Een aanbestedingsdossier is het volledige pakket dat je indient als je meedoet aan een aanbesteding. Het is de bundeling van alle documenten die de opdrachtgever vraagt: van de eigen verklaring tot het kwaliteitsplan, van het ingevulde prijzenblad tot de vereiste bijlagen.
Elk document in het dossier heeft een functie. Samen vormen ze het bewijs dat jij voldoet aan de eisen en dat jouw aanbieding de beste is. Een onvolledig dossier leidt vrijwel altijd tot uitsluiting, ook als de inhoud uitstekend is.
De exacte samenstelling verschilt per aanbesteding, maar de meeste dossiers bevatten dezelfde bouwstenen.
De eigen verklaring of UEA is het startpunt. Daarin verklaar je dat je voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Bij Europese aanbestedingen is dit het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
Het prijzenblad bevat je financiele aanbieding. Vaak een vaste template die je invult. Soms uitgebreid met eenheidsprijzen of een breakdown per activiteit.
Het kwaliteitsplan of plan van aanpak is de plek waar je laat zien hoe je de opdracht uitvoert. Dit is het deel waar je de meeste tijd in steekt en waar EMVI-punten te verdienen zijn.
Referentiebeschrijvingen tonen je ervaring. Je laat zien dat je vergelijkbare opdrachten eerder hebt uitgevoerd, inclusief opdrachtgever, omvang en contactpersoon voor verificatie.
Aanvullende bijlagen variëren per opdracht: certificaten (ISO, VCA, FSC), een organogram, cv's van sleutelpersonen, een sociaal plan, of een CO2-reductieplan.
Werk altijd vanuit de inhoudsopgave die de aanbesteder verstrekt. Als die er niet is: maak er zelf een en volg de volgorde van de leidraad. Beoordelaars beoordelen meerdere dossiers en lopen een vast stramien af. Als jouw document op de verkeerde plek zit, wordt het gemist.
Geef elk document een duidelijke naam die overeenkomt met wat de aanbesteder vraagt. "Bijlage 3 Plan van Aanpak" in plaats van "PvA_v3_definitief_NIEUW.docx". Gebruik paginanummers. Houd je aan eventuele pagina- of woordlimieten.
Loop je dossier de dag voor de deadline door alsof je de beoordelaar bent. Staan alle verplichte bijlagen erbij? Zijn alle handtekeningen gezet? Klopt het versienummer op het prijzenblad?
De meest voorkomende uitsluitingsgrond is een ontbrekend of fout ingevuld document, niet een slechte aanbieding. Bouw een interne checklist die je bij elke inschrijving doorloopt.
Bewaar na de indiening altijd een kopie van het volledige ingediende dossier. Bij vragen van de opdrachtgever, bij een debriefing, of bij een klacht heb je het originele dossier nodig zoals het is ingediend.
Gerelateerde begrippen: UEA, Plan van aanpak, Prijzenblad, Eigen verklaring, Knock-out criteria.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012