Bij een EMVI-aanbesteding beoordelen opdrachtgevers niet alleen op prijs. Ze kijken ook naar kwaliteit. Maar hoe vergelijk je een goed kwaliteitsplan met een lage prijs? Daarvoor bestaat fictieve meerwaarde.
Fictieve meerwaarde zet je kwaliteitsscore om naar een fictief geldbedrag. Dat bedrag wordt afgetrokken van je inschrijfprijs. De inschrijver met de laagste gecorrigeerde prijs wint. Zo weegt kwaliteit mee in de gunning, zonder dat je appels met peren vergelijkt.
Een opdrachtgever stelt per kwaliteitscriterium een maximale fictieve meerwaarde vast. Stel: het criterium "aanpak en methodiek" heeft een maximum van €50.000. Als je de maximale score haalt, trekt de opdrachtgever €50.000 fictief af van je prijs. Haal je 70% van de punten, dan is de aftrek €35.000.
Een concreet voorbeeld: je inschrijft op €200.000. Je scoort 70 van de 100 punten op kwaliteit, met een totale maximale meerwaarde van €60.000. Je fictieve aftrek is €42.000. Je gecorrigeerde prijs wordt €158.000. Een concurrent biedt €180.000 maar scoort 95 punten: zijn gecorrigeerde prijs is €180.000 min €57.000 = €123.000. Hij wint, ondanks zijn hogere aanbieding.
Die rekensom laat zien waarom fictieve meerwaarde zo bepalend is. Een hogere kwaliteitsscore kan een prijsnadeel van tienduizenden euro's overbruggen.
Veel bedrijven schrijven een prijsaanbieding die ze niet kunnen verlagen. De kwaliteitsscore is dan de enige hefboom. Door te begrijpen hoeveel elk criterium waard is in fictieve meerwaarde, kun je je inspanning richten.
Niet elk criterium verdient evenveel aandacht. Als criterium A een maximum van €80.000 heeft en criterium B slechts €20.000, dan investeer je je schrijftijd het best in criterium A. Rangschik de criteria op fictieve waarde voor je begint.
Let ook op de verhouding tussen prijs en kwaliteit. Als de totale maximale meerwaarde laag is ten opzichte van de opdrachtsomvang, is prijs nog steeds de dominante factor. Is de meerwaarde hoog, dan loont het om te investeren in kwaliteit.
Bereken voor elke inschrijving de effectieve wegingsverhouding. Deel de maximale totale meerwaarde door je verwachte inschrijfprijs. Een maximale meerwaarde van €100.000 bij een opdracht van €500.000 betekent dat kwaliteit tot 20% van je gecorrigeerde prijs kan bepalen.
Schrijf je plan van aanpak altijd af op het maximale puntenaantal per criterium. De beoordelingscommissie werkt met een scorekaart. Als de maximale score 5 punten is, beschrijf dan ook waarom je alle 5 punten verdient. Niet 4.
Vraag in de nota van inlichtingen altijd om de volledige berekeningsmethode als die niet duidelijk is. Sommige opdrachtgevers werken met staffels, anderen met lineaire berekeningen. Het maakt een verschil van duizenden euro's.
Gerelateerde begrippen: EMVI, Gunningscriteria, Beoordelingssystematiek, Fictieve korting, Prijs-kwaliteitverhouding.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012