Category management is een manier van inkopen waarbij een organisatie haar totale inkoopvolume indeelt in logische categorieen en per categorie een strategie bepaalt. In plaats van elke opdracht los te behandelen, kijkt de inkooporganisatie naar het geheel: wat kopen we in deze categorie, bij hoeveel leveranciers, tegen welke voorwaarden en hoe past dat in onze bredere organisatiedoelen?
Een categorie is een groep van producten of diensten die qua markt, technologie of toepassing bij elkaar horen. Veelgebruikte categorieen bij overheden zijn: ICT, facilitaire dienstverlening, inhuurkrachten, bouw en onderhoud, en professionele dienstverlening.
De term komt uit de private sector, waar retailketens als eerste systematisch categorieen managen. In de publieke sector is category management de afgelopen tien jaar sterk opgekomen.
Category management is relevant voor leveranciers omdat het direct beinvloedt hoe een aanbestedende dienst de markt benadert. De categoriestrategie bepaalt of er een raamovereenkomst komt of losse opdrachten, of er gebundeld of gesplitst wordt aanbesteed.
Als leverancier wil je weten in welke categorie jij valt bij je belangrijkste klanten. Dat bepaalt wie jouw gesprekspartner is en hoe jij wordt beoordeeld.
Bij een groot ziekenhuis besloot de categoriemanager voor medisch verbruiksmateriaal om over te stappen van twintig kleine leveranciers naar drie preferred suppliers. Kleine leveranciers die dit niet zagen aankomen, verloren plotseling al hun omzet.
Category management begint met een categorieanalyse. De inkooporganisatie brengt in kaart hoeveel geld er in de categorie omgaat, bij hoeveel leveranciers, met welke risicos en met welke kwaliteitsresultaten.
Categoriemanagers bij grotere overheden hebben periodiek overleg met hun leveranciersmarkt via marktconsultaties, informatiedagen of bilaterale gesprekken.
Category management gaat ook over leveranciersmanagement. Preferred suppliers worden actief betrokken bij innovatie en krijgen ruimte om verbeteringsvoorstellen te doen.
Doe actief mee aan marktconsultaties. Categoriemanagers gebruiken die input om hun strategie te scherpen. Jij hebt een directe kans om de aanbestedingsopzet te beinvloeden.
Positioneer jezelf als categoriekenner. Een leverancier die zijn eigen markt goed begrijpt en proactief inzichten deelt, is aantrekkelijker voor een categoriemanager.
Begrijp de categoriestrategie voordat je inschrijft. Als de aanbestedende dienst inzet op consolidatie, is een brede propositie sterker dan een specialistische niche.
Bouw aan een meerjarige relatie. Category management denkt in cycli van meerdere jaren. Een goede prestatie tijdens een lopend contract is de beste voorbereiding op de volgende uitvraag.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012