CV-format aanbesteding

Wat is een CV-format bij een aanbesteding?

Een CV-format is een door de aanbestedende dienst voorgeschreven sjabloon waarmee inschrijvers de competenties, opleiding en werkervaring van voorgestelde medewerkers op een uniforme manier aanleveren. De opdrachtgever ontvangt van meerdere inschrijvers cv's. Als iedereen een eigen format mag gebruiken, worden die cv's onvergelijkbaar. Door een verplicht format te hanteren, zorgt de aanbestedende dienst voor structuur zodat de beoordelingscommissie snel en eerlijk kan vergelijken.

Het format kan een rol spelen in twee fases. In de selectiefase dient het cv als bewijs van technische bekwaamheid: voldoet de kandidaat aan de minimumvereisten? Voldoet hij niet, dan kan jouw inschrijving worden uitgesloten. In de gunningsfase kan het cv onderdeel zijn van de kwaliteitsbeoordeling: de commissie beoordeelt dan hoe relevant en diepgaand de ervaring is. Meer jaren is niet automatisch beter. Een kandidaat met vijf jaar ervaring die precies in de gevraagde context heeft gewerkt, scoort hoger dan een kandidaat met twintig jaar brede ervaring waarvan slechts een klein deel relevant is.

Waarom is dit relevant?

Bij opdrachten waarbij de kwaliteit van mensen zwaar weegt, is het CV-format een van de meest bepalende onderdelen van je inschrijving. Dat geldt voor inhuurcontracten, detachering, adviesopdrachten en zorgdienstverlening. Wie het format als een administratieve bijlage behandelt, laat punten liggen die elders niet meer terug te halen zijn.

Een veelgemaakte misvatting is dat een goed gevuld LinkedIn-profiel volstaat. Dat doet het niet. LinkedIn heeft een andere structuur dan wat de aanbestedende dienst vraagt, en vermeldt vaak niet de specifieke informatie die voor de beoordeling nodig is: de opdrachtgever, de exacte periode, jouw specifieke rol en de omvang van het project. Kopieer nooit een LinkedIn-profiel als cv. Het format is er om een reden.

Een ander risico zit in de beschikbaarheidsverklaring. Als de kandidaat zijn of haar handtekening heeft gezet onder een beschikbaarheidsverklaring in het cv, is dat een toezegging. Na gunning mag je de voorgestelde persoon in beginsel niet vervangen door iemand anders. Als je toch een andere persoon inzet, kan dat contractuele consequenties hebben, zeker bij opdrachten met sleutelfunctionarissen.

Hoe werkt het in de praktijk?

Het CV-format bevat doorgaans een aantal vaste rubrieken. Personalia en de voorgestelde rol binnen de opdracht. Opleiding met niveau, instelling en jaar van afsluiting. Relevante werkervaring met per project: projectnaam, opdrachtgever, periode, jouw rol en een beknopte omschrijving van de inhoud. Certificeringen en beroepsregistraties. Soms een korte toelichting per gevraagde competentie. En een verklaring van de kandidaat dat de informatie klopt en dat hij of zij beschikbaar is.

Hoe je de werkervaring invult, maakt het grootste verschil. Beschrijf niet alleen wat de kandidaat heeft gedaan, maar leg de verbinding naar de functie waarvoor hij wordt ingezet. Als iemand wordt voorgesteld als projectleider, moeten de projecten in het cv laten zien dat hij daadwerkelijk projectleidersverantwoordelijkheden heeft gehad. Niet alleen dat hij aan projecten heeft meegewerkt.

Een concreet voorbeeld: een gemeente vraagt om een senior adviseur duurzame mobiliteit. Kandidaat A heeft tien jaar ervaring in de transportsector, maar zijn cv beschrijft generieke adviesprojecten zonder gemeentelijke context. Kandidaat B heeft vijf jaar ervaring en beschrijft twee opdrachten bij vergelijkbare gemeentes waarbij hij specifiek fietsinfrastructuurbeleid heeft ontwikkeld. Kandidaat B scoort hoger, ook als hij minder jaar ervaring heeft. De relevantie en specificiteit van de beschreven projecten zijn doorslaggevend.

Betrek de kandidaat actief bij het invullen van het format. Laat hem of haar de beschrijvingen controleren op feitelijkheid. Vraag om een persoonlijke toelichting op competenties die je zelf niet goed kunt verwoorden. Zorg dat de kandidaat weet voor welke opdracht hij wordt voorgesteld. Als de aanbestedende dienst na de schriftelijke inschrijving een verificatiegesprek organiseert, verwacht men de voorgestelde personen ook daadwerkelijk te spreken. Een kandidaat die verrast wordt door zijn eigen cv, maakt geen goede indruk.

Tips voor inschrijvers

Stel het cv altijd af op de specifieke opdracht. Selecteer de meest relevante projecten en laat de rest weg. Een lijst van twintig projecten waarvan er tien irrelevant zijn, verdunt het beeld van de kandidaat. Vijf of zes goed beschreven projecten zijn sterker dan twintig oppervlakkige vermeldingen.

Vul alle rubrieken volledig in. Als het format vraagt om voor elk project de periode, opdrachtgever, rol en omvang te benoemen, en jij laat de opdrachtgever weg omdat je die vertrouwelijk acht, ontbreekt een vereiste kolom. Vraag bij twijfel over vertrouwelijkheid in de vraag-en-antwoordfase of je een opdrachtgever mag anonimiseren. Sommige aanbestedende diensten staan dat toe mits je de sector en de aard van de opdracht wel beschrijft.

Check de pagina- en woordlimieten. Veel formats beperken het cv tot twee of drie pagina's. Ga daar niet over heen, ook niet met een kleiner lettertype. Overmaatse cv's worden soms als ongeldig beschouwd of geven een slechte indruk van jouw vermogen om te selecteren wat relevant is.

Vergeet de handtekening niet. Sommige aanbestedende diensten eisen een ondertekend cv als bewijs dat de kandidaat akkoord gaat met de inzet. Een ontbrekende handtekening kan reden zijn voor ongeldigheid van de gehele inschrijving. Check dit altijd voor indiening.

Laat het format proef lezen door iemand die de opdracht kent maar het cv niet zelf heeft geschreven. Die persoon ziet snel of de beschrijvingen concreet genoeg zijn en of de relevantie voor de opdracht helder is voor een beoordelaar die jouw organisatie niet kent.