Een deelnemingsverzoek is een formeel verzoek dat jij als gegadigde indient om deel te mogen nemen aan een aanbestedingsprocedure. Je dient het in tijdens de selectiefase, die plaatsvindt voordat de eigenlijke inschrijving begint. Dit speelt bij niet-openbare procedures en mededingingsprocedures met onderhandeling. Bij een gewone openbare procedure is er geen selectiefase en heb je geen deelnemingsverzoek nodig.
Het deelnemingsverzoek is dus niet hetzelfde als een inschrijving. Een inschrijving doe je in de gunningsfase, nadat je door de selectie bent gekomen. Een deelnemingsverzoek is de poort naar die inschrijving.
Bij een niet-openbare procedure selecteert de opdrachtgever eerst een beperkt aantal partijen. Alleen die geselecteerde partijen mogen vervolgens een inschrijving indienen. Hoeveel partijen er worden geselecteerd staat in de aanbestedingsleidraad: doorgaans drie tot vijf. Als jij niet door de selectie komt, mag je niet inschrijven.
Dat maakt het deelnemingsverzoek strategisch belangrijk. Het is jouw eerste kans om een goede indruk te maken. Wie het niet serieus neemt, valt al in de eerste ronde af. En dan heeft het geen zin om een uitstekend plan van aanpak te schrijven, want je krijgt de kans niet.
De beoordeling in de selectiefase draait om geschiktheidseisen. De opdrachtgever kijkt of jij als bedrijf in staat bent de opdracht uit te voeren. Denk aan financiele draagkracht, relevante ervaring, technische capaciteit en kwaliteitscertificaten.
Een deelnemingsverzoek bestaat doorgaans uit een aantal vaste onderdelen. Ten eerste het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), ook wel eigen verklaring genoemd. Daarin bevestig jij dat jouw bedrijf niet in aanmerking komt voor uitsluitingsgronden en dat je voldoet aan de selectiecriteria. Ten tweede onderbouwende documenten zoals referenties, jaarrekeningen of certificaten.
Concreet voorbeeld: een provincie schrijft een meerjaarlijk adviescontract aan via een niet-openbare procedure. Ze selecteren vier partijen. In de selectiefase beoordelen ze of inschrijvers minimaal drie referentieprojecten kunnen tonen met vergelijkbare scope, een jaaromzet boven een bepaald drempelbedrag en een ISO-certificering. Jij dient je deelnemingsverzoek in met je UEA, drie referentiebeschrijvingen en je meest recente jaarrekening.
Let op: referenties in een deelnemingsverzoek worden soms ook beoordeeld op kwaliteit, niet alleen op aanwezigheid. Soms zijn ze een drempeleis, maar soms scoren ze ook mee in de selectiebeoordeling. Check dit goed in de documenten.
Behandel het deelnemingsverzoek als een inschrijving. Het is een korter document, maar de inzet is hoog. Als je hier niet doorkomt, speelt de rest van de aanbesteding zich zonder jou af.
Schrijf referenties specifiek. Beschrijf wat jij concreet hebt gedaan, wat de schaal van het project was, wie de opdrachtgever was en wat het resultaat was. Vage omschrijvingen overtuigen niet.
Controleer of je alle verplichte bijlagen hebt. Een deelnemingsverzoek zonder een gevraagd document kan als ongeldig worden beoordeeld. Maak een checklist van alle eisen in de leidraad en vink die punt voor punt af voor je het indient.
Gerelateerde begrippen: geschiktheidseisen, UEA, niet-openbare procedure.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012