De dialoogfase is het hart van de concurrentiegerichte dialoog. Het is de fase waarin geselecteerde gegadigden in gesprek gaan met de aanbestedende dienst om samen tot een oplossing te komen voor een complex vraagstuk. Geen eenrichtingsverkeer. Echt gesprek, aan tafel, met de mensen die het besluit nemen.
Bij de meeste aanbestedingsprocedures is communicatie eenrichtingsverkeer. Bij de dialoogfase is dat precies andersom.
De dialoogfase bestaat omdat sommige opdrachten te complex zijn om vooraf dicht te timmeren. De opdrachtgever weet wat het probleem is, maar niet welke oplossing het beste past.
Voor MKB-bedrijven is de dialoogfase zowel een kans als een uitdaging. Het is een kans omdat je je expertise kunt tonen in direct gesprek. De uitdaging zit in de investering. Dialoogrondes kosten tijd, voorbereiding en mankracht.
De dialoogfase begint nadat de selectie is afgerond. Meestal worden drie tot vijf gegadigden geselecteerd. Met deze partijen gaat de aanbestedende dienst in gesprek. Elke partij krijgt een eigen dialoogsessie. Vertrouwelijkheid is wettelijk gegarandeerd.
De dialoog verloopt in rondes. Na elke ronde kan de aanbestedende dienst het aantal deelnemers terugbrengen.
Een voorbeeld. Een waterschap wil een nieuw gemaal bouwen dat ook energie opwekt. Het waterschap selecteert vier ingenieursbureaus voor de dialoog. In de eerste ronde presenteert elk bureau zijn visie op de technische haalbaarheid. Na de eerste ronde vallen twee partijen af. De overgebleven twee werken hun concept verder uit in een tweede ronde.
De dialoogfase eindigt altijd met een uitnodiging tot inschrijving. De dialoog zelf is geen inschrijving.
De aanbestedende dienst mag geen vertrouwelijke informatie van de ene deelnemer delen met de andere. In de praktijk is het verstandig om niet alles op tafel te leggen. Bewaar je unieke oplossing voor de inschrijving.
Kan de aanbestedende dienst de eisen tussentijds aanpassen? Ja. Dat is zelfs het hele punt. Na de dialoogfase stelt de aanbestedende dienst de definitieve eisen vast.
Toch is er een grens. De wezenlijke kenmerken van de opdracht mogen niet wijzigen.
Bereid elke dialoogronde voor alsof het een examen is. Neem je inhoudelijke experts mee. De opdrachtgever wil praten met mensen die het werk gaan doen.
Luister meer dan je praat. Stel open vragen. Waarom is dit een prioriteit? Wat ging er mis bij de vorige opdrachtnemer? De antwoorden zijn meer waard dan welk bestek dan ook.
Vraag naar een tenderkostenvergoeding als die niet is opgenomen. De dialoogfase vraagt een forse investering. Niet beschaamd. Gewoon zakelijk.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012