Een borgsom is een bedrag dat een inschrijver of opdrachtnemer bij een aanbesteding moet storten of via een bankgarantie moet aantonen, als financiele zekerheid voor de aanbestedende dienst. De aanbesteder kan de borgsom inroepen als de opdrachtnemer zijn verplichtingen niet nakomt. Het gaat dus om zekerhedenstelling: de opdrachtgever wil niet met lege handen staan als het mis gaat. In de bouw en infrawereld komt de borgsom vaker voor dan in dienstverlening, maar ook bij complexe IT-opdrachten en facilitaire contracten zie je het instrument opduiken.
Een borgsom is een drempel. Letterlijk. Als je niet kunt aantonen dat je de gevraagde zekerheid kunt stellen, doe je niet mee. Dat is de werkelijkheid voor MKB-bedrijven die tegen een borgsom oplopen in een aanbesteding waar ze verder uitstekend voor gekwalificeerd zijn.
De borgsom beschermt de aanbesteder tegen twee risico's: faillissement van de opdrachtnemer tijdens de uitvoering en een situatie waarin de opdrachtnemer zijn verplichtingen weigert na te komen. In beide gevallen heeft de aanbesteder een instrument om schade te verhalen zonder langdurige rechtszaken te hoeven starten. Dat is ook het punt waarop de borgsom voor inschrijvers lastig wordt: het stellen van zekerheid kost geld of raakt je kredietruimte.
Er is een verschil tussen een inschrijfzekerheid en een uitvoeringszekerheid. De inschrijfzekerheid geldt tijdens de aanbestedingsprocedure en vervalt als het contract getekend is. De uitvoeringszekerheid loopt tijdens de opdracht zelf. Sommige aanbesteders vragen beide, anderen alleen de uitvoeringszekerheid.
Een provincie schrijft een aanbesteding uit voor groot onderhoud aan een viaduct. De opdracht heeft een waarde van 4 miljoen euro. De aanbestedingsstukken bepalen dat de opdrachtnemer bij contractondertekening een uitvoeringszekerheid moet stellen ter hoogte van 10% van de aanneemsom, in de vorm van een bankgarantie. De winnende inschrijver gaat naar zijn bank, vraagt een bankgarantie aan van 400.000 euro en legt die voor aan de provincie. Zolang het contract loopt, staat de bank borg. Na oplevering en goedkeuring door de provincie vervalt de bankgarantie.
De hoogte van de borgsom wordt door de aanbesteder vastgesteld en varieert per opdracht. Gangbare percentages liggen tussen 5% en 10% van de contractwaarde. Bij hele grote opdrachten zie je soms lagere percentages of een absoluut maximumbedrag. De aanbesteder mag in principe vrij bepalen hoe hoog de borgsom is, maar als de eis buiten elke proportie staat, kun je dit aanvechten via de vragenronde of een kort geding.
Wat veel inschrijvers niet weten: een borgsom hoeft niet altijd in contanten of via een bankgarantie gesteld te worden. Sommige aanbesteders accepteren ook een concerngarantie of een vergelijkbare vorm van zekerheid. Lees de aanbestedingsstukken op dit punt nauwkeurig, want de acceptabele vormen van zekerheidsstelling staan er altijd in vermeld.
Check vroeg in het inschrijfproces of de aanbesteder een borgsom eist en zo ja, hoe hoog die is. Een borgsom van 10% op een contract van 2 miljoen betekent dat je 200.000 euro aan bankgarantieruimte nodig hebt. Als je die ruimte niet hebt bij je huisbank, moet je dat tijdig oplossen. Aanvragen voor bankgaranties duren soms weken.
Onderhandel met je bank over de kosten van een bankgarantie. De provisie die banken vragen varieert, en niet alle MKB-bedrijven weten dat dit bespreekbaar is. Zeker bij grotere opdrachten of langlopende garanties loopt de provisie op. Een goede relatie met je financierder betaalt zich hier terug.
Als de borgsom een belemmering vormt en je een combinatie-inschrijving overweegt, verdeel dan ook de zekerheidsplicht naar rato over de combinanten. Dat kan de drempel voor elk individu verlagen. Leg dit vast in de samenwerkingsovereenkomst van de combinatie, zodat er geen onduidelijkheid is over wie wat stelt als het moment van contractondertekening aanbreekt.
Vergeet de terugvraag niet. Na succesvolle afronding van de opdracht vervalt de borgsom, maar de bank of de aanbesteder geeft die niet altijd automatisch vrij. Zet een reminder in je agenda voor het moment van oplevering en vraag actief om vrijgave. Borgsom-geld dat stil staat kost je rente of kapiteert je bankruimte onnodig lang.
Wees ook alert op gedeeltelijke vrijgave. Bij sommige opdrachten, met name in de bouw, wordt de borgsom in fases vrijgegeven: een deel na oplevering, een deel na afloop van de onderhoudsperiode. Als je aanneemt dat de hele borgsom direct na oplevering vrijkomt maar de aanbestedingsstukken bepalen anders, kun je een liquiditeitsprobleem krijgen op het moment dat je dat het minst verwacht. Lees de garantiebepalingen in het contract voor ondertekening nauwkeurig door.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012