Disproportionele eisen zijn eisen in een aanbesteding die niet in redelijke verhouding staan tot wat de opdracht vraagt. Een opdracht voor het schoonmaken van een gemeentehuis mag niet dezelfde eisen stellen als een miljoenencontract voor infrastructuur. Toch gebeurt dat. Regelmatig.
De kern is simpel: elke eis die een aanbestedende dienst stelt, moet passen bij de omvang, complexiteit en risico's van de opdracht. Een omzeteis van twee miljoen euro bij een contract van driehonderdduizend euro is niet proportioneel. Een verplichting om drie vergelijkbare referenties aan te leveren bij een standaard schoonmaakopdracht kan proportioneel zijn. Diezelfde eis bij een eenmalige kleine dienstverlening van veertigduizend euro wordt al twijfelachtig.
Het begrip is verankerd in artikel 1.10 van de Aanbestedingswet 2012, dat aanbestedende diensten verplicht de Gids Proportionaliteit toe te passen. Die gids is geen vrijblijvend advies. Het principe is "pas toe of leg uit": wijk je af, dan moet je dat motiveren.
Disproportionele eisen sluiten bedrijven uit. Vooral kleinere ondernemingen worden geraakt. Een MKB-bedrijf met vijftien medewerkers en een jaaromzet van achthonderdduizend euro kan niet voldoen aan een omzeteis van drie miljoen. Niet omdat het bedrijf de opdracht niet aankan, maar omdat de drempel willekeurig hoog is gelegd.
Dit is geen theoretisch probleem. In 2024 blokkeerde de voorzieningenrechter een IT-aanbesteding van de Rijksoverheid omdat de risicoverdeling in het contract disproportioneel was. De overheid legde vrijwel alle projectrisico's bij de opdrachtnemer, zonder dat de omvang van de opdracht dat rechtvaardigde. De rechter oordeelde dat geen redelijk denkende inschrijver dat risicoprofiel kon accepteren.
En het gaat verder dan uitsluiting. Disproportionele eisen leiden tot minder concurrentie. Minder inschrijvers betekent hogere prijzen voor de opdrachtgever en minder innovatie. Iedereen verliest.
Toch is het niet zwart-wit. Sommige opdrachten vragen strenge eisen. Een aanbesteding voor de bouw van een tunnel mag hoge eisen stellen aan ervaring en financiele draagkracht. De vraag is altijd: past de eis bij deze specifieke opdracht? Die afweging is soms lastig en leidt regelmatig tot discussie tussen opdrachtgevers en marktpartijen.
De Gids Proportionaliteit geeft concrete handvatten. Voor omzeteisen geldt als vuistregel: maximaal driemaal de jaarlijkse opdrachtwaarde. Bij een opdracht van tweehonderdduizend euro per jaar is een omzeteis van zeshonderdduizend euro het maximum. Hogere eisen moet de aanbestedende dienst onderbouwen.
Voor referentie-eisen geldt iets vergelijkbaars. De gids raadt aan om maximaal vijf referenties te vragen, en de omvang van die referenties af te stemmen op de opdracht. Een referentie die zestig procent van de opdrachtwaarde vertegenwoordigt, is doorgaans proportioneel. Een referentie die honderd procent of meer van de opdrachtwaarde moet dekken, is dat vaak niet.
Een concreet voorbeeld. Gemeente Almere besteedt groenonderhoud aan voor een periode van vier jaar, totale waarde 1,2 miljoen euro. In de aanbestedingsstukken staat een omzeteis van vijf miljoen euro en de eis om drie referenties aan te leveren van minimaal vijfhonderdduizend euro per stuk. Een hoveniersbedrijf met een jaaromzet van 1,5 miljoen en ruime ervaring met gemeentelijk groenonderhoud kan niet inschrijven. De omzeteis is ruim zestien keer de jaarlijkse opdrachtwaarde in plaats van maximaal drie keer. En de referentie-eis sluit het bedrijf uit ondanks jarenlange relevante ervaring met kleinere contracten.
Het bedrijf kan via de Nota van Inlichtingen bezwaar maken en verwijzen naar voorschrift 3.5B van de Gids Proportionaliteit. Vaak leidt dat tot aanpassing. Maar niet altijd.
Het gaat niet alleen om omzet en referenties. Disproportionaliteit kan ook zitten in:
Herken disproportionele eisen vroeg. Lees de aanbestedingsstukken kritisch zodra ze beschikbaar zijn en toets de eisen aan de Gids Proportionaliteit. Wacht niet tot de sluitingsdatum nadert.
Stel gerichte vragen via de Nota van Inlichtingen. Verwijs specifiek naar de relevante voorschriften uit de Gids Proportionaliteit. Een vraag als "kunt u toelichten hoe de omzeteis van vier miljoen euro zich verhoudt tot voorschrift 3.5B van de Gids Proportionaliteit, gezien de jaarlijkse opdrachtwaarde van driehonderdduizend euro?" is krachtiger dan een algemene klacht.
Overweeg een klacht bij de Commissie van Aanbestedingsexperts als de aanbestedende dienst niet beweegt. Het advies van de commissie is niet bindend, maar heeft in de praktijk invloed. Aanbestedende diensten willen negatieve adviezen vermijden.
Maar wees ook realistisch. Niet elke strenge eis is disproportioneel. Als een opdracht specifieke expertise vereist die maar een beperkt aantal partijen heeft, kunnen strengere selectiecriteria gerechtvaardigd zijn. De afweging draait altijd om de verhouding tussen de eis en de opdracht.
Documenteer alles. Als je uiteindelijk naar de rechter stapt, is een dossier met je vragen via de Nota van Inlichtingen, de reacties van de aanbestedende dienst en je eigen berekeningen van de proportionaliteit je belangrijkste wapen.
Wil je weten of de eisen in een aanbesteding proportioneel zijn? Neem contact op voor een snelle analyse.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012