Value engineering is een systematische methode om de functies van een product, dienst of project te analyseren en te optimaliseren. Het doel: dezelfde of betere prestaties leveren tegen lagere kosten. Niet door te bezuinigen op kwaliteit, maar door slimmer na te denken over hoe je een functie vervult.
De methode komt uit de Tweede Wereldoorlog. General Electric moest alternatieven vinden voor schaarse materialen. De ontdekking was verrassend: de vervangende materialen waren vaak niet alleen goedkoper, maar ook beter.
Bij aanbestedingen draait vrijwel alles om de verhouding tussen prijs en kwaliteit. Value engineering geeft je een gestructureerde manier om die vraag te beantwoorden.
Voor MKB-inschrijvers is dit een krachtig wapen. Je kunt misschien niet concurreren op schaalvoordeel of lagere overheadkosten. Maar je kunt wel concurreren op slimmere oplossingen.
Toch wordt het in de Nederlandse aanbestedingspraktijk weinig expliciet toegepast. Maar dat betekent niet dat je het niet kunt inzetten.
Value engineering volgt een vaste structuur, vaak samengevat in vijf fasen: informatie, analyse, creativiteit, evaluatie en implementatie.
In de informatiefase breng je in kaart wat de opdrachtgever precies nodig heeft. In de analysefase koppel je kosten aan functies. Dan de creatieve fase: je genereert alternatieven.
Een concreet voorbeeld. Een bouwbedrijf schrijft in op de renovatie van een schoolgebouw. Het bestek schrijft hardhouten kozijnen voor. Value engineering-vraag: wat is de functie? Isolatie, duurzaamheid en uitstraling. Het bedrijf onderzoekt kunststof kozijnen met houtlook. Zelfde isolatiewaarde, langere levensduur, 30% lagere kosten en minder onderhoud.
Maar hier zit een risico. Als het bestek technisch specificeert en geen alternatieven toestaat, kun je je value engineering-voorstel niet kwijt. Value engineering werkt het best bij functioneel gespecificeerde opdrachten.
Wat veel inschrijvers niet weten: value engineering kan ook na gunning worden toegepast. In sommige contractvormen is er een clausule die partijen stimuleert om tijdens de looptijd besparingen te realiseren. De besparing wordt dan gedeeld.
Maar let op. Als je in je inschrijving al een scherpe prijs hebt geboden, is er weinig ruimte meer voor value engineering na gunning. Dat is een strategische afweging.
Gebruik value engineering als onderdeel van je inschrijfstrategie, ook als de opdrachtgever er niet expliciet om vraagt. Het toont dat je meedenkt.
Onderbouw je voorstellen met cijfers. "We stellen een alternatief voor dat goedkoper is" overtuigt niemand. "We stellen kunststof kozijnen voor die 30% goedkoper zijn in aanschaf, 40% lager in onderhoudskosten over tien jaar" overtuigt wel.
Wees eerlijk over de afwegingen. Elk alternatief heeft voor- en nadelen. Die nuance maakt het verschil tussen een verkooppraatje en een professioneel advies.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012