Een herbeoordeling is het opnieuw beoordelen van inschrijvingen in een aanbestedingsprocedure. Dit gebeurt wanneer de oorspronkelijke beoordeling gebreken vertoont, bijvoorbeeld door een procedurele fout, een onjuiste toepassing van gunningscriteria of een rechterlijke uitspraak die de aanbestedende dienst dwingt om het beoordelingsproces over te doen. Het is geen heraanbesteding. De inschrijvingen blijven hetzelfde, alleen de beoordeling wordt opnieuw uitgevoerd.
Dat onderscheid is cruciaal.
Omdat een herbeoordeling de uitkomst van een aanbesteding volledig kan kantelen. De partij die oorspronkelijk als winnaar uit de bus kwam, kan na herbeoordeling op de tweede of derde plek eindigen. En omgekeerd: als jij net naast de opdracht greep en er wordt een herbeoordeling gelast, krijg je een nieuwe kans zonder dat je opnieuw hoeft in te schrijven.
Herbeoordelingen komen vaker voor dan je misschien denkt. Ze zijn niet zeldzaam, maar ze zijn ook niet alledaags. In de meeste gevallen zijn ze het gevolg van een kort geding dat een afgewezen inschrijver aanspant tegen de gunningsbeslissing. De rechter kan dan oordelen dat de beoordeling onzorgvuldig was en een herbeoordeling opleggen.
Voor MKB-inschrijvers is dit relevant om twee redenen. Ten eerste: als je denkt dat je onterecht laag bent beoordeeld, is een herbeoordeling een realistisch rechtsmiddel. Je hoeft niet direct te streven naar een heraanbesteding, wat vaak een veel zwaarder middel is. Ten tweede: als je hebt gewonnen, moet je weten dat een herbeoordeling tot een andere uitkomst kan leiden, met alle gevolgen voor je planning en capaciteit.
Een herbeoordeling begint vrijwel altijd met een geschil. Een inschrijver is het niet eens met de beoordeling en onderneemt actie. Dat kan via een klacht bij het klachtenmeldpunt van de aanbestedende dienst, via de Commissie van Aanbestedingsexperts, of direct via een kort geding. De route via het klachtenmeldpunt is laagdrempeliger maar heeft geen bindende uitspraak. Het kort geding wel.
Als de rechter een herbeoordeling gelast, moet de aanbestedende dienst een nieuwe beoordelingscommissie samenstellen of ten minste zorgen dat de beoordeling opnieuw en onbevangen plaatsvindt. De rechter kan specifieke aanwijzingen geven over hoe de herbeoordeling moet worden ingericht, bijvoorbeeld dat bepaalde beoordelaars niet mogen deelnemen of dat een specifiek gunningscriterium anders moet worden toegepast.
Een sprekend voorbeeld. In 2023 won een groot schoonmaakbedrijf een aanbesteding voor facilitaire dienstverlening bij een ziekenhuis in Noord-Holland. De nummer twee, een regionaal MKB-bedrijf, vocht de gunning aan via een kort geding. Uit het beoordelingsverslag bleek dat twee van de drie beoordelaars de kwaliteitsplannen niet onafhankelijk van elkaar hadden beoordeeld, maar gezamenlijk tot scores waren gekomen, in strijd met het beoordelingsprotocol dat individuele beoordeling voorschreef. De rechter gelastte een herbeoordeling met een volledig nieuwe commissie. Na herbeoordeling won het MKB-bedrijf alsnog de opdracht, met een verschil van twee punten op het onderdeel kwaliteit.
Niet elke herbeoordeling leidt tot een andere winnaar. Sterker nog, in de meerderheid van de gevallen bevestigt de herbeoordeling de oorspronkelijke uitkomst. Maar het feit dat het kan verschuiven, maakt het een instrument met gewicht.
Niet bij inhoudelijke meningsverschillen. Dit is waar veel inschrijvers de mist in gaan. Je vindt dat je plan van aanpak beter is dan een 6, maar de beoordelingscommissie gaf je een 6. Dat is vervelend. Maar het is geen grond voor herbeoordeling.
Een rechter grijpt pas in bij procedurele gebreken. Denk aan beoordelaars die niet onafhankelijk hebben geoordeeld, gunningscriteria die anders zijn toegepast dan in de aanbestedingsleidraad beschreven, of scores die niet of onvoldoende zijn gemotiveerd. De lat ligt hoog, en dat is terecht, want aanbestedende diensten moeten beoordelingsvrijheid hebben.
Maar soms gaat het echt mis. Een beoordelingscommissie die een subgunningscriterium niet heeft meegewogen terwijl het in de leidraad stond. Een score van 4 op een tienpuntsschaal zonder enige onderbouwing in het beoordelingsverslag. Een kennelijke rekenfout in de prijsbeoordeling waardoor de rangorde verschuift. In zulke gevallen is een herbeoordeling gerechtvaardigd en heeft een vordering in kort geding een reele kans van slagen.
Vraag altijd een debriefing aan als je niet hebt gewonnen. Altijd. Zelfs als je denkt dat het verschil te groot is om aan te vechten. In de debriefing krijg je inzicht in hoe je bent beoordeeld en op welke punten je lager scoorde. Soms komen daar procedurele gebreken aan het licht die je anders nooit had ontdekt. Een beoordelaar die toegeeft dat hij je plan van aanpak niet volledig heeft gelezen, is geen hypothetisch voorbeeld.
Documenteer alles. Als je overweegt een herbeoordeling af te dwingen, heb je bewijs nodig. Bewaar alle correspondentie, maak aantekeningen tijdens de debriefing en vergelijk de motivering van je scores met de beoordelingssystematiek uit de leidraad. Inconsistenties zijn je sterkste argument.
Wees realistisch over de kosten en baten. Een kort geding kost al snel vijf- tot tienduizend euro aan advocaatkosten, en er is geen garantie dat je wint. Weeg dat af tegen de waarde van de opdracht en de sterkte van je zaak. Bij een opdracht van twee ton met een twijfelachtige procedurefout is de afweging anders dan bij een miljoenenopdracht met een evident gebrek in de beoordeling. Schakel een aanbestedingsadvocaat in voor een quickscan voordat je besluit om te procederen. Die investering van een paar honderd euro kan je duizenden besparen, of juist het duwtje geven om door te zetten als je zaak sterk is.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012