de opdrachtgever of een heraanbesteding nodig is.
- Documenteer alle wijzigingen schriftelijk. Een transparant wijzigingslogboek beschermt beide partijen bij een eventueel geschil.
- Wees alert op de 50%-grens. Meerdere kleine wijzigingen kunnen samen de grens overschrijden en alsnog een heraanbesteding triggeren.
Veelgestelde vragen over wezenlijke wijzigingen
Mag je een contract verlengen zonder nieuwe aanbesteding?
Dat hangt af van de oorspronkelijke aanbestedingsstukken. Als het contract een verlengingsoptie bevat, is verlenging toegestaan. Zonder optie kan verlenging een wezenlijke wijziging zijn.
Wat als de prijs stijgt door inflatie?
Prijsindexeringen op basis van een vooraf overeengekomen indexeringsclausule zijn geen wezenlijke wijziging. Een onvoorziene prijsstijging buiten een indexeringsafspraak kan dat wel zijn.
Geldt dit ook voor opdrachten onder de drempelwaarden?
Het concept wezenlijke wijziging komt uit de Europese aanbestedingsrichtlijn en geldt formeel alleen boven de drempelwaarden. Voor opdrachten daaronder gelden de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, maar de strikte toets is minder dwingend.
