Een inschrijving is onregelmatig als ze niet voldoet aan de eisen die de opdrachtgever in de aanbestedingsdocumenten heeft gesteld. Denk aan een ontbrekende bijlage, het gebruik van een verkeerd format, een inschrijving die de gevraagde onderdelen niet volledig bevat, of een aanbieding die buiten de scope van de opdracht valt.
Een onregelmatige inschrijving is iets anders dan een onaanvaardbare inschrijving. Onaanvaardbaar heeft meer te maken met de prijs of de uitvoerbaarheid. Onregelmatig gaat over de formele volledigheid en correctheid van de aanbieding zelf.
De Aanbestedingswet geeft een niet-uitputtende lijst. Onregelmatig zijn inschrijvingen die: niet alle gevraagde documenten bevatten, te laat zijn ingediend, op relevante punten afwijken van de technische eisen, of die zijn ingediend door een inschrijver die de deelnamevoorwaarden niet nakomt.
In de praktijk zijn de meest voorkomende gevallen: een UEA of Eigen Verklaring die ontbreekt of niet correct is ingevuld, referenties die niet in het gevraagde format zijn aangeleverd, een plan van aanpak dat buiten de paginagrens valt, of een prijs die niet is opgegeven voor alle percelen terwijl dat verplicht was.
Een te late inschrijving is altijd onregelmatig, zonder uitzondering. Twee seconden te laat is te laat. Dat klinkt onverbiddelijk, maar de Europese rechtspraak laat geen ruimte voor discretie van de opdrachtgever op dit punt.
Soms. De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om een inschrijver te vragen een ontbrekend of niet-conform document aan te vullen of te verduidelijken. Dat heet herstel. Maar herstel is geen recht. De opdrachtgever mag het aanbieden, maar is er niet toe verplicht.
Wat niet mag via herstel: de inhoud van een inschrijving materieel wijzigen. Een prijs aanpassen is niet toegestaan. Een plan van aanpak fundamenteel herschrijven is niet toegestaan. Wel toegestaan: een ontbrekend certificaat alsnog aanleveren, een tekeningsfout corrigeren, of een ontbrekende handtekening toevoegen.
De grens is niet altijd helder. Wanneer is iets een fout die hersteld mag worden, en wanneer is het een inhoudelijke tekortkoming? Opdrachtgevers hebben enige discretieruimte, maar moeten consistent zijn. Wie herstelmogelijkheid biedt aan de ene inschrijver, moet dat in dezelfde situatie ook aan anderen bieden.
Vraag om de motivering. De opdrachtgever is verplicht toe te lichten waarom je inschrijving als onregelmatig is aangemerkt. Lees die motivering kritisch. Als de onregelmatigheid gebaseerd is op een fout in de aanbestedingsdocumenten zelf, of op een eis die pas via de Nota van Inlichtingen is verduidelijkt terwijl dat onduidelijk was, dan heb je mogelijk een grond voor bezwaar.
Een kort geding voor de aanbestedingsrechter is het enige middel dat direct effect heeft voor de gunning. Dat is een zwaar en kostbaar traject. Overweeg het alleen als de inzet van de opdracht groot genoeg is en de grond voor bezwaar sterk.
Maak een checklist van alle verplichte onderdelen en vink elk af voor indiening. Niet mentaal, maar op papier. Gebruik de eisen in de aanbestedingsleidraad als basis. Voeg daaraan toe: tijdstempel van upload, bevestigingsmail van het platform, en een screenshot van de succesvolle indiening.
Laat een tweede persoon de inschrijving controleren voor indienen. Iemand die niet betrokken was bij het schrijven ziet andere dingen. Die frisse blik kost weinig en kan een fatale vergissing voorkomen.
Dien in met ruime tijdmarge. Grote PDF-bestanden kunnen bij trage internetverbindingen vier tot vijf minuten nodig hebben om te uploaden. Twee uur marge voor grote inschrijvingen is geen overdrijving.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012