Een gunningsadvies is een intern document bij de opdrachtgever. Daarin legt het inkoopteam of de beoordelingscommissie vast aan welke inschrijver zij aanraden de opdracht te gunnen. Het is geen officieel besluit en het is niet openbaar. De interne opdrachtgever, een directeur of mandaathouder, neemt op basis van dit advies de uiteindelijke gunningsbeslissing.
Het gunningsadvies is daarmee de schakel tussen de beoordeling van inschrijvingen en het officieel mededelen van de uitkomst aan alle inschrijvers. Zonder gunningsadvies komt er geen gunningsbeslissing.
Als inschrijver krijg jij het gunningsadvies normaal gesproken nooit te zien. Toch is het relevant om te begrijpen hoe het werkt. Het gunningsadvies bepaalt namelijk de inhoud van de gunningsbeslissing die jij wel ontvangt. Daarin staat wie gewonnen heeft en hoe de scores zijn uitgevallen. Die informatie is gebaseerd op het advies dat intern is opgesteld.
Bij een standstill-termijn kun je als afgewezen inschrijver bezwaar maken. In een kort geding of bezwaarprocedure kan het gunningsadvies soms relevanter worden. Een rechter kan de opdrachtgever dwingen het te overleggen. Dat document toont dan hoe de beoordeling tot stand is gekomen en of de systematiek correct is toegepast.
Transparantie is een kernprincipe van het aanbestedingsrecht. Als de scores in de gunningsbeslissing niet kloppen met de beoordelingssystematiek uit de leidraad, kan een rechter de gunning terugdraaien. Het gunningsadvies speelt daarin een bewijsrol.
Na de beoordelingsronde stelt de beoordelingscommissie het gunningsadvies op. Daarin staan de scores van alle inschrijvers per criterium, de totaalscores en de rangvolgorde. De commissie motiveert waarom de winnende partij het beste voldoet aan de gestelde gunningscriteria.
Concreet voorbeeld: drie partijen schrijven in op een adviesopdracht. Partij A scoort 87 punten totaal. Partij B scoort 81 punten. Partij C scoort 74 punten. De commissie adviseert te gunnen aan partij A en legt dat vast in het gunningsadvies. De inkoper stuurt vervolgens de gunningsbeslissing naar alle drie de partijen.
Het is ook mogelijk dat het inkoopteam in het gunningsadvies afwijkt van het advies van de commissie. Dat is zeldzaam maar het komt voor. Zo'n afwijking moet goed gemotiveerd zijn, anders is er een risico op een succesvol kort geding.
Lees de gunningsbeslissing die je ontvangt zorgvuldig. Kijk of de scores die erin staan aansluiten bij de beoordelingssystematiek in de leidraad. Als je het gevoel hebt dat de beoordeling niet klopt, vraag dan om een mondelinge toelichting of een debrief. Opdrachtgevers zijn niet altijd verplicht die te geven, maar veel doen het toch.
Overweeg bij ernstige twijfels juridisch advies in te winnen. Een advocaat kan beoordelen of er gronden zijn voor een kort geding. Die procedure moet je starten binnen de standstill-termijn, want na contractondertekening zijn de mogelijkheden beperkt.
Als jij de winnende partij bent, reageer dan niet publiekelijk op de gunning voordat de standstill-termijn is verlopen. Een concurrent kan bezwaar maken en de gunning kan nog worden teruggedraaid. Onderteken het contract pas als de termijn is verstreken.
Gerelateerde begrippen: gunningsbeslissing, beoordelingscommissie, alcatel-termijn.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012