Motiveringsplicht

Wat is de motiveringsplicht?

De motiveringsplicht is de wettelijke verplichting van aanbestedende diensten om hun gunnings- en afwijzingsbeslissingen schriftelijk te onderbouwen. Bij elke aanbesteding die onder de Aanbestedingswet 2012 valt, moet de opdrachtgever aan iedere inschrijver uitleggen waarom diens inschrijving wel of niet is geselecteerd. Dit geldt zowel bij de definitieve gunning als bij afwijzing in een eerder stadium.

De motiveringsplicht vloeit voort uit de beginselen van transparantie en gelijke behandeling die centraal staan in het aanbestedingsrecht. Een aanbestedende dienst mag niet volstaan met een mededeling dat je "niet hebt gewonnen" — er moet een inhoudelijke toelichting komen op de beoordeling. Dit omvat minimaal de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving, jouw scores per gunningscriterium, en de relatieve positie in de rangorde.

In de praktijk wordt de motiveringsplicht vaak ingevuld via een afwijzingsbrief gevolgd door een debriefing — een persoonlijk gesprek waarin de beoordeling nader wordt toegelicht. Zonder adequate motivering kan een afgewezen inschrijver de gunningsbeslissing succesvol aanvechten.

Waarom is de motiveringsplicht belangrijk bij aanbestedingen?

Voor mkb-bedrijven is de motiveringsplicht een van de belangrijkste waarborgen in het aanbestedingsproces. Zonder inhoudelijke feedback kun je niet beoordelen of de aanbestedende dienst eerlijk heeft gehandeld, en mis je de kans om te leren voor toekomstige inschrijvingen. De motivering vormt bovendien de basis voor een eventueel kort geding.

De Aanbestedingswet 2012 schrijft een standstill-termijn (Alcatel-termijn) van minimaal twintig kalenderdagen voor na de gunningsbeslissing. Deze termijn is juist bedoeld om inschrijvers de gelegenheid te geven de motivering te bestuderen en zo nodig juridische stappen te ondernemen. Een gebrekkige motivering kan reden zijn om de termijn op te schorten.

Tips voor inschrijvers

• Vraag altijd om een debriefing — Na afwijzing heb je recht op een persoonlijke toelichting; gebruik dit om concrete verbeterpunten te achterhalen.
• Controleer de volledigheid van de motivering — Een geldige motivering bevat minimaal je scores, de scores van de winnaar en de kenmerken van de winnende inschrijving.
• Bewaar alle correspondentie — Sla de afwijzingsbrief, scoretabel en debriefingnotities zorgvuldig op als bewijs voor eventuele juridische stappen.
• Handel binnen de Alcatel-termijn — Je hebt twintig kalenderdagen na de gunningsbeslissing om bezwaar te maken; laat deze termijn niet verlopen.

Veelgestelde vragen

Wat moet een motivering minimaal bevatten?

Een motivering moet de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving benoemen, jouw scores per gunningscriterium tonen, en je eindpositie in de rangorde vermelden. Bij onvoldoende motivering kun je aanvullende informatie opvragen of de beslissing aanvechten.

Wat als de aanbestedende dienst weigert te motiveren?

Als een aanbestedende dienst de motiveringsplicht niet nakomt, is dat een schending van de Aanbestedingswet 2012. Je kunt in dat geval een kort geding aanspannen om de gunningsbeslissing te laten schorsen. Rechters tillen zwaar aan gebrekkige motivering.

Meer weten?

Bekijk onze blogs over aanbestedingen voor praktische tips, of neem contact op met TenderGrowth voor persoonlijk advies.