Bij sommige aanbestedingen word je na de schriftelijke inschrijving uitgenodigd voor een presentatie aan de beoordelingscommissie. Dat is het kwaliteitsinterview. Je licht je aanbieding mondeling toe, beantwoordt vragen en laat zien wie er achter het plan zit.
Niet elke aanbesteding heeft zo'n ronde. Je ziet het vaker bij opdrachten waarbij kwaliteit zwaar weegt en de aanbestedende dienst meer wil zien dan woorden op papier. Bij complexe dienstverlening, langdurige samenwerkingen of opdrachten met hoge EMVI-weging is de kans groot dat een interview onderdeel is van de procedure.
Het kwaliteitsinterview is een kans en een risico tegelijk. Een kans omdat je kunt aanvullen, verduidelijken en vertrouwen opbouwen. Een risico omdat een slechte presentatie je schriftelijke score ondermijnt.
In de beoordelingssystematiek telt het interview mee als aparte fase. De commissie beoordeelt niet alleen de inhoud van wat je zegt, maar ook hoe je team overkomt. Zijn jullie voorbereid? Begrijpen jullie de opdracht echt? Werken jullie als een team of leest iedereen zijn eigen briefje voor?
Bij goed scorende inschrijvers die toch verliezen, is het interview achteraf vaak de beslissende factor. Andersom: zwakke schriftelijke inschrijvers die door een sterk interview toch bovenaan eindigen. De impact is reëel.
De aanbestedende dienst nodigt doorgaans de top-3 of top-5 inschrijvers uit voor een interview. De uitnodiging staat in de aanbestedingsleidraad of wordt na de eerste selectieronde gecommuniceerd.
Een interview duurt gemiddeld 45 tot 90 minuten. De eerste helft geef je een presentatie over je aanpak, team of een specifiek onderdeel dat de dienst wil horen. De tweede helft stelt de commissie vragen. Die vragen zijn soms vooraf aangekondigd, soms volledig open.
Een voorbeeld. Bij een aanbesteding voor projectmanagement-diensten vroeg de gemeente in het kwaliteitsinterview aan het team om live een risicoscenario te analyseren. De opdrachtnemer die won had dit direct uitgewerkt op het whiteboard. De commissie noteerde: "team toonde analytisch vermogen onder druk."
Bereid het interview voor als een eigen project, los van de schriftelijke inschrijving. Lees de beoordelingscriteria opnieuw en bepaal welke punten je wilt versterken met het gesprek.
Breng alleen mensen mee die daadwerkelijk aan de opdracht werken. Een directeur die het team "vertegenwoordigt" maar de opdracht niet kent, is transparant voor een ervaren commissie.
Oefen hardop. Niet alleen de presentatie, maar ook de vragen die je mogelijk krijgt. "Wat is uw grootste risico in dit project?" en "Wat zou u anders doen als de scope verandert?" zijn klassiekers die je niet wilt improviseren.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012