Als je het niet eens bent met de uitkomst van een aanbesteding, kun je de beslissing aanvechten. Dat heet in de praktijk "bezwaar maken", maar formeel gaat het om een civielrechtelijke procedure: een kort geding bij de rechtbank. Aanbestedingen vallen namelijk onder het civiele recht, niet onder het bestuursrecht. Er is geen bezwaarprocedure in de bestuurlijke zin van het woord. Je gaat naar de rechter, of je dient een klacht in bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.
De gunningsbeslissing markeert het moment waarop de aanbesteder aangeeft welke partij de opdracht gaat krijgen. Dat is niet hetzelfde als de contractsluiting. Tussen de gunningsbeslissing en de feitelijke overeenkomst zit de standstill-termijn: twintig kalenderdagen bij Europese aanbestedingen, vijftien dagen bij nationaal aanbestede opdrachten. Die termijn bestaat precies om verliezende inschrijvers de kans te geven actie te ondernemen.
Als je niets doet, loopt de termijn af en sluit de aanbesteder het contract. Daarna is het aanzienlijk moeilijker om nog iets te bereiken. De rechter zal een gesloten overeenkomst niet zomaar vernietigen vanwege de schade die dat veroorzaakt voor alle partijen.
Je ontvangt de gunningsbeslissing, met daarin de motivering waarom jij niet gewonnen hebt en de winnaar wel. Die motivering is je startpunt. Lees goed: heeft de aanbesteder de gunningscriteria toegepast zoals ze in de leidraad stonden? Zijn de scores logisch en consistent? Is er informatie gebruikt in de beoordeling die niet eerder beschikbaar was voor alle inschrijvers?
Als je een gegronde reden ziet om de beslissing aan te vechten, zijn er twee routes. De eerste is een CvAE-klacht: laagdrempelig, gratis, maar niet bindend en te traag voor acute situaties. De tweede is een kort geding bij de rechtbank: bindend, snel (uitspraak doorgaans binnen twee weken), maar duur en onzeker.
Een praktijkvoorbeeld: een schoonmaakbedrijf schrijft in op een opdracht van een ziekenhuis. Het verliest van een concurrent. Uit de gunningsbeslissing blijkt dat de concurrent op het criterium "plan van aanpak" een significant hogere score heeft gekregen, terwijl het eigen plan van aanpak aanzienlijk meer detail bevatte. Het bedrijf vraagt een debriefing aan, krijgt te horen dat de beoordeling "subjectief" was maar conform de leidraad, en start een kort geding. De rechter oordeelt dat de beoordeling inderdaad niet transparant was en gebiedt de aanbesteder om de beoordeling te herzien of de procedure opnieuw te starten.
Dat is de beste uitkomst die je in een kort geding kunt bereiken: heroverweging of een nieuwe procedure. De rechter kan niet zeggen dat jij de winnaar bent. Dat is een veelgemaakte misvatting.
Het is ook goed om te weten dat niet elk inhoudelijk verschil een rechtszaak waard is. Rechters toetsen de beoordeling marginaal: ze kijken of de aanbesteder in redelijkheid tot zijn beslissing kon komen, niet of zij zelf anders zouden hebben beoordeeld. Een subjectieve beoordeling die wel consistent en transparant is, overleeft een kort geding doorgaans.
Vraag altijd een debriefing aan. Je hebt daar recht op, en de informatie die je krijgt bepaalt of een kort geding zinvol is. Noteer precies wat gezegd wordt, want in een later geding is dat bewijsmateriaal.
Schakel snel een specialist in. De standstill-termijn van twintig dagen loopt snel. Een aanbestedingsjurist heeft tijd nodig om de stukken door te nemen, de gronden te formuleren en de dagvaarding voor te bereiden. Begin de dag na ontvangst van de gunningsbeslissing, niet pas in week drie.
Weeg de kosten af. Een kort geding in aanbestedingszaken kost al snel 5.000 tot 15.000 euro aan advocaatkosten, afhankelijk van de complexiteit. Als de opdracht een waarde heeft van 50.000 euro en je kans op succes is 30 procent, is de rekensom snel gemaakt. Soms is een goed gedocumenteerde debriefing en een geleerd lesje voor de volgende inschrijving de betere keuze.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012