Een afwijzingsbrief is het formele bericht van een aanbestedende dienst aan een inschrijver dat zijn inschrijving niet is gekozen. Het is de keerzijde van de gunningsbeslissing. Terwijl een partij wint, krijgen alle andere partijen deze brief. En hoe vervelend het ook is: deze brief is een van de belangrijkste documenten die je als inschrijver kunt ontvangen.
Verlies je een aanbesteding, dan wil je weten waarom. Niet uit nieuwsgierigheid, maar om beter te worden. Of om te controleren of het eerlijk is gegaan.
De afwijzingsbrief is wettelijk verplicht. Artikel 2.130 van de Aanbestedingswet schrijft voor dat een aanbestedende dienst elke afgewezen inschrijver de relevante redenen voor de afwijzing moet meedelen. Dat klinkt helder. In de praktijk is het dat lang niet altijd.
Sommige aanbestedende diensten sturen een uitgebreide brief met je scores per gunningscriterium en een toelichting op de beoordeling. Dat is hoe het hoort. Maar er zijn ook diensten die volstaan met twee regels: "Uw inschrijving is niet als beste beoordeeld." Punt. Dat is onvoldoende. En dat mag je aanvechten.
Na de beoordeling stuurt de aanbestedende dienst gelijktijdig een voorlopige gunningsbeslissing naar alle inschrijvers. De winnaar krijgt bericht dat hij voorlopig is geselecteerd. Alle anderen krijgen een afwijzingsbrief.
Een goede afwijzingsbrief bevat minimaal drie dingen. Ten eerste: de redenen waarom jouw inschrijving niet is gekozen. Ten tweede: de scores op de gunningscriteria. Ten derde: de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving.
Stel, je schrijft in op een aanbesteding voor groenonderhoud bij een waterschap. Je leest dat je op prijs 8,2 van de 10 scoort, maar op "duurzame werkwijze" slechts 5,4. De winnaar scoorde 7,8 op duurzaamheid en 7,5 op prijs. De brief vermeldt dat de winnaar een concreet biodiversiteitsplan had opgenomen met meetbare KPI's.
Dat doet pijn. Maar het is goud waard. Nu weet je precies waar het verschil zat.
Na ontvangst van de afwijzingsbrief begint de standstill-termijn. Dat is een wachttijd van minimaal twintig kalenderdagen voordat de aanbestedende dienst het contract mag tekenen met de winnaar. Deze termijn is jouw venster om actie te ondernemen.
Twintig dagen. Dat klinkt lang. Is het niet. Je moet de brief analyseren, eventueel een debriefing aanvragen, juridisch advies inwinnen en als je een kort geding wilt starten, dat binnen die termijn aanhangig maken.
Er zijn situaties waarin de afwijzingsbrief niet voldoet aan de wettelijke eisen. Als de brief geen inzicht geeft in de redenen voor afwijzing of als de scores ontbreken, kun je de aanbestedende dienst vragen om aanvulling.
Toch is een kort geding starten niet iets om lichtvaardig te doen. Vraag eerst een debriefing aan. Dat is laagdrempeliger en levert vaak meer op.
Lees de afwijzingsbrief zorgvuldig en emotieloos. Het is verleidelijk om de brief boos weg te leggen. Doe dat niet. De informatie in de brief is je belangrijkste leermiddel.
Vraag altijd een debriefing aan, ook als de brief helder is. Een debriefing geeft je de kans om door te vragen op specifieke beoordelingen.
Houd een register bij van alle afwijzingsbrieven die je ontvangt. Na tien aanbestedingen zie je patronen. Scoor je structureel laag op duurzaamheid? Dan weet je waar je moet investeren.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012