De inschrijfstaat is het officiele formulier waarop je als inschrijver je prijs of tarieven invult en dat je ondertekend meestuurt met je inschrijving. Het is het bindende prijsdocument van een aanbesteding. Wat je daarin opschrijft, geldt als je definitieve aanbieding.
Sommige aanbestedingen gebruiken de term prijzenblad of aanbiedformulier. De inhoud is hetzelfde: een gestructureerd overzicht van de gevraagde prijzen, ingevuld door de inschrijver en voorzien van een handtekening van een tekenbevoegd persoon.
Fouten leiden sneller tot uitsluiting dan fouten elders in je inschrijving. Een prijs die ontbreekt, een onjuist totaalbedrag, een niet-ondertekend formulier: dat zijn knock-outs. Geen herstelmogelijkheid.
Aanbestedende diensten mogen kleine rekenfouten in bepaalde gevallen corrigeren, maar ze zijn daartoe niet verplicht. De meeste diensten kiezen voor de zekerheid van uitsluiting. Zo beschermen ze zichzelf juridisch.
De opbouw verschilt per opdracht, maar de meeste inschrijfstaten hebben vier vaste elementen. Een: identificatiegegevens van de inschrijver. Twee: een overzicht van de te prijzen posten of diensten. Drie: ruimte voor eenheidsprijzen, aantallen en totaalbedragen. Vier: een handtekeningblok.
Drie fouten komen het vaakst voor. De handtekening ontbreekt of is gezet door iemand zonder volmacht. Het totaalbedrag klopt niet met de optelsom van de posten. Of een verplichte post is leeg gelaten, omdat de inschrijver dacht die post niet te hoeven prijzen.
Download de inschrijfstaat als eerste document. Stel hem meteen in als taakitem met een owner. Controleer hem als allerlaatste stap, minimaal 24 uur voor indiening. Laat hem nakijken door een tweede persoon. Gebruik het gevraagde format exact: voeg geen rijen toe en verander geen formules.
Gerelateerde begrippen: Prijzenblad, Inschrijving, Aanbestedingsleidraad, Bestek.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012