Subgunningscriteria

Subgunningscriteria zijn de concrete beoordelingsaspecten waarop je inschrijving wordt gescoord. Waar gunningscriteria het grote plaatje schetsen, maken subgunningscriteria dat plaatje meetbaar. Ze vertellen je precies waarop de beoordelingscommissie let en hoeveel gewicht elk onderdeel heeft.

Van hoofdcriterium naar scorbaar aspect

Een aanbestedende dienst beoordeelt inschrijvingen meestal op twee of drie hoofdcriteria. Prijs en kwaliteit zijn de bekendste. Maar "kwaliteit" alleen is te breed om te scoren. Daar komen subgunningscriteria om de hoek kijken.

Een voorbeeld maakt het concreet. Stel, een gemeente besteedt het onderhoud van haar gebouwen aan. De gunningscriteria zijn:

• Prijs: 40%
• Kwaliteit: 60%

Die 60% kwaliteit wordt vervolgens opgesplitst in subgunningscriteria:

• Plan van aanpak: 30%
• Risicobeheersing: 15%
• Duurzaamheid: 15%

Elk subgunningscriterium heeft een eigen weging en een eigen beoordelingsmethode. Soms gaat de opsplitsing nog een niveau dieper, met sub-subgunningscriteria. Dat klinkt bureaucratisch, maar het maakt de beoordeling transparanter.

Wegingsfactoren en hoe ze werken

De wegingsfactor bepaalt hoeveel invloed een subgunningscriterium heeft op je totaalscore. Hoe hoger het percentage, hoe meer punten je kunt scoren of verliezen op dat onderdeel.

Terug naar het voorbeeld. Als je plan van aanpak 30% weegt en je scoort daar een 8 op een schaal van 10, levert dat meer op dan een 9 op duurzaamheid met 15% weging. De rekensom is simpel, maar de strategische consequentie is groot: je investeert je schrijftijd daar waar de meeste punten liggen.

Sommige aanbestedende diensten werken niet met percentages maar met puntentotalen. Het principe blijft hetzelfde. Een subgunningscriterium met 50 van de 100 beschikbare punten weegt zwaarder dan een criterium met 10 punten. Kijk altijd naar de verhouding.

De valkuil: hoofdcriteria lezen, subgunningscriteria negeren

Dit is een fout die we te vaak zien. Een bedrijf leest dat kwaliteit 60% weegt en denkt: "Wij leveren kwaliteit, dat komt goed." Vervolgens schrijven ze een generiek verhaal zonder in te gaan op de specifieke subgunningscriteria.

De beoordelingscommissie scoort niet op "kwaliteit in het algemeen." Ze scoort op elk subgunningscriterium apart. Schrijf je niets over risicobeheersing terwijl dat 15% weegt? Dan scoor je daar nul punten. Zo simpel is het.

Lees de beoordelingssystematiek als een routekaart. Elk subgunningscriterium is een afslag die je moet nemen.

Hoe je subgunningscriteria strategisch benut

De kunst zit in het verdelen van je aandacht. Niet elk subgunningscriterium verdient evenveel ruimte in je inschrijving.

• Rangschik op gewicht. Zet de subgunningscriteria op volgorde van weging. Begin je schrijfwerk bij het zwaarstwegende criterium. Daar maak je het verschil.
• Lees de beoordelingsmatrix. De beoordelingsmatrix beschrijft per subgunningscriterium wat je moet aantonen voor een hoge score. Gebruik die beschrijvingen als schrijfkader.
• Beantwoord elke vraag expliciet. Als een subgunningscriterium vraagt naar je aanpak voor storingen buiten kantoortijd, schrijf daar dan een apart stuk over. Verberg het antwoord niet in een bijzin op pagina 12.
• Gebruik de terminologie van de aanbesteder. De commissie zoekt naar herkenbare antwoorden. Als zij "risicobeheersing" schrijven, gebruik dan dat woord. Niet "risicomanagement" of "risk mitigation."

Subgunningscriteria bij EMVI en BPKV

Bij een EMVI-beoordeling (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) vormen subgunningscriteria de ruggengraat van de kwalitatieve beoordeling. Ze bepalen de fictieve korting of het puntentotaal dat wordt afgezet tegen de prijs.

Bij BPKV (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding) werkt het identiek. De subgunningscriteria onder het kwaliteitsdeel bepalen je kwaliteitsscore. Die score wordt gecombineerd met je prijs tot een eindresultaat. Hoe gedetailleerder de subgunningscriteria, hoe beter je kunt sturen op je score.

Gerelateerde begrippen: Gunningscriteria, EMVI, BPKV, Beoordelingssystematiek, Beoordelingsmatrix.

Wil je je inschrijving laten toetsen op de subgunningscriteria van een specifieke aanbesteding? Neem contact op via onze contactpagina of bekijk meer over tenderstrategieen in ons blogoverzicht.