Een herstelmogelijkheid is de kans die een inschrijver krijgt om een fout of onvolkomenheid in de inschrijving te corrigeren nadat deze is ingediend. Het gaat om het rechtzetten van gebreken die de inschrijving formeel ongeldig of onvolledig maken, zonder dat de inhoud van de aanbieding wezenlijk verandert.
Klinkt simpel. Is het niet.
Iedereen maakt fouten. Een vergeten handtekening, een bijlage die niet is meegestuurd, een verkeerd format. Bij aanbestedingen kan zo'n fout fataal zijn. Je inschrijving wordt terzijde gelegd, ongeacht hoe goed je inhoudelijke aanbieding is. Maanden werk, weg.
Voor MKB-bedrijven weegt dit extra zwaar. Grote organisaties hebben aanbestedingsafdelingen die elke inschrijving dubbelchecken. Als je met een team van drie mensen werkt, is de kans op een administratieve fout gewoon groter.
De vraag of je een fout mag herstellen raakt direct aan het gelijkheidsbeginsel. Als inschrijver A een fout mag herstellen en inschrijver B niet, is er geen gelijk speelveld meer.
Het Europese Hof van Justitie heeft in het SAG-arrest (2012) en het Manova-arrest (2013) de kaders geschetst. De hoofdregel: een inschrijving mag na de sluitingsdatum niet meer worden gewijzigd of aangevuld. Maar een eenvoudige verduidelijking of het rechtzetten van een kennelijke materiiele fout kan wel, mits aan drie voorwaarden is voldaan.
Ten eerste mag het herstel niet leiden tot een wezenlijk nieuwe inschrijving. Ten tweede moet de aanbestedende dienst alle inschrijvers gelijk behandelen. Ten derde moet de aanbestedingsleidraad het herstel niet expliciet uitsluiten.
Hier zit de spanning. Veel aanbestedingsleidraden bevatten een bepaling als: "Onvolledige inschrijvingen worden terzijde gelegd." Punt.
Een voorbeeld. Een ingenieursbureau schrijft in op een ontwerpopdracht. De inschrijving is inhoudelijk sterk. Maar het UEA is niet ondertekend door de bestuurder, alleen door de projectleider. De gemeente legt de inschrijving terzijde. Het bureau stapt naar de rechter. De voorzieningenrechter oordeelt dat de gemeente te streng is.
Maar een andere rechter, in een vergelijkbare zaak, oordeelde precies andersom. Welkom in het aanbestedingsrecht.
Herstel is meestal toegestaan bij: ontbrekende handtekeningen, verkeerde bestandsformaten, niet-meegestuurde bijlagen die al voor de sluitingsdatum bestonden, of rekenfouten in de prijslijst die objectief verifieerbaar zijn.
Herstel is meestal niet toegestaan bij: het alsnog indienen van inhoudelijke documenten, het wijzigen van prijzen, het toevoegen van referenties die niet in de oorspronkelijke inschrijving stonden.
De kern is steeds dezelfde vraag: verandert de inhoud van de aanbieding door het herstel? Zo nee, dan kan het. Zo ja, dan niet.
Voorkom dat je een herstelmogelijkheid nodig hebt. Dat begint bij een goede checklist. Laat iemand anders de laatste controle doen. Frisse ogen zien wat jij over het hoofd kijkt.
Lees de leidraad op bepalingen over herstel. Sommige aanbestedende diensten sluiten herstel categorisch uit. Andere bieden expliciet een hersteltermijn van 48 uur.
En als het misgaat: reageer snel en professioneel. Neem direct contact op met de aanbestedende dienst. Leg uit wat er is fout gegaan. Bied aan om het gebrek binnen een korte termijn te herstellen. Het is geen recht. Het is een mogelijkheid.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012