Laagste prijs is een gunningscriterium: de inschrijver die de laagste geldige prijs biedt, wint de opdracht. Punt. Er speelt geen kwaliteitsbeoordeling mee. Geen scorematrix, geen plan van aanpak beoordelen. De opdrachtgever kijkt of je aan de geschiktheidseisen voldoet en of je prijs correct is ingediend. Daarna telt alleen het getal onderaan de streep.
Het klinkt simpel. En dat is het ook. Dat is precies waarom het voor bepaalde opdrachten werkt en voor andere een ramp is.
Niet altijd. Dat is een veelgemaakte misvatting. Tegenwoordig geldt: laagste prijs mag alleen als de kwaliteit van de prestatie volledig via de technische specificaties is vastgelegd. Als de opdrachtgever precies kan omschrijven wat ze willen en er geen ruimte is voor kwalitatief onderscheid, dan is laagste prijs proportioneel. Denk aan standaard leveringen, eenvoudige diensten met heldere specs, of werken met een volledig uitgewerkt bestek.
Gaat het om een complexe opdracht waarbij de kwaliteit van de aanpak, het team of de methodiek ertoe doet? Dan hoort laagste prijs er niet bij. De Gids Proportionaliteit schrijft voor dat de keuze voor het gunningscriterium in verhouding staat tot de aard en complexiteit van de opdracht.
Na de geschiktheidsbeoordeling gaat de inschrijving met de laagste prijs als eerste in de gunning. De aanbestedende dienst controleert of het bedrag realistisch is, of er geen rekenfout is gemaakt en of de inschrijving volledig is.
Komt een prijs abnormaal laag voor? Dan mag en moet de opdrachtgever om onderbouwing vragen. Een inschrijving met een onrealistisch lage prijs kan worden afgewezen, ook in een laagste-prijsprocedure.
Als de procedure op laagste prijs staat, speelt differentiatie via kwaliteit geen rol. Je kunt het mooiste plan van aanpak schrijven. Het maakt niet uit. Het gaat om de prijs.
Dat stelt je voor een keuze. Kun je de opdracht winstgevend uitvoeren voor een prijs waarmee je waarschijnlijk wint? Of zit er een vloer in je kosten die het lastig maakt om competitief te zijn?
Sommige inschrijvers hanteren een vaste strategie: ze berekenen hun kostprijs nauwkeurig, voegen een minimale marge toe en bieden dat. Geen gokken op de concurrentie, geen race to the bottom. Als anderen goedkoper zijn, zijn ze goedkoper.
Bij emvi weegt kwaliteit ook mee in de beoordeling: een plan van aanpak, duurzaamheidscriteria, social return, ervaring van het team. Bij laagste prijs is die ruimte er niet. Daar telt de euro.
Wie goed is in het schrijven van offertes en het overtuigen via kwaliteitsargumenten, prefereert emvi. Wie een lean operatie heeft en op kostprijs scherp kan bieden, kan ook bij laagste prijs competitief zijn.
Bereken je kostprijs grondig voor je inschrijft. Vergis je niet in indirecte kosten, risicobuffers of stijgende materiaalkosten.
Check de technische specificaties nauwkeurig. Bij laagste prijs is volledigheid cruciaal. Als je een eis mist of verkeerd interpreteert, loop je het risico op een ongeldige inschrijving.
Wees eerlijk naar jezelf: is dit een opdracht die jij winstgevend kunt uitvoeren? Laagste prijs uitvoeren met negatieve marge is geen strategie. Het is een probleem dat je naar voren schuift.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012