Gestanddoeningstermijn

Wat is een gestanddoeningstermijn?

De gestanddoeningstermijn is de periode waarbinnen een inschrijver verplicht is om zijn inschrijving gestand te doen — oftewel, ongewijzigd in stand te houden. Gedurende deze termijn mag je je offerte niet intrekken of de voorwaarden wijzigen. De aanbestedende dienst heeft deze tijd nodig om alle inschrijvingen te beoordelen, een gunningsbeslissing te nemen en de definitieve gunning te realiseren.

De lengte van de gestanddoeningstermijn wordt vooraf vastgelegd in de aanbestedingsstukken en varieert doorgaans van zestig tot negentig dagen, hoewel langere termijnen voorkomen bij grote of complexe opdrachten. Het proportionaliteitsbeginsel uit de Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat de termijn in redelijke verhouding moet staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Als de aanbestedende dienst de gestanddoeningstermijn wil verlengen, moet zij hiervoor toestemming vragen aan de inschrijvers. Een inschrijver is niet verplicht om in te stemmen met een verlenging. In de praktijk doen de meeste inschrijvers dit wel, omdat het weigeren van een verlenging vaak betekent dat je inschrijving vervalt en je de opdracht misloopt.

Waarom is de gestanddoeningstermijn belangrijk bij aanbestedingen?

Voor mkb-bedrijven heeft de gestanddoeningstermijn directe financiële consequenties. Gedurende deze periode ben je gebonden aan de prijzen en condities in je offerte. Als grondstoffen of loonkosten in de tussentijd stijgen, draag je dat risico zelf. Bij langlopende gestanddoeningstermijnen kan dit een aanzienlijk financieel risico opleveren, vooral in sectoren met volatiele prijzen.

Daarnaast moet je rekening houden met de beschikbaarheid van je personeel en middelen. Als je een bankgarantie hebt moeten afgeven als onderdeel van de inschrijving, blijft deze gedurende de gestanddoeningstermijn van kracht en legt beslag op je kredietruimte. Zorgvuldige planning vooraf voorkomt verrassingen.

Tips voor inschrijvers

• Calculeer het prijsrisico mee — Houd in je offerte rekening met mogelijke kostenstijgingen gedurende de gestanddoeningstermijn, vooral bij lange termijnen.
• Check de termijn vóór inschrijving — Controleer in de aanbestedingsstukken hoe lang de gestanddoeningstermijn duurt en of deze proportioneel is ten opzichte van de opdracht.
• Stel vragen bij onredelijke termijnen — Als de termijn buitenproportioneel lang is, kaart dit aan via de nota van inlichtingen.
• Houd je planning flexibel — Reserveer capaciteit voor de mogelijke opstart gedurende de gehele gestanddoeningstermijn, zodat je direct kunt leveren na gunning.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gestanddoeningstermijn meestal?

De meest voorkomende gestanddoeningstermijn is zestig tot negentig dagen na de uiterste inschrijfdatum. Bij complexe Europese aanbestedingen kan de termijn oplopen tot 120 dagen of langer. De Gids Proportionaliteit adviseert aanbestedende diensten om de termijn zo kort mogelijk te houden.

Wat gebeurt er als de gestanddoeningstermijn verloopt?

Als de termijn verloopt zonder dat er een gunningsbeslissing is genomen, ben je niet langer gebonden aan je offerte. De aanbestedende dienst kan je dan vragen om de termijn te verlengen. Je bent vrij om dit te weigeren, maar dan vervalt je inschrijving doorgaans.

Meer weten?

Bekijk onze blogs over aanbestedingen voor praktische tips, of neem contact op met TenderGrowth voor persoonlijk advies.