Deelnemingsverzoek

Wat is een deelnemingsverzoek?

Een deelnemingsverzoek is een formeel document dat een gegadigde indient om te mogen deelnemen aan een niet-openbare aanbestedingsprocedure. Het is de eerste stap in procedures waarbij de opdrachtgever eerst een selectie maakt voordat hij inschrijvingen uitnodigt.

Je dient een deelnemingsverzoek in bij procedures zoals de niet-openbare procedure, de concurrentiegerichte dialoog, het innovatiepartnerschap en de onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging.

Wat zit er in een deelnemingsverzoek?

In een deelnemingsverzoek toon je aan dat je voldoet aan de geschiktheidseisen die de opdrachtgever heeft gesteld. Die eisen gaan over:

• Uitsluitingsgronden: Je bent niet failliet, niet veroordeeld voor fraude, etc. (Uniform Europees Aanbestedingsdocument, UEA)
• Economische draagkracht: Omzeteis, jaarrekening, verzekeringen
• Technische bekwaamheid: Referenties, certificaten, kerncompetenties

Naast de geschiktheidseisen bevat het deelnemingsverzoek soms ook selectiecriteria: criteria die bepalen wie er bij een overschot aan geschikte kandidaten uiteindelijk wordt uitgenodigd.

Selectiecriteria: hoe bepaalt de opdrachtgever wie uitgenodigd wordt?

Als meer kandidaten voldoen aan de geschiktheidseisen dan het maximale aantal te selecteren partijen, hanteert de opdrachtgever selectiecriteria om te kiezen wie een uitnodiging tot inschrijving ontvangt.

Typische selectiecriteria zijn:

• Meest relevante referenties (zwaarste weging)
• Specifieke sectorervaring
• Technische specialisatie
• Geografische spreiding (soms bij raamovereenkomsten)

De selectiecriteria worden vooraf gepubliceerd in de aankondiging of de selectieleidraad. Als inschrijver is het dus essentieel om niet alleen aan de eisen te voldoen, maar ook beter te scoren dan concurrenten op de selectiecriteria.

Hoe onderscheid je je in de selectiefase?

De kwaliteit van referenties is doorgaans het belangrijkste onderscheidende element. Kies niet je meest recente opdrachten, maar je meest vergelijkbare. Let op:

• Opdrachtwaarde (past die binnen de gevraagde bandbreedte?)
• Rol (was jij hoofdopdrachtnemer of onderaannemer?)
• Aard van de werkzaamheden (matchen die met de gevraagde kerncompetentie?)
• Tijdigheid (zijn de referenties niet ouder dan de gestelde termijn?)

Veelgemaakte fouten

Het deelnemingsverzoek is geen inschrijving — maar het beslist wel wie er mag inschrijven. Fouten die inschrijvers uitsluiten:

• UEA niet ingevuld of niet ondertekend
• Referenties die niet voldoen aan de gevraagde omvang of periode
• Ontbrekende documenten die als verplicht zijn aangeduid
• Deelnemingsverzoek te laat ingediend

Praktisch advies

Behandel het deelnemingsverzoek net zo serieus als een inschrijving. Controleer alle eisen in de leidraad en vink die punt voor punt af voor je het indient.