Wat is een aanbesteding: gids voor MKB-starters

Je hebt het woord vast voorbij zien komen. In een nieuwsbericht. Een LinkedIn-post. Of een collega die zei: we moeten eens naar aanbestedingen kijken. En toen bleef het stil. Want waar begin je?

Eerlijk antwoord: het is niet ingewikkeld. Het lijkt ingewikkeld.

Een aanbesteding is niets meer dan dit: een overheid of publieke organisatie wil iets inkopen en doet dat volgens vaste spelregels. Ze publiceert wat ze nodig heeft. Jij schrijft een voorstel. Een commissie beoordeelt alle voorstellen en kiest de beste. Klaar.

Het verschil met een gewone offerte? Alles ligt vast. De vragen. De deadline. De beoordelingscriteria. Er is geen ruimte om even te bellen en je prijs aan te passen. Geen koffiegesprek om de relatie warm te houden. Puur het voorstel telt.

Dat maakt het eerlijker dan de meeste MKB'ers denken. En dat is precies waarom het de moeite waard is om het te snappen.

Waarom besteden overheden aan?

Kort: omdat ze moeten.

De Aanbestedingswet 2012 verplicht overheden om opdrachten boven bepaalde drempelbedragen openbaar in te kopen. Geen vriendjespolitiek. Geen vast lijstje leveranciers. Transparantie en gelijke kansen. Dat is de theorie.

In de praktijk besteden gemeenten, provincies, waterschappen, het Rijk en duizenden andere publieke organisaties samen zo'n 100 miljard euro per jaar aan. Dat is geen niche. Dat is een van de grootste markten van Nederland.

De drempels zijn lager dan je denkt. Voor diensten ligt de Europese drempel rond de 221.000 euro. Daaronder gelden nationale regels die vaak soepeler zijn. Veel gemeenten publiceren opdrachten al vanaf 30.000 euro. Daar hoef je geen multinational voor te zijn.

Toch schrijven verrassend weinig MKB-bedrijven in. De laatste cijfers laten zien dat het MKB 99% van alle Nederlandse bedrijven vertegenwoordigt maar slechts 21% van de aanbestedingswaarde binnenhaalt. Dat gat is geen toeval. Het is een kans. Want minder concurrentie betekent betere winkansen voor wie wel de moeite neemt.

De drie smaken: werken, leveringen en diensten

Niet elke aanbesteding is hetzelfde. De wet onderscheidt drie categorieen.

Werken zijn bouwprojecten. Een viaduct, een schoolgebouw, riolering. Hier spelen aannemers. De drempelbedragen zijn fors hoger.

Leveringen zijn producten. Kantoormeubels voor een ministerie. Laptops voor een ziekenhuis. Bedrijfskleding voor een gemeente.

Diensten zijn de rest. Advies. Schoonmaak. ICT-beheer. Communicatie. Beveiliging. Dit is waar het MKB het vaakst binnenvalt. En het is ook het segment waar kwaliteit het zwaarst weegt. Want bij diensten draait het niet om de goedkoopste prijs maar om de beste oplossing.

Welke categorie past bij jouw bedrijf? Dat bepaalt welke aanbestedingen je zoekt en welke strategie je kiest. En het bepaalt ook hoe je beoordeeld wordt. Bij werken weegt de prijs zwaarder. Bij diensten draait het om je verhaal, je aanpak, je plan. Goed nieuws als je een kleiner bedrijf bent dat niet op prijs kan concurreren met de grote jongens.

Waar vind je aanbestedingen?

TenderNed is het centrale platform. Elke aanbestedende dienst in Nederland moet daar publiceren. Je maakt gratis een account aan, stelt zoekprofielen in en krijgt meldingen als er iets nieuws verschijnt in jouw sector.

Maar TenderNed is niet het enige kanaal. Sommige opdrachtgevers publiceren ook op eigen platforms. Negometrix, CTM Solution, Mercell. En dan heb je nog de commerciele portals die overzichten bieden. Weet je niet waar je moet kijken? Begin bij TenderNed. Dat vangt negentig procent.

Wat veel MKB'ers missen: de interessantste aanbestedingen zijn niet altijd de grootste. Een meervoudig onderhandse procedure van 50.000 euro bij je eigen gemeente kan lucratiever zijn dan een Europese tender van twee miljoen. Minder concurrentie, kortere doorlooptijd, betere winkans.

Het proces: van publicatie tot gunning

Elke aanbesteding volgt dezelfde route. Als je die eenmaal snapt gaat het een stuk minder mysterieus voelen.

Stap 1: Publicatie. De opdrachtgever plaatst de aankondiging met alle stukken. Beschrijvend document, programma van eisen, conceptovereenkomst, beoordelingsmatrix. Soms tien documenten. Soms vijftig.

Stap 2: Vragen stellen. Via de Nota van Inlichtingen kun je verduidelijkingsvragen stellen. Dit is een strategisch moment. De antwoorden zijn openbaar en geven je inzicht in wat de opdrachtgever echt wil. Goede vragen stellen is een vak apart.

Stap 3: Go/No-Go. Voordat je ook maar een letter schrijft: besluit of je meedoet. Kun je winnen? Heb je de capaciteit? Heb je aantoonbaar onderscheidend vermogen? Dit klinkt als overkill voor een eerste aanbesteding maar het bespaart je weken werk aan een tender die je niet kunt winnen.

Stap 4: Inschrijving. Je levert je voorstel in. Dat bestaat doorgaans uit een prijsdeel en een kwaliteitsdeel. Het kwaliteitsdeel is je EMVI-plan: de tekst waarmee je laat zien dat jouw oplossing de beste is. Hier wordt de wedstrijd gewonnen of verloren.

Stap 5: Beoordeling. Een commissie van drie tot vijf mensen leest alle inschrijvingen en geeft punten op basis van vooraf vastgestelde gunningscriteria. Ze mogen niet afwijken van hun eigen beoordelingsmodel. Dat is goed nieuws: als je het model begrijpt kun je erop sturen.

Stap 6: Gunning. De winnaar krijgt een voorlopige gunning. Dan volgt de Alcatel-termijn van twintig dagen waarin verliezers bezwaar kunnen maken. Geen bezwaar? Definitieve gunning. Contract tekenen. Aan de slag.

De vijf valkuilen waar starters intrappen

Wij zien ze elke maand langskomen. Bedrijven die enthousiast beginnen en dan vastlopen op dezelfde fouten.

Te laat beginnen. De deadline staat vast. Die verschuift niet voor jou. Een goede inschrijving kost drie tot zes weken. Twee dagen voor de deadline beginnen is kansloos.

Alles lezen, niks selecteren. Tweehonderd pagina's aanbestedingsstukken en dan maar beginnen met schrijven. Fout. Begin bij het beoordelingsmodel. Snap hoe je gescoord wordt. Lees dan pas de rest.

Eigen verhaal vertellen. De meeste inschrijvers schrijven over zichzelf. Wat ze kunnen. Hoe groot ze zijn. Hoeveel ervaring ze hebben. Maar de beoordelaar zoekt antwoord op specifieke vragen. Schrijf op die vragen, niet op je eigen ego.

Prijs als enige wapen. Bij de meeste aanbestedingen telt kwaliteit zwaarder dan prijs. Soms veel zwaarder. Een scherpe prijs helpt maar als je EMVI-plan een zes is ga je niet winnen. Investeer in de tekst.

Opgeven na de eerste afwijzing. De gemiddelde MKB'er die stopt na een verloren aanbesteding heeft precies nul data om van te leren. De MKB'er die het beoordelingsverslag opvraagt, analyseert en bij de volgende tender toepast zit na drie rondes op het niveau van gevestigde spelers. Je hebt recht op dat verslag. Gebruik het. Het is de beste gratis cursus aanbesteden die er bestaat.

En de zesde valkuil die niemand noemt: alles alleen willen doen. Een sterke inschrijving vraagt schrijfvaardigheid, inhoudelijke kennis en projectervaring. Dat hoeft niet allemaal uit dezelfde persoon te komen. Betrek je beste mensen erbij of zoek externe ondersteuning voor de tekst.

Is jouw bedrijf klaar voor aanbestedingen?

Eerlijke vraag die een eerlijk antwoord verdient.

Je hoeft geen grote organisatie te zijn. Je hoeft geen bidmanager in dienst te hebben. Je hoeft geen ISO-certificering op zak te hebben. Veel geschiktheidseisen zijn schappelijker dan MKB'ers verwachten. Een paar referentieprojecten. Een gezonde omzet. Relevante ervaring.

Wat je wel nodig hebt: iemand die kan schrijven. Niet mooi schrijven. Helder schrijven. Iemand die een antwoord kan formuleren op de vraag van de opdrachtgever in taal die een beoordelaar begrijpt. Dat is de belangrijkste vaardigheid bij aanbestedingen.

En je hebt tijd nodig. Een eerste aanbesteding kost meer uren dan de tweede. En de tweede meer dan de vijfde. Het is een leercurve. Na drie inschrijvingen heb je een sjabloon, een bibliotheek met referentieteksten en een gevoel voor wat werkt. Die investering verdien je terug.

In onze ervaring met meer dan 230 miljoen euro aan contractwaarde zien we dat MKB-bedrijven die structureel inschrijven na het eerste jaar een winkans van 30 tot 40 procent bereiken. Dat is hoger dan het marktgemiddelde. Niet omdat ze groter zijn maar omdat ze van elke ronde leren.

Wat levert het op?

Stel dat jouw bedrijf een dienstverlener is met tien medewerkers. Je wint een aanbesteding voor gemeentelijk groenonderhoud. Contractwaarde: 180.000 euro per jaar. Looptijd: drie jaar met optie tot verlenging. Dat is meer dan een half miljoen omzet uit een enkele opdracht.

En dat is nog niet het hele verhaal. Overheidscontracten zijn stabiel. De opdrachtgever betaalt op tijd. Er is geen acquisitie meer nodig voor die omzet. Je kunt plannen, investeren, mensen aannemen. Dat is een andere dynamiek dan de commerciele markt waar klanten zomaar weglopen.

Daar staat tegenover: het kost inspanning om in te schrijven. Het kost tijd om het vak te leren. En je wint niet altijd. Maar welke acquisitie levert wel altijd op?

Begin hier

Geen stappenplan van dertig punten. Drie dingen.

Maak een account aan op TenderNed. Vandaag nog. Gratis, kost vijf minuten. Stel een zoekprofiel in op jouw sector en regio. Kijk een maand lang wat er langskomt. Je hoeft nog nergens op in te schrijven. Gewoon kijken. Gevoel krijgen.

Zoek een aanbesteding die je aanspreekt en download de stukken. Lees het beschrijvend document. Niet alles, maar de samenvatting en de beoordelingscriteria. Begrijp je wat ze vragen? Kun jij dat leveren? Dan heb je je eerste Go/No-Go gedaan.

En als het antwoord ja is: schrijf je eerste inschrijving. Het hoeft niet perfect te zijn. Het moet helder zijn. Concreet. Gericht op wat de opdrachtgever vraagt. Elke eerste keer is onwennig. Maar na drie keer is het routine.

Wil je sparren over je eerste aanbesteding? Plan een kort consult. We bekijken samen of een aanbesteding bij jouw bedrijf past en hoe je slim begint.