Portfoliobeoordeling is een methode waarbij een aanbestedende dienst inschrijvers vraagt om een selectie van eerder uitgevoerd werk in te dienen. Dat werk wordt beoordeeld als onderdeel van de gunning of de selectie. Anders dan bij een enkelvoudige referentie-eis gaat het bij een portfolio om meerdere werkstukken die samen een beeld geven van de breedte, diepte en kwaliteit van wat een opdrachtnemer kan leveren.
De methode wordt veel gebruikt bij creatieve en kennisintensieve opdrachten. Denk aan architectenbureaus, communicatiebureaus, ontwerpers, softwareontwikkelaars en adviesbureaus.
Het portfolio kan zowel in de selectiefase als in de gunningsfase worden gevraagd.
Portfoliobeoordeling is relevant omdat het een van de weinige methoden is waarbij je aanbestedende dienst concreet bewijs levert in plaats van beloftes. Een plan van aanpak is een intentie. Een portfolio is een feit.
Voor inschrijvers is het een kans en een uitdaging tegelijk. De kans: als je sterke referentieprojecten hebt, kun je daarmee een overtuigende indruk maken. De uitdaging: het samenstellen van een goed portfolio vergt strategische keuzes.
Een gemeente vraagt bij een aanbesteding voor de herinrichting van een stadsplein om een portfolio van drie openbare ruimteprojecten. Een bureau dat eerlijke analyses van tegenvallers beschrijft scoort hoger dan een bureau met alleen glossy projecten.
De aanbestedende dienst legt in het aanbestedingsdocument vast wat het portfolio moet bevatten. Lees die eisen goed. Een portfolio dat het gevraagde format niet volgt, kan als ongeldig worden terzijde gelegd.
Kies je portfolio-items niet op basis van wat je het mooiste vindt, maar op basis van relevantie voor de specifieke opdracht.
Let op de anonimiseringseisen. Bij sommige aanbestedingen worden portfolio-items anoniem beoordeeld. In dat geval mag je geen bedrijfsnamen, logo's of herkenbare personen zichtbaar maken.
Beschrijf je werkwijze, niet alleen het eindresultaat. Aanbestedende diensten willen begrijpen hoe je werkt, niet alleen wat je hebt opgeleverd.
Bouw een portfoliobank. Leg na elk afgerond project vast wat er is gemaakt, wat de context was en welke keuzes zijn gemaakt. Dat kost per project een uur, maar bespaart je bij elke aanbesteding uren zoekwerk.
Vraag toestemming aan opdrachtgevers voor gebruik van hun projecten in een portfolio.
Gebruik de scorecriteria als schrijfkader. Als de aanbestedende dienst beoordeelt op relevantie, complexiteit en reflectief vermogen, structureer je beschrijving dan langs die drie assen.
Vraag na afloop van de aanbesteding altijd om een debriefing. Die feedback is specifieker dan bij andere gunningscriteria, omdat het over concreet werk gaat.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012