Een inkoopplanning is het overzicht van alle aanbestedingen die een aanbestedende dienst in een bepaalde periode van plan is uit te voeren. Meestal is dat een kalenderjaar, soms twee jaar. Het is in feite de boodschappenlijst van de overheid: wat gaan we kopen, wanneer ongeveer en hoe groot is de opdracht?
Als je pas reageert op een aanbesteding als die wordt gepubliceerd, ben je te laat. Niet formeel, want je kunt gewoon inschrijven. Maar strategisch. De partijen die de aanbesteding zien aankomen, die zich maanden van tevoren voorbereiden: die hebben een voorsprong. De inkoopplanning geeft je die voorsprong.
Veel aanbestedende diensten publiceren hun inkoopplanning op hun website of op TenderNed. Als ze het doen, is het goud waard.
Zonder inkoopplanning ben je reactief. Met inkoopplanning ben je proactief. Dat verschil wint aanbestedingen.
Een inkoopplanning bevat per geplande aanbesteding doorgaans: een omschrijving, de geschatte opdrachtwaarde, de geplande publicatiedatum, het type procedure en soms de naam van de verantwoordelijke inkoper.
Neem een concreet voorbeeld. De gemeente Rotterdam publiceert begin januari haar inkoopplanning. Daarin staat dat in het derde kwartaal een aanbesteding komt voor sportaccommodaties, geschatte waarde 2,5 miljoen euro. Je bent een facilitair bedrijf dat gespecialiseerd is in sportaccommodaties. Je hebt nu zes maanden om je voor te bereiden.
Maar er zit een kanttekening aan. Een inkoopplanning is een planning. Geen belofte. Aanbestedingen worden uitgesteld, samengevoegd of geschrapt.
TenderNed publiceert inkoopplanningen. Veel gemeenten, provincies en waterschappen plaatsen hun planning op hun eigen website. PIANOo houdt een overzicht bij.
De Aanbestedingswet verplicht aanbestedende diensten niet om een inkoopplanning te publiceren. Toch groeit het aantal organisaties dat transparant is.
Je kunt ook proactief zijn. Bel de inkoopafdeling van een gemeente en vraag of ze een inkoopplanning hebben. Dat is niet opdringerig. Het is professioneel.
De echte waarde van inkoopplanningen zit niet in het vinden van een aanbesteding. Die vind je ook via TenderNed. De waarde zit in timing. Als je weet dat er in september een grote aanbesteding komt, plan je je andere projecten zo dat je in augustus capaciteit vrij hebt.
Combineer inkoopplanningen van meerdere opdrachtgevers om je jaarplanning te maken.
Maak een lijst van je tien belangrijkste potentiele opdrachtgevers en check elk kwartaal hun inkoopplanning. Na een paar jaar zie je patronen. Die patronen zijn je strategische kompas.
Gebruik de inkoopplanning om contact te leggen via een marktconsultatie of informatiebijeenkomst.
Plan je inschrijfcapaciteit op basis van de inkoopplanningen van je doelgroep. Beter een sterke inschrijving dan twee matige.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012