Een spoedprocedure is een verkorte variant van een reguliere aanbestedingsprocedure die aanbesteders mogen inzetten als er sprake is van dwingende spoed. De grondslag staat in artikel 2.80 van de Aanbestedingswet 2012. De standaard minimumtermijnen worden ingekort, soms drastisch: bij een openbare procedure kan de inschrijvingstermijn teruggebracht worden van 35 dagen naar 15 dagen. De urgentie moet objectief aantoonbaar zijn en mag niet het gevolg zijn van nalatigheid of slechte planning van de aanbesteder zelf.
Voor MKB-bedrijven is een spoedprocedure een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant biedt het kansen: grotere bedrijven die normaal de markt domineren hebben bij korte doorlooptijden minder tijd om een zorgvuldig stuk te schrijven, waardoor kleinere spelers soms beter uit de verf komen. Aan de andere kant is de tijdsdruk reeel. Je moet binnen 15 dagen of zelfs korter een complete inschrijving inleveren, inclusief alle documenten, referenties en plan van aanpak.
Spoedprocedures komen vaker voor dan je zou denken. Denk aan gemeenten die door politieke besluitvorming laat zijn met het uitschrijven van een aanbesteding voor winterse gladheidsbestrijding, of zorginstellingen die door een plotseling weggevallen leverancier snel een nieuw contract moeten sluiten.
De aanbesteder publiceert de aankondiging via TenderNed of het Europees aanbestedingsplatform, maar met een kortere termijn dan normaal. In de aankondiging staat vermeld dat het om een spoedprocedure gaat, inclusief de reden voor de inkorting. Jij als inschrijver hebt geen mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de kortere termijn zelf, maar je kunt wel via een nota van inlichtingen verduidelijking vragen als de eisen onduidelijk zijn.
Een voorbeeld uit de praktijk: een provincie moet na een onverwachte brand in een gemeentehuis snel tijdelijke huisvesting regelen voor ambtenaren. De standaard openbare aanbesteding kost normaal 35 dagen, maar de situatie vereist een oplossing binnen een maand. De provincie past artikel 2.80 toe, publiceert met een termijn van 15 dagen en gundt op basis van prijs en beschikbaarheid.
Naast de ingekorte openbare of niet-openbare procedure bestaat er ook de mogelijkheid om bij extreme spoed volledig zonder publicatie te gunnen via de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging (artikel 2.32 lid 1 onder c). Dat is een ander traject, maar het is goed om dit onderscheid te kennen. De spoedprocedure van artikel 2.80 is minder vergaand: er is nog steeds concurrentie, alleen de termijn is korter.
Bereid je standaarddocumenten voor. De grootste tijdwinst zit niet in het schrijven zelf, maar in het snel kunnen aanleveren van verklaringen, UEA-documenten en referentiebeschrijvingen. Als die onderdelen altijd up-to-date zijn, kun je in een spoedprocedure focussen op het maatwerk: het plan van aanpak en de prijsstelling.
Zorg dat je interne accordering snel kan verlopen. Bij reguliere aanbestedingen is twee weken intern reviewen gebruikelijk. Bij een spoedprocedure is dat een luxe die je niet hebt. Spreek vooraf af wie de beslissingsbevoegdheid heeft om een inschrijving te tekenen, zodat je niet op het laatste moment vastloopt op interne bureaucratie.
Wees kritisch op de urgentieonderbouwing van de aanbesteder. Als een aanbesteder een spoedprocedure inzet maar de urgentie niet goed kan onderbouwen, kan dat een signaal zijn dat de procedure kwetsbaar is voor een klacht of kort geding. Vraag via de nota van inlichtingen door op de reden van de inkorting als die vaag is. Dat is niet alleen nuttig voor jou, het houdt aanbesteders ook scherp.
Tot slot: een korte termijn is geen excuus voor een slechte inschrijving. Aanbesteders beoordelen inhoud, niet moeite. Een haastig samengesteld stuk scoort slechter, ook als de termijn kort was. Prioriteer en laat weg wat niet bijdraagt aan de beoordeling.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012