EMVI-score verhogen: 8 bewezen strategieën

De meeste inschrijvers focussen op wat ze schrijven. Begrijpelijk. Maar de winst zit ergens anders.

Je EMVI-score wordt niet bepaald door hoe goed jouw oplossing is. Die wordt bepaald door hoe goed een beoordelingscommissie jouw oplossing kan scoren. Dat klinkt als hetzelfde. Het is het niet.

In meer dan 230 miljoen euro aan contractwaarde hebben we een patroon keer op keer terugzien: de partij met de beste oplossing wint niet altijd. De partij die het beoordelaars het makkelijkst maakt om hoge scores te onderbouwen wint wel. En het frustrerende is dat het verschil vaak niet in de oplossing zit maar in de presentatie ervan.

Hier zijn acht tactieken die dat verschil maken.

1. Begin bij het scoringsmodel, niet bij de oplossing

Voordat je ook maar een woord EMVI-tekst schrijft: snap het rekenmodel.

Er zijn grofweg vier scoringsmodellen in Nederland. Lineair, relatief, fictieve korting en gunnen op waarde. Ze lijken op elkaar maar ze vragen fundamenteel andere strategieen. Bij relatieve scoring moet je zo ver mogelijk van de rest af zitten. Agressief differentieren loont. Bij gunnen op waarde draait het om de verhouding kwaliteitspunten per euro. Dan kan het slim zijn om iets duurder in te schrijven als je daardoor meer punten pakt.

Toch mist meer dan de helft van de inschrijvers die we spreken deze stap. Ze duiken meteen in het schrijven zonder het scoringsmodel door te rekenen. Dat is alsof je een wedstrijd speelt zonder de spelregels te kennen.

De Nota van Inlichtingen is hier je beste vriend. Daar staat bijna altijd welk model de opdrachtgever gebruikt. En als het er niet staat? Vraag het op.

Wij rekenen voor elke tender drie scenarios door. Hoeveel punten moeten we op kwaliteit halen om bij een bepaalde prijs te winnen? Wat als de concurrent 5% goedkoper is? Waar zit het kantelpunt? Die berekening kost je een half uur en bepaalt je hele tactiek.

Bij een onderhoudsaanbesteding op gunnen op waarde rekenden we door dat 2% hoger inschrijven ons drie extra kwaliteitspunten opleverde. Die punten wogen zwaarder dan de meerprijs. Resultaat: gunning. De goedkoopste concurrent verloor omdat hij zijn meerwaarde niet in punten wist om te zetten.

2. Schrijf op beoordelingscriteria, niet op je eigen verhaal

Hier zit het verschil tussen een 6 en een 8.

De meeste inschrijvers schrijven hun EMVI-plan als een verhaal over hun eigen organisatie. Wat ze allemaal kunnen en doen. Maar de beoordelaar leest niet je hele verhaal. Die zoekt antwoord op specifieke vragen die vastliggen in de gunningscriteria.

Ontleed elk criterium in subclaims. Wat moet je minimaal aantonen om op een 8 te komen? Welke woorden gebruikt de aanbesteder? Spiegel die taal terug. Niet kopieren, wel herkenbaar maken.

Wij gebruiken een score-matrix: per criterium koppelen we bewijs, concrete acties en meetbare resultaten. Niet omdat het leuk klinkt maar omdat het dwingt tot scherpte. Zonder die matrix schrijf je op gevoel. Met die matrix schrijf je op punten.

Bij een EMVI-criterium risicobeheersing vertaalden we de beoordelingstekst naar vier subvragen: signaleren, analyseren, beheersen en rapporteren. Elke paragraaf beantwoordde een subvraag met een kop als Zo signaleren we afwijkingen binnen 24 uur. De commissie gaf letterlijk terug dat die structuur hen hielp hogere scores te onderbouwen.

3. Maak je onderscheidend vermogen expliciet

We doen dit al jaren. We hebben ruime ervaring. Ons team is deskundig.

Stop. Dit zegt niks.

Onderscheidend vermogen is pas onderscheidend als je het kunt aantonen. Niet met woorden maar met data. Vertaal je sterke punten naar voordelen voor de opdrachtgever in tijd, geld, kwaliteit of risicoverlaging. Gebruik daarbij de voor/na-techniek: hoe ziet de situatie eruit zonder jou en hoe met jou? Dat maakt het verschil tastbaar.

Een schoonmaakbedrijf claimde lagere verzuimcijfers. Prima claim. Maar pas toen we er data aan hingen werd het een scoremachine: Gemiddeld verzuim in de branche: 6,1%. Ons 3-jaarsgemiddelde: 3,8%. Voor jou betekent dat 220 minder verzuimdagen per jaar op deze locatie. Dit werd letterlijk aangehaald in het gunningsverslag als reden voor een 9 op kwaliteit.

Labelen helpt ook. Schrijf er expliciet bij: Dit is ons onderscheidend voordeel voor deze opdracht. Subtiliteit is mooi in de literatuur maar beoordelaars hebben er geen boodschap aan. Ze lezen onder tijdsdruk en willen weten waar het verschil zit. Geen verstoppertje spelen met je USPs.

4. Zet bewijsvoering structureel in

Elke claim zonder bewijs is een mening. En meningen scoren niet.

Er zijn vier typen bewijs die beoordelaars vertrouwen: cijfers, referenties, cases en beschreven systemen. Gebruik er per belangrijke claim minimaal een. Bij je drie belangrijkste claims gebruik je er twee.

De schrijftechniek is simpel. Eerst je claim. Dan het bewijs. Dan de vertaling naar het voordeel voor de opdrachtgever. Claim, bewijs, voordeel. Dat is het patroon.

Wij werken met compacte caseblokken van vijf regels: context, aanpak, resultaat en relevantie voor de huidige tender. Niet langer. Een beoordelaar heeft geen zin in een heel A4 over je referentieproject. Die wil drie zinnen: wat was het probleem, wat deed je en wat leverde het op.

Bij een ICT-beheer aanbesteding claimden we 30% minder incidenten in jaar twee. Klinkt als een loze belofte. Tot we er een klantcase bij plaatsten: Start: 420 incidenten per maand. Na twaalf maanden: 285 incidenten per maand, een daling van 32%. De opdrachtgever gaf de maximale score op continu verbeteren.

5. Scoor met KPIs, niet met bijvoeglijk naamwoorden

Hoog. Snel. Goed. Uitstekend.

Weet je wat die woorden opleveren in een EMVI-beoordeling? Niks.

Vervang ze door getallen. 95% van de meldingen binnen 4 uur afgehandeld, 100% binnen 24 uur. Dat is een KPI. Dat kan een beoordelaar wegen. Snelle afhandeling kan dat niet.

Koppel je KPIs aan de SLAs die al in de aanbestedingsstukken staan. Ga daar net iets scherper op zitten. Niet onhaalbaar scherp, want beloftes die je niet kunt waarmaken kosten je de volgende keer je referentie. Gebruik bandbreedtes: een harde garantie, een streefwaarde en een minimum.

En beschrijf hoe je meet en rapporteert. Een beoordelaar die ziet dat je KPIs niet alleen op papier bestaan maar in een werkend dashboard, scoort hoger.

In een afvalinzamelingstender vervingen we snelle afhandeling van klachten door 95% binnen 4 uur, 100% binnen 24 uur, maandelijks gerapporteerd in een live dashboard. De score op klantgerichtheid ging van 7,2 in de vorige tender naar 8,6. Zelfde organisatie, zelfde dienstverlening. Betere formulering.

6. Structureer voor de beoordelaar, niet voor jezelf

Beoordelaars lezen onder tijdsdruk. Soms liggen er vijf inschrijvingen op het bureau. Ze lezen de jouwe niet voor de lol.

Maak het ze makkelijk.

Spiegel je nummering aan de vraagnummers van het beoordelingsformulier. Gebruik mini-inhoudsopgaven per onderdeel. Zet signaalzinnen neer: Hiermee voldoen we aan eis 4.2.1. Saai? Misschien. Maar effectief. Een beoordelaar die drie uur bezig is wil niet hoeven zoeken naar het antwoord op vraag 3b.

Tabellen, bullets en samenvattende kaders helpen. Maar let op: check de vormeisen. Sommige aanbestedingen verbieden visuele elementen of stellen paginalimits. Een mooie tabel die over de paginalimiet heen gaat kost je punten in plaats van dat het ze oplevert.

Bij een DBFM-tender maakten we per gunningscriterium een samenvattend blok met drie bullets: Wat we doen, Hoe we dat aantonen en Welk resultaat jij krijgt. We zagen die bullets vrijwel letterlijk terug in het gunningsverslag. Score: 9,1 op kwaliteit. De vorige ronde met een vergelijkbare oplossing maar losser gestructureerd? 7,8.

Dat verschil van 1,3 punten is puur structuur. Niet inhoud. Dezelfde kennis, anders verpakt.

7. Voer een strak Go/No-Go-ritueel in

Je EMVI-score verhogen is geen schrijfoefening. Het is een teamritueel.

De meeste inschrijvers schrijven tot de deadline en reviewen als er nog tijd is. Go/No-Go? Doen we niet meer, te veel gedoe. Dat is met twee maten meten. Twee uur investeren in een Go/No-Go is niks vergeleken met honderd uur aan een tender die je eigenlijk niet kunt winnen.

Wij hanteren drie vragen bij elke Go/No-Go: Kunnen we winnen? Willen we winnen? Zijn we aantoonbaar beter dan de rest? Drie keer ja? Inschrijven. Anders niet.

Klinkt rigide? Een bouworganisatie voerde precies dit in. Van 18 naar 11 inschrijvingen per jaar. Minder werk, maar de winrate steeg van 22% naar 41%. Het verschil: ze schreven alleen nog in waar ze minimaal drie harde onderscheidende punten met bewijs konden formuleren.

Minder schrijven, vaker winnen. Dat is geen paradox. Dat is focus.

8. Vertaal dit naar je volgende tender

Hier komt alles samen.

Stap een: analyseer het scoringsmodel voordat je begint met schrijven. Stap twee: maak een score-matrix per criterium. Stap drie: kies maximaal drie speerpunten die overal in je EMVI-tekst terugkomen. Niet vijf. Niet zeven. Drie. Meer onthouden je beoordelaars niet.

Bouw een vast EMVI-sjabloon met plekken voor claims, bewijs, KPIs en cases. Je hoeft niet elke tender opnieuw het wiel uit te vinden.

En meet je scores. Na elke gunning of afwijzing vraag je het beoordelingsverslag op. Wat scoorde je per criterium? Waar zat de concurrent beter? Over tien tenders heb je een dataset die je vertelt waar je systematisch punten laat liggen. De meeste bedrijven doen dit niet; ze archiveren de afwijzing en gaan door naar de volgende.

Een installatiebedrijf bouwde zo een systeem op. Binnen een jaar steeg hun gemiddelde kwaliteitsscore van 6,9 naar 8,0 over negen aanbestedingen. Niet door meer te schrijven. Door elke tender door dezelfde tactische bril te bekijken.

Wil je je EMVI-score aantoonbaar verhogen? Plan een kort consult. We lopen samen een recente aanbesteding door en vertalen dat naar concrete scoringskansen voor jouw volgende tender.