Definitieve gunning

Wat is definitieve gunning?

Definitieve gunning is het formele besluit van een aanbestedende dienst om een overheidsopdracht toe te wijzen aan de winnende inschrijver. Dit moment markeert het einde van de beoordelingsfase en het begin van de contractvorming. Na de definitieve gunning staat vast welke partij de opdracht mag uitvoeren en onder welke voorwaarden.

In de praktijk vindt de definitieve gunning pas plaats nadat de standstill-termijn (ook wel Alcatel-termijn) is verstreken. Tijdens deze wachttijd van minimaal twintig kalenderdagen kunnen afgewezen inschrijvers bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing. Pas als er geen kort geding is aangespannen — of als de rechter het bezwaar heeft afgewezen — wordt de gunning definitief en mag het contract worden getekend.

De definitieve gunning is dus niet hetzelfde als de voorlopige gunningsbeslissing. Bij de voorlopige gunning deelt de aanbestedende dienst mee aan welke partij zij de opdracht wil gunnen. De definitieve gunning bevestigt dat voornemen nadat de juridische wachttijd zonder bezwaar is verstreken. Dit onderscheid is vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012.

Waarom is definitieve gunning belangrijk bij aanbestedingen?

Voor mkb-bedrijven die inschrijven op overheidsopdrachten is het cruciaal om te begrijpen wanneer de definitieve gunning plaatsvindt. Zolang de gunning niet definitief is, kun je nog juridische stappen ondernemen als je meent dat de beoordeling van de gunningscriteria niet correct is verlopen. Na de definitieve gunning is die mogelijkheid in principe voorbij.

Daarnaast heeft de definitieve gunning gevolgen voor je planning. Pas na dit moment gaat de gestanddoeningstermijn over in een daadwerkelijke contractuele verplichting. Je moet dus zorgen dat je capaciteit en middelen beschikbaar zijn zodra de gunning definitief is en het contract wordt ondertekend.

Tips voor inschrijvers

• Houd de standstill-termijn bij — Noteer de exacte einddatum van de Alcatel-termijn, zodat je weet wanneer de gunning definitief kan worden.
• Controleer de gunningsbeslissing grondig — Vraag bij twijfel om nadere toelichting via een debriefing voordat de bezwaartermijn verstrijkt.
• Bereid je voor op snelle opstart — Zorg dat je team en onderaannemers direct beschikbaar zijn na de definitieve gunning.
• Documenteer alles — Bewaar alle correspondentie over de inschrijving en beoordeling voor het geval een kort geding nodig is.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen voorlopige en definitieve gunning?

De voorlopige gunning is het voornemen om de opdracht te gunnen aan een bepaalde inschrijver. De definitieve gunning volgt pas na afloop van de standstill-termijn, mits er geen bezwaar is gemaakt. Pas bij de definitieve gunning mag het contract daadwerkelijk worden gesloten.

Kan een definitieve gunning nog worden teruggedraaid?

In uitzonderlijke gevallen wel, bijvoorbeeld als er sprake is van fraude of een wezenlijke fout in de procedure. In de praktijk is dit echter zeer zeldzaam. Na de definitieve gunning is de opdracht in principe onomkeerbaar toegewezen.

Meer weten?

Bekijk onze blogs over aanbestedingen voor praktische tips, of neem contact op met TenderGrowth voor persoonlijk advies.