eHerkenning is het digitale inlogmiddel waarmee bedrijven zich identificeren bij overheidsinstanties en aanbestedingsplatforms zoals TenderNed. Het werkt als een soort digitaal paspoort voor organisaties. Waar particulieren DigiD gebruiken, gebruiken bedrijven eHerkenning. Zonder geldig eHerkenningsmiddel kom je simpelweg niet verder bij het aanmelden op TenderNed en dus ook niet bij het indienen van een inschrijving.
eHerkenning kent vier betrouwbaarheidsniveaus: 1, 2, 2+, 3 en 4. Voor TenderNed is minimaal niveau 3 vereist. Dit niveau betekent dat je identiteit met twee factoren wordt geverifieerd, vergelijkbaar met tweestapsverificatie bij een bank. Niveau 2+ is niet voldoende. Niveau 4 werkt ook, maar is duurder en voor de meeste aanbestedingen niet noodzakelijk. Controleer altijd de specifieke eisen in het aanbestedingsdocument: sommige opdrachten stellen aanvullende eisen aan het niveau of de machtiging.
Je vraagt eHerkenning aan bij een erkende leverancier. De overheid heeft een lijst van erkende leveranciers gepubliceerd op eherkenning.nl. Bekende namen zijn DigiCertify, Connectis, KPN, Signicat en QuoVadis. Het proces verloopt in een paar stappen.
Eerst kies je een leverancier en een abonnementsvorm. Daarna vul je het aanvraagformulier in met je KvK-nummer en bedrijfsgegevens. De leverancier verifieert jouw identiteit en die van de bevoegde persoon binnen het bedrijf. Dit kan via een videocheck of een fysieke controle. Na goedkeuring ontvang je je inlogmiddel, meestal een app of een hardware token. Het hele proces duurt gemiddeld vijf tot tien werkdagen. Reken daar rekening mee als je een deadline hebt voor een inschrijving.
De kosten variëren per leverancier en per contractduur. Een jaarabonnement voor niveau 3 ligt doorgaans tussen de 45 en 90 euro per jaar per gebruiker. Sommige leveranciers rekenen een eenmalige activeringskosten van 10 tot 25 euro. Vergelijk leveranciers goed, want de prijs verschilt soms aanzienlijk terwijl de functionaliteit identiek is. Voor kleine bedrijven die slechts een paar keer per jaar inschrijven, zijn er ook losse aankoopmogelijkheden bij bepaalde leveranciers.
In grotere organisaties schrijft niet altijd de directeur persoonlijk in. Dan is een machtiging nodig. De bevoegde bestuurder (de persoon die in het KvK-register staat als tekenbevoegd) geeft een medewerker toestemming om namens de organisatie in te loggen en in te schrijven. Dit heet een eHerkenningsmachtiging. Die stel je in via de beheertool van je leverancier. Let op: de machtiging moet correct zijn ingesteld voordat je inlogt op TenderNed. Een veelgemaakte fout is dat iemand al heeft ingelogd op TenderNed zonder dat de machtiging volledig actief was, waardoor het account aan de verkeerde persoon gekoppeld wordt.
Stel: je bent eigenaar van een schoonmaakbedrijf met vijftien medewerkers. Je wilt inschrijven op een aanbesteding van een gemeente voor kantoorschoonmaak. De aanbestedende dienst heeft TenderNed als platform aangewezen. Je gaat naar TenderNed.nl, klikt op inloggen en wordt doorgestuurd naar de eHerkenning-omgeving. Je logt in met je app van, zeg, KPN, bevestigt met een pincode en je bent ingelogd. Vervolgens koppel je je bedrijf aan het platform en kun je de aanbestedingsstukken downloaden en je inschrijving indienen.
Als jij als directeur zelf niet de inschrijving invult maar een medewerker dat doet, zorg dan dat die medewerker een actieve machtiging op niveau 3 heeft voor TenderNed specifiek. Zonder die machtiging kan de medewerker niet inloggen namens jouw bedrijf.
De meest voorkomende fout is simpelweg te laat beginnen. Het aanvraagproces duurt een week of langer en bij onduidelijkheden in de identiteitsverificatie kan het nog langer duren. Begin dus minstens drie weken voor de inschrijfdeadline. Een tweede veelgemaakte fout: inloggen met een privepersoon via een particulier eHerkenningsmiddel in plaats van via het zakelijke account. Dat werkt niet. TenderNed accepteert alleen zakelijke eHerkenning.
Een derde valkuil is het niveau. Sommige bedrijven kopen per abuis niveau 2+ omdat dat goedkoper is. Dat niveau wordt door TenderNed geweigerd. Controleer altijd of je bestelbevestiging expliciet niveau 3 of hoger vermeldt.
Test je eHerkenning ruim van tevoren door eenmalig in te loggen op TenderNed zonder dat er een deadline aankomt. Zo weet je zeker dat alles werkt. Sla je inloggegevens op een veilige plek op en zorg dat je weet hoe je je apparaat opnieuw kunt activeren als je je telefoon kwijtraakt. Vraag ook aan je leverancier hoe lang de looptijd van je middel is: sommige middelen verlopen na een jaar en moeten worden verlengd. Een verlopen middel op de dag van inschrijven is een situatie die je wil voorkomen.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012