Een competitieanalyse bij aanbestedingen is het proces waarbij je voorafgaand aan of tijdens het schrijven van een inschrijving systematisch onderzoekt wie je concurrenten zijn, wat hun sterke en zwakke punten zijn en hoe zij waarschijnlijk gaan inschrijven. Het doel is om je eigen strategie, zowel qua inhoud als qua prijs, te baseren op realistisch inzicht in de markt, in plaats van uitsluitend te focussen op wat de aanbesteder vraagt.
Aanbestedingen zijn geen examens. Je kunt een perfect antwoord geven op alle gunningscriteria en toch verliezen, omdat een concurrent slimmer heeft ingeschat waar de aanbesteder echt op zit te wachten, of gewoon een scherpere prijs heeft neergelegd. Een competitieanalyse helpt je die blinde vlek te verkleinen.
Voor MKB-bedrijven is dit extra relevant. Grote bedrijven hebben vaak vaste patronen in hoe zij inschrijven: standaard referenties, herkenbare werkwijzen, vaste prijsniveaus. Als je die patronen kent, kun je gericht positioneren. Soms is dat hogere kwaliteit en een hogere prijs. Soms is het bewust scherp prijzen op een categorie die de grote spelers niet interessant vinden.
Een competitieanalyse bestaat uit meerdere lagen. De eerste laag is marktkennis: wie is er actief in dit segment, wie heeft vergelijkbare opdrachten gewonnen bij vergelijkbare aanbesteders? Dat is openbare informatie. Via TenderNed, DICO en de websites van opdrachtgevers zijn veel gunningsberichten openbaar. Je kunt zien wie de opdracht heeft gekregen, soms ook voor welk bedrag.
De tweede laag is gedragsanalyse. Hoe schrijft concurrent X typisch in? Scoren ze hoog op kwaliteit en laag op prijs, of andersom? Welke referenties gebruiken ze consistent? Als je weet dat een bepaalde concurrent altijd op prijs wint maar zwak scoort op methodologie, weet je dat je op dat tweede criterium het verschil kunt maken, mits de weging dat rechtvaardigt.
Een voorbeeld: een adviesbureau schrijft in op een organisatie-adviesopdracht van een provincie. Uit de competitieanalyse blijkt dat twee grote consultancypartijen bijna zeker ook inschrijven. Die zijn duur, hebben brede reputaties maar weinig specialistische kennis van provinciale organisaties. Het MKB-bureau kiest bewust voor een scherpe prijs op de vaste kosten en zet hard in op specifieke kennis van de doelgroep in het plan van aanpak. Dat onderscheid is doorslaggevend bij de beoordeling.
De derde laag is inschatting van het verwachte prijsniveau. Als je weet wat vergelijkbare opdrachten bij vergelijkbare aanbesteders hebben opgeleverd, kun je een realistisch beeld vormen van het prijsbereik waarin concurrenten zullen inschrijven. Dat is de basis voor de methodiek "prijs naar winnen": niet raden wat de goedkoopste prijs is, maar redeneren vanuit marktinformatie naar een prijs die winnend is zonder onnodig in te leveren op marge.
Een kanttekening: een competitieanalyse is altijd een inschatting, geen zekerheid. De markt verandert. Een concurrent die altijd op kwaliteit scoorde, kan door capaciteitsproblemen ineens wegblijven. Een nieuwe speler kan opduiken met een agressieve prijs. Gebruik de analyse als input voor je strategie, niet als garantie.
Bouw een structureel dossier per concurrent op. Noteer na elke aanbesteding wie er ook heeft ingeschreven, wat de uitslag was en welke informatie je hebt over hun aanpak. Na twee jaar heb je een waardevolle kennisbank die je bij elke nieuwe tender kunt raadplegen.
Gebruik debriefings actief voor competitie-inzicht. Na een verloren aanbesteding heb je recht op een toelichting over je eigen score. Vraag daarbij ook naar de score van de winnaar op de afzonderlijke criteria. Dat geeft je direct inzicht in waar de concurrent je heeft verslagen en of dat structureel is of eenmalig.
Koppel de competitieanalyse aan je go-no-go-beslissing. Als uit de analyse blijkt dat twee partijen met diepe relaties bij de aanbesteder al jaren de opdrachten in dit segment winnen, is dat relevante informatie voor de vraag of je tijd wilt investeren in een volledige inschrijving. Een competitieanalyse is niet alleen nuttig voor het schrijven zelf, maar ook voor de beslissing of je uberhaupt meedoet.
Wees realistisch over wat je kunt weten. Niet alle informatie is openbaar. Je kunt concurrenten niet bellen om te vragen wat ze gaan bieden. Wat je wel kunt doen is systematisch de openbare informatie benutten, netwerken in de sector en scherp letten op signalen in de aanbestedingsdocumenten zelf: welke referenties worden gevraagd, welke ervaring staat centraal, welk type organisatie past het beste in het beeld dat de aanbesteder schetst.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012