Selectiefase

De selectiefase is de voorronde van een niet-openbare procedure, waarin de opdrachtgever een beperkt aantal kandidaten kiest voordat hij de aanbestedingsstukken verstuurt. Alleen gegadigden die deze fase succesvol doorlopen, ontvangen de uitnodiging tot inschrijving en mogen een offerte indienen.

Waarom is de selectiefase belangrijk bij aanbestedingen?

Wie de selectiefase mist, wordt uitgesloten voordat hij ook maar een letter van het bestek heeft gezien. Dat is een cruciaal verschil met de openbare procedure, waarbij iedereen direct kan inschrijven. De selectiefase bepaalt dus wie mag meedingen, terwijl de gunningsfase bepaalt wie wint. Bij grote Europese opdrachten op TenderNed hanteren opdrachtgevers de niet-openbare procedure om het aantal inschrijvers te beperken tot drie tot vijf serieuze kandidaten.

Hoe werkt de selectiefase in de praktijk?

De opdrachtgever publiceert een selectieleidraad met de geschiktheidseisen waaraan kandidaten moeten voldoen. Geïnteresseerde partijen sturen een selectiedossier in, dat de opdrachtgever beoordeelt en scoort. De best scorende kandidaten, doorgaans drie tot vijf, ontvangen daarna de uitnodiging tot inschrijving (UTI). Pas dan begint het eigenlijke inschrijfproces.

• De selectieleidraad bevat technische geschiktheidseisen, financiële eisen en soms al een indicatie van de gunningscriteria.
• Het selectiedossier bestaat meestal uit referentieprojecten, financiële jaarcijfers en relevante certificaten zoals ISO 9001 of VCA.
• Opdrachtgevers moeten de selectie onderbouwen via een motiveringsplicht, zodat afgewezen kandidaten bezwaar kunnen maken.
• De selectiefase wordt ook toegepast bij de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure.

Hoe onderscheid je je in de selectiefase?

Een sterk referentiedossier is de kern van een succesvolle selectie, want alle kandidaten voldoen doorgaans aan de minimumeisen. Het verschil zit in de kwaliteit en relevantie van de aangeleverde projectbeschrijvingen en de manier waarop die aansluiten op de specifieke opdracht. Voeg bij elke referentie een opdrachtgeversverklaring toe die de omvang, doorlooptijd en resultaten concreet bevestigt. Een korte motivatiebrief, als de selectieleidraad die toestaat, biedt extra ruimte om te laten zien waarom jouw organisatie de meest passende kandidaat is.