Prijs naar winnen is een aanpak waarbij je de inschrijfprijs niet alleen bepaalt op basis van je eigen kostprijscalculatie, maar ook op basis van de beoordelingssystematiek en de verwachte prijzen van concurrenten. De vraag is niet alleen: wat kost dit mij? De vraag is: welke prijs levert mij de meeste punten op gegeven wat anderen waarschijnlijk bieden? Dat is een fundamenteel andere manier van denken over prijs dan de meeste bedrijven gewend zijn.
Bij aanbestedingen met een scorematrix wordt prijs omgerekend naar punten. De laagste bieder krijgt de meeste punten, maar de precieze verdeling hangt af van de gehanteerde formule. Sommige beoordelingsmethoden belonen alleen de allerlaagste prijs maximaal. Andere methoden geven ook een hoge score aan inschrijvers die binnen een bepaalde bandbreedte zitten. Als je die formule niet begrijpt, kun je onbewust te laag inschrijven en marge weggeven die je helemaal niet nodig had om het maximum aantal punten te halen.
MKB-inschrijvers leggen de prijs vaak te vroeg vast. Ze berekenen de kostprijs, tellen een marge op en dienen in. Prijs naar winnen draait die volgorde om: eerst analyseer je de systematiek en de markt, dan bepaal je de optimale prijs.
Stap een is het begrijpen van de prijsformule. De meest gebruikte formule in Nederland is de ratio-methode: jouw prijs gedeeld door de laagste prijs, vermenigvuldigd met het maximale aantal punten. Schrijf je in voor 120.000 euro terwijl de laagste bieder 100.000 euro biedt, dan krijg je 100/120 van het maximale puntenaantal voor prijs. Een andere veelgebruikte methode is de Bermuda-formule, waarbij ook de gemiddelde prijs een rol speelt. Lees de leidraad goed: de prijsformule staat er altijd in.
Stap twee is het inschatten van de concurrentiepositie. Op basis van eerdere aanbestedingen, openbare gunningsberichten en kennis van de markt schat je in welk prijsniveau concurrenten zullen hanteren. Heeft de aanbestedende dienst eerder soortgelijke opdrachten gegund? Dan kun je via TenderNed de gunningsprijs opvragen. Die informatie geeft je een anker voor je eigen prijspositionering.
Stel dat je op een opdracht inschrijft met 40 punten voor prijs en 60 punten voor kwaliteit. Je verwacht dat de sterkste concurrent 85.000 euro biedt. De ratio-methode geldt. Als jij 85.000 euro biedt, scoor je 40 punten voor prijs als jij en die concurrent de enigen zijn. Als jij 80.000 euro biedt, scoor je 85/80 van die 40 punten, dus 42,5 punten. Dat verschil van 2,5 punten kan het verschil zijn tussen winnen en verliezen. Maar als je kwaliteitsaanbieding al sterk genoeg is om te winnen op 85.000 euro, is die extra marge verlies voor niets.
Het gaat dus altijd om een balans. Prijs naar winnen betekent niet zo laag mogelijk inschrijven. Het betekent de prijs vinden waarbij je totaalscore (kwaliteit plus prijs) het hoogst is, gegeven de verwachte concurrentie.
Een praktijkvoorbeeld: een schoonmaakbedrijf schrijft in op een raamovereenkomst van een gemeente. Kwaliteit telt 50%, prijs 50%. De kostprijs is 95.000 euro per jaar. Op basis van eerdere gunningen schat het bedrijf dat concurrenten rond 90.000 en 100.000 euro zullen bieden. Ze kiezen voor 88.000 euro, net onder de verwachte laagste bieder, en winnen daarmee de maximale punten voor prijs. Met een gemiddelde kwaliteitsscore pakken ze de opdracht.
Bij enkelvoudig onderhandse of meervoudig onderhandse procedures heb je minder informatie over concurrenten. Het is dan moeilijker om een marktprijs te schatten. In die situaties is het verstandig om de aanbestedende dienst te vragen naar hun raming, als die niet is gepubliceerd. Soms geven ze die informatie. Soms ook niet. Maar de vraag stellen kost niets.
Bewaar alle gunningsberichten van aanbestedingen in jouw sector. TenderNed publiceert aankondigingen van gunning met de namen van alle inschrijvers en de gegunde prijs. Dat is publieke informatie. Over tijd bouw je zo een database op van het prijsniveau van je concurrenten per type opdracht.
Bereken altijd wat een euro prijsverlaging oplevert in punten, en vergelijk dat met wat een euro investering in kwaliteit oplevert. Soms is het goedkoper om te investeren in een betere kwaliteitsaanbieding dan om de prijs te verlagen. Die berekening kun je alleen maken als je de scorematrix en de formule precies begrijpt.
Houd rekening met abnormaal lage inschrijving. Als je prijs significant afwijkt van de raming van de aanbestedende dienst, kun je om uitleg worden gevraagd. Zorg dat je de lage prijs kunt onderbouwen met een gedetailleerde calculatie. Een prijs die je niet kunt verantwoorden, kan leiden tot uitsluiting.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012