Een inkoopvolwassenheidsmodel is een raamwerk waarmee organisaties het ontwikkelingsniveau van hun inkoopfunctie meten. Het bekendste model in Nederland is het MSU+ model, ontwikkeld door Michigan State University en doorontwikkeld door NEVI (de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). Het beschrijft zes niveaus van inkoopvolwassenheid, van chaotisch en reactief tot strategisch en waardegedreven.
Het idee is simpel. Hoe hoger het volwassenheidsniveau, hoe professioneler de inkoop is georganiseerd. Niveau 1 is ad-hoc: inkoop gebeurt zonder beleid, iedereen koopt zelf in. Niveau 6 is strategisch: inkoop is volledig geintegreerd in de bedrijfsstrategie en levert aantoonbaar waarde op.
Klinkt abstract? Dat is het ook. Maar het heeft concrete gevolgen voor jou als inschrijver.
Niveau 1: Transactioneel. Inkoop is een administratieve functie. Bestellen, betalen, klaar. Geen strategie, geen beleid. Dit zie je bij kleine gemeenten die net beginnen met aanbesteden.
Niveau 2: Commercieel. Er wordt bewust op prijs ingekocht. Offertes worden vergeleken, contracten worden vastgelegd. Maar de focus ligt puur op kosten drukken.
Niveau 3: Gecoordineerd. De inkoopfunctie wordt centraal aangestuurd. Er zijn inkoopprocedures, standaard contractvoorwaarden en een categorieindeling. De meeste middelgrote gemeenten en provincies zitten hier.
Niveau 4: Intern geintegreerd. Inkoop werkt samen met andere afdelingen. De inkoopstrategie is afgestemd op de organisatiedoelen. Er wordt gestuurd op total cost of ownership in plaats van alleen aanschafprijs.
Niveau 5: Extern geintegreerd. Leveranciers worden als partners benaderd. Supply chain management speelt een rol. Informatie wordt gedeeld. Dit zie je bij grote uitvoeringsorganisaties als Rijkswaterstaat.
Niveau 6: Waardegedreven. Inkoop is een strategische functie die direct bijdraagt aan de organisatiedoelen. Zeldzaam. Zeker bij overheden.
Als inschrijver heb je te maken met het inkoopniveau van je opdrachtgever. En dat niveau bepaalt hoe de aanbesteding eruitziet. Hoe de beoordeling werkt. Wat de opdrachtgever van je verwacht. En hoe het contract wordt gemanaged na gunning.
Een opdrachtgever op niveau 2 stelt tenders op die draaien om prijs. Laagste prijs wint. Kwaliteitscriteria zijn vaag of afwezig. De beoordelingscommissie heeft weinig ervaring. Vragen via de nota van inlichtingen worden soms verwarrend beantwoord.
Een opdrachtgever op niveau 4 of 5 stelt gedetailleerde tenders op met uitgewerkte EMVI-criteria, heldere beoordelingssystematieken en professioneel contractmanagement. De vragen worden precies beantwoord. De debriefing na gunning is inhoudelijk.
Het verschil is enorm. En het bepaalt hoe je moet inschrijven.
Een voorbeeld. Je schrijft in op twee aanbestedingen voor schoonmaakdiensten. Beide gemeenten, vergelijkbare omvang, vergelijkbaar contract. Maar gemeente A zit op niveau 2. Gemeente B op niveau 4.
Bij gemeente A is het bestek drie pagina's. De gunning gaat op laagste prijs. Er is geen plan van aanpak gevraagd. De nota van inlichtingen bevat twee vragen, beide beantwoord met "zie bestek". Na gunning krijg je een mail van twee regels. Geen debriefing aangeboden.
Bij gemeente B is de aanbestedingsleidraad veertig pagina's. Gunning op EMVI met 60% kwaliteit en 40% prijs. Er worden drie documenten gevraagd: plan van aanpak, implementatieplan en duurzaamheidsvisie. De nota van inlichtingen bevat zeventig vragen, allemaal inhoudelijk beantwoord. Na gunning volgt een debriefing van een uur met de beoordelingscommissie.
Beide aanbestedingen vragen een totaal andere aanpak. Bij gemeente A win je op prijs en efficientiee. Bij gemeente B win je op inhoud en overtuigingskracht. Als je die aanpak verwisselt, verlies je. Gegarandeerd.
Je hoeft niet te vragen naar het inkoopvolwassenheidsniveau van een opdrachtgever. Niemand doet dat. Maar je kunt het afleiden uit signalen. De kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten. De complexiteit van de beoordelingssystematiek. Het al dan niet gebruiken van een inkoopkalender. De aanwezigheid van een inkoopbeleid op de website. Het gebruik van e-procurement systemen.
Sommige opdrachtgevers publiceren hun inkoopbeleid. Daarin staat soms expliciet een ambitieniveau of een verwijzing naar het MSU+ model. Dat is goud waard. Het vertelt je precies wat ze willen en hoe ze denken over leveranciers.
Pas je taalgebruik aan het niveau van de opdrachtgever aan. Een gemeente op niveau 2 wordt niet overtuigd door termen als "category management" en "total cost of ownership". Ze willen weten wat het kost en of je het aankunt. Houd het concreet.
Bij professionele opdrachtgevers op niveau 4 of 5 wordt juist verwacht dat je hun taal spreekt. Hier kun je scoren met een doordachte visie op samenwerking, prestatie-indicatoren en continue verbetering. Niet als loze woorden, maar met concrete voorbeelden uit eerdere contracten.
Investeer meer voorbereidingstijd in tenders van professionele opdrachtgevers. De beoordeling is grondiger, de concurrentie feller en de documenten complexer. Maar de contracten zijn ook beter gemanaged. Minder verrassingen na gunning. Minder discussie over scope. Meer partnerschap.
Gebruik het inkoopvolwassenheidsniveau als input voor je go/no-go beslissing. Een tender van een opdrachtgever op niveau 1 of 2 kan snel winstgevend zijn, maar het contractmanagement is vaak rommelig. Een tender van een opdrachtgever op niveau 5 kost meer voorbereiding, maar levert een stabieler contract op. Ken je eigen voorkeur.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012