Risicodossier

Wat is een risicodossier?

Een risicodossier is een document waarin jij als inschrijver de risico's van de opdracht in kaart brengt. Je identificeert wat er mis kan gaan, hoe groot de kans is dat dit gebeurt, wat de impact is en hoe jij dat risico beheerst. Opdrachtgevers vragen dit document vooral bij grotere of complexere opdrachten, zoals bouwprojecten, infrastructurele werken of langlopende dienstverleningscontracten.

Het dossier bestaat doorgaans uit een tabel of matrix. Elke rij is een risico. Kolommen bevatten: de risicobeschrijving, de kans (laag/midden/hoog), de impact (laag/midden/hoog), en de beheersmaatregel die jij treft. Soms wordt ook de risico-eigenaar gevraagd: wie in jouw team is verantwoordelijk voor dit risico?

Waarom is dit relevant?

Een risicodossier laat de opdrachtgever zien dat jij de opdracht serieus neemt. Het toont aan dat jij risico's van tevoren ziet en er al over nagedacht hebt hoe je ze aanpakt. Dat geeft vertrouwen. Opdrachtgevers willen niet voor verrassingen komen te staan als een project eenmaal loopt.

Het document wordt vrijwel altijd beoordeeld als kwaliteitscriterium. Het telt dus mee voor je totale score. Een zwak risicodossier kost je punten, ook als de rest van je inschrijving goed is. Het is geen bijlage die je er snel even bij doet.

Het verschil met een plan van aanpak is belangrijk. Een plan van aanpak beschrijft hoe jij de opdracht uitvoert. Een risicodossier beschrijft wat er mis kan gaan bij die uitvoering. Beide documenten vullen elkaar aan, maar zijn niet hetzelfde. Soms vraagt de opdrachtgever ze apart, soms als onderdeel van elkaar.

Hoe werkt het in de praktijk?

Stel: je schrijft in op een riolerings-renovatieproject in een woonwijk. Risico 1: vertraging door onverwachte kabels en leidingen in de grond. Kans: middel. Impact: hoog. Beheersmaatregel: KLIC-melding ruim voor aanvang, visuele inspectie in de eerste werkdag, tweewekelijks overleg met kabelbeheerders. Dat is een concreet risicodossier. De opdrachtgever begrijpt wat je doet als het fout dreigt te gaan.

Veelgemaakte fout: beheersmaatregelen die te generiek zijn. "We communiceren goed met de opdrachtgever" of "We monitoren de voortgang regelmatig." Dat zegt niks. Elke inschrijver schrijft dat. Geef in plaats daarvan aan: hoe vaak, via welk systeem, wie is aanspreekpunt en wat trigger een escalatie.

Beperk het aantal risico's tot wat realistisch is. Vijf tot tien goed onderbouwde risico's zijn sterker dan twintig oppervlakkige. Kies de risico's die echt specifiek zijn voor deze opdracht. Gebruik geen standaardlijst die je bij elke inschrijving copy-past.

Tips voor inschrijvers

Pas je risicodossier altijd aan op de specifieke opdracht. Lees het bestek en de leidraad goed. Welke risico's noemt de opdrachtgever zelf al? Die zijn een hint. Als de opdrachtgever schrijft over strakke doorlooptijden, is planning een relevant risico. Als hij schrijft over stakeholdermanagement, is draagvlak een risico.

Maak de beheersmaatregelen aantoonbaar. Verwijs naar eerdere projecten waar je dit risico ook al tegenkwam en hoe je het toen oploste. Dat maakt je maatregel geloofwaardig in plaats van theoretisch.

Check of de opdrachtgever een format heeft voorgeschreven. Sommige aanbestedende diensten leveren een invulsjabloon. Gebruik dat altijd. Afwijken van het format kost punten, ook als je inhoud goed is. Stel vragen over onduidelijkheden via de Nota van Inlichtingen.

Gerelateerde begrippen: plan van aanpak, kwaliteitscriterium, beoordelingsmatrix.