Beschrijvend document

Wat is een beschrijvend document?

Het beschrijvend document is het uitgebreide aanbestedingsdocument waarin de aanbestedende dienst alle relevante informatie bundelt die inschrijvers nodig hebben om een aanbieding op te stellen. Het bevat de technische specificaties van de opdracht, de procedurele spelregels, de eisen aan de inschrijver, de gunningscriteria en de contractvoorwaarden. Het beschrijvend document vormt samen met eventuele bijlagen de complete informatiebasis voor je inschrijving.

De term "beschrijvend document" wordt vooral gebruikt bij niet-openbare procedures en de concurrentiegerichte dialoog, waar het document wordt verstrekt aan de geselecteerde kandidaten na de selectiefase. Bij openbare procedures spreekt men vaker van de aanbestedingsleidraad, hoewel de inhoud grotendeels overeenkomt. In de praktijk worden beide termen regelmatig door elkaar gebruikt. Het verschil zit voornamelijk in de procedure: bij een niet-openbare procedure ontvang je het beschrijvend document pas nadat je bent geselecteerd op basis van de selectieleidraad.

Een beschrijvend document kan bij complexe aanbestedingen tientallen tot honderden pagina's beslaan. Het bevat doorgaans de opdrachtomschrijving, het Programma van Eisen, de minimumeisen en wensen, de gunningscriteria met wegingsfactoren, de beoordelingsmethodiek, de conceptovereenkomst, de planning, de indieningsvereisten en verwijzingen naar relevante bijlagen. Elk van deze onderdelen bevat informatie die direct van invloed is op de inhoud en opbouw van je inschrijving.

Waarom is het beschrijvend document belangrijk bij aanbestedingen?

Het beschrijvend document is de enige officiele bron van informatie over de opdracht en de procedure. Alles wat niet in het document staat (of in de bijlagen en de Nota van Inlichtingen), bestaat juridisch gezien niet. Als een opdrachtgever mondeling iets anders zegt dan wat in het beschrijvend document staat, geldt het geschreven document. Dit maakt een grondige analyse van het document niet alleen verstandig, maar noodzakelijk.

Voor mkb-bedrijven die voor het eerst meedoen aan een niet-openbare procedure kan het beschrijvend document overweldigend zijn. De sleutel is structuur: werk het document onderdeel voor onderdeel door en maak per sectie aantekeningen over wat er van je wordt gevraagd. Begin altijd met de gunningscriteria en hun wegingsfactoren, want die bepalen je schrijfstrategie. Werk daarna de eisen en indieningsvereisten door, zodat je weet aan welke randvoorwaarden je moet voldoen voordat je een letter schrijft.

Tips voor inschrijvers

• Begin bij de gunningscriteria, niet bij pagina een — De gunningscriteria en hun wegingsfactoren bepalen waar de punten liggen; lees deze eerst om je schrijfstrategie te bepalen voordat je de rest van het document doorneemt.
• Maak een eisenregister met verwijzingen — Noteer elke eis met het paginanummer, het type (knockout of wens) en je eigen bewijsstuk, zodat je bij het schrijven niets over het hoofd ziet.
• Lees het document samen met de conceptovereenkomst — De contractvoorwaarden in de conceptovereenkomst bevatten risico's en verplichtingen die je mee moet nemen in je prijscalculatie en risicoanalyse.
• Markeer tegenstrijdigheden en onduidelijkheden direct — Noteer inconsistenties tussen verschillende onderdelen van het document en stel hierover gerichte vragen in de Nota van Inlichtingen voordat de deadline verstrijkt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een beschrijvend document en een aanbestedingsleidraad?

In de kern bevatten beide documenten dezelfde informatie: de spelregels, eisen en criteria van de aanbesteding. Het verschil is procedureel. De aanbestedingsleidraad wordt doorgaans gebruikt bij openbare procedures en is vanaf het begin beschikbaar voor alle gegadigden. Het beschrijvend document wordt specifiek verstrekt aan geselecteerde kandidaten na de selectiefase van een niet-openbare procedure. Bij veel aanbestedingen zijn de termen in de praktijk inwisselbaar.

Mag ik aanvullende informatie opvragen die niet in het beschrijvend document staat?

Ja, via de Nota van Inlichtingen kun je vragen stellen en om verduidelijking verzoeken. De antwoorden worden aan alle gegadigden verstrekt en worden onderdeel van het beschrijvend document. Informatie die je via andere kanalen ontvangt (bijvoorbeeld telefonisch of via een accountmanager) heeft geen juridische status en mag niet als basis dienen voor je inschrijving.

Meer weten?

Bekijk onze blogs over aanbestedingen voor praktische tips, of neem contact op met TenderGrowth voor persoonlijk advies.