Aanbesteding verloren? Zo gebruik je de gunningsbeslissing om de volgende te winnen

Je hebt de gunningsbeslissing ontvangen. Iemand anders heeft gewonnen. En ergens in dat document staat een zin die je al drie keer hebt gelezen: "De inschrijving van [naam concurrent] is als economisch meest voordelige inschrijving aangemerkt."

Wat doe je nu?

De meeste bedrijven doen niets. Ze archiveren de beslissing, zuigen het verlies op en beginnen aan de volgende aanbesteding. Zelfde aanpak, zelfde fouten, zelfde resultaat.

Maar er is een betere route. En die begint met iets wat de wet je al geeft, maar wat bijna niemand gebruikt.

Je hebt recht op een debriefing

De Aanbestedingswet 2012 (artikel 2.131) verplicht aanbestedende diensten om iedere afgewezen inschrijver desgevraagd te informeren over de redenen voor afwijzing. Dat is geen gunst. Dat is een recht.

Toch vraagt het merendeel van de inschrijvers nooit om die toelichting. Sommigen weten niet dat het kan. Anderen schrikken terug uit angst de relatie te beschadigen. Maar de realiteit is anders: een professionele opdrachtgever waardeert het als jij serieus omgaat met je ontwikkeling als inschrijver. Het laat zien dat je wil verbeteren, niet dat je ontevreden bent.

De debriefing is je directe toegang tot inzicht in wat er echt misging.

Wat kun je vragen in een debriefing?

Niet alles is openbaar. De wet beschermt de concurrentiegevoelige informatie van andere inschrijvers. Maar er is meer toegankelijk dan de meeste mensen denken.

Je mag altijd vragen naar:

• Je totaalscore en je score per gunningscriterium
• De totaalscore van de winnaar (niet de namen van andere inschrijvers)
• De concrete redenen waarom je op een specifiek criterium lager hebt gescoord
• Welke elementen uit de beoordeling bepalend waren voor het verschil

Je mag niet vragen naar: de namen of prijzen van andere inschrijvers, de complete beoordeling van een concurrent, of informatie die tot identificatie leidt.

Binnen die grenzen kun je al veel halen. Zeker als je gerichte vragen stelt.

Vraag hem aan tijdens de standstill-termijn

Na een gunningsbeslissing geldt een standstill-termijn van minimaal 20 kalenderdagen (bij Europese aanbestedingen). In die periode mag de opdrachtgever nog niet tekenen. Dat geeft jou de tijd om bezwaar te maken als je daartoe grond ziet.

Vraag de debriefing altijd aan in deze periode — ook als je geen bezwaar overweegt. Zo heb je de toelichting nog vers terwijl de inschrijving nog in het geheugen zit van zowel jouzelf als de opdrachtgever.

Stuur een korte mail. Geen lange brief. Gewoon: "Naar aanleiding van uw gunningsbeslissing verzoeken wij u vriendelijk om een debriefing over onze inschrijving. Wij zijn beschikbaar voor een telefonisch gesprek van circa 30 minuten op een moment dat u schikt."

Bereid je voor met de juiste vragen

Een debriefing zonder voorbereiding is een gemiste kans. Je hebt maar 30 minuten. Gebruik ze gericht.

Neem vooraf de beoordelingsmatrix erbij. Per criterium waar je dacht sterk te zijn maar laag scoorde: bereid een gerichte vraag voor. Niet "waarom hebben we verloren?" maar "bij criterium X (projectaanpak) verwachtten we een hoge score op basis van onze methodiek. Kunt u toelichten welke elementen daarin onvoldoende terugkwamen?"

Concrete vragen leveren concrete antwoorden op. Vage vragen leveren vage antwoorden.

Vragen die altijd werken

• "Op welk criterium zat het grootste verschil met de winnende inschrijving?"
• "Wat miste de beoordelingscommissie in ons plan van aanpak dat zij bij anderen wel zag?"
• "Waren onze referenties voldoende aansluitend bij de opdracht, of lag het verschil in de kwaliteitscriteria?"
• "Als u één ding zou noemen dat wij anders hadden moeten aanpakken — wat is dat?"

Wat je doet met de uitkomst

Een debriefing heeft geen waarde als je er niets mee doet. Dat klinkt logisch. Toch vervalt het in de praktijk regelmatig tot een gesprek dat je afstreept zonder concrete actie.

Maak het eenvoudig voor jezelf. Na elke debriefing: schrijf één zin op. Één concrete verbetering die je doorvoert in de volgende inschrijving op een vergelijkbare opdracht. Niet vijf. Niet een lijst. Één.

Meerdere verbeteringen tegelijk is onbeheersbaar. Één verbetering per cyclus is aantoonbaar. En als je hem doorvoert en de volgende keer beter scoort op dat criterium, weet je dat het werkt.

Het verschil tussen een debriefing en bezwaar

Een debriefing is geen bezwaar. Het is informatie ophalen. Bezwaar maak je als je grond ziet voor een klacht bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding eist.

De meeste debriefings leiden niet tot bezwaar. Dat hoeft ook niet. De waarde zit in de leerervaring, niet in de strijd.

Maar als je in de debriefing informatie ontvangt die suggereert dat de procedure niet correct is verlopen, de beoordeling inconsistent was, of de winnaar niet voldoet aan de gestelde eisen — dan is het goed dat je dat weet. Dan heb je een beslissing te maken.

Verlies als grondstof

De beste tender-inschrijvers zijn niet de bedrijven die nooit verliezen. Ze zijn de bedrijven die het meest systematisch leren van hun verlies. Ze vragen altijd een debriefing. Ze documenteren wat er misging. Ze voeren één verbetering door. En dan beginnen ze opnieuw.

Over tijd accumuleert dat. Elk verlies wordt iets minder verlies. Elk gewonnen tender staat op de schouders van alle debriefiingen die eraan vooraf gingen.

Er is geen shortcut. Maar er is wel een systeem. En het begint met die ene mail die de meeste bedrijven nooit sturen.