Een liquiditeitseis is een financiele geschiktheidseis die aanbestedende diensten stellen om zekerheid te krijgen dat een inschrijver de opdracht daadwerkelijk kan uitvoeren zonder liquiditeitsproblemen. De eis richt zich op de verhouding tussen vlottende activa en kortlopende verplichtingen van een onderneming, uitgedrukt als de current ratio of de quick ratio.
De current ratio deelt vlottende activa door kortlopende schulden. Een uitkomst van 1,0 of hoger betekent dat de onderneming haar kortetermijnverplichtingen kan dekken met haar vlottende activa. Aanbestedende diensten hanteren vaak een minimumeis van 1,0 of 1,2, afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht.
Overheidsopdrachten kennen vaak betalingsstructuren waarbij je als opdrachtnemer vooruit moet financieren. Kosten worden gemaakt voordat de declaratie wordt ingediend, en facturen worden pas na goedkeuring betaald. Dat vereist een gezonde liquiditeitspositie. Een aanbestedende dienst wil voorkomen dat een opdrachtnemer halverwege de uitvoering in betalingsproblemen raakt.
Dat maakt de liquiditeitseis begrijpelijk. Tegelijkertijd is er een keerzijde. De eis wordt lang niet altijd proportioneel gesteld. Een opdracht van drie ton omzet met een liquiditeitseis die in de praktijk alleen door bedrijven met een balanstotaal van een miljoen euro wordt gehaald, sluit mkb-inschrijvers effectief uit. Of dat proportioneel is, valt te betwisten. De Gids Proportionaliteit geeft aanbestedende diensten houvast, maar er is ruimte voor interpretatie.
Als je merkt dat een liquiditeitseis naar jouw inzicht te hoog is gesteld, kun je dat aankaarten via de nota van inlichtingen. Vraag om onderbouwing van de eis in relatie tot de opdrachtsomvang. Soms leidt dat tot bijstelling.
De liquiditeitseis wordt aangetoond via de meest recente jaarrekening of een accountantsverklaring. In de eigen verklaring bevestig je dat je aan de eis voldoet. Na de voorlopige gunning vraagt de aanbestedende dienst de bewijsstukken op ter verificatie.
Voorbeeld: een waterschap schrijft een onderhoudsopdracht aan voor drie jaar, met een jaarlijkse contractwaarde van 400.000 euro. In de aanbestedingsdocumenten staat een minimale current ratio van 1,1 over het laatste boekjaar. Als inschrijver download je de aanbestedingsdocumenten, check je de eis tegen je meest recente jaarrekening en neemt dat mee in je go/no-go beslissing. Als je ratio uitkomt op 0,95, weet je dat je niet voldoet en moet je nagaan of een beroep op derden een oplossing biedt.
Die route, een beroep op derden, is uitdrukkelijk toegestaan. Je kunt de financiele draagkracht van een moederbedrijf, een groepsvennootschap of zelfs een externe partij inzetten om aan de liquiditeitseis te voldoen. Voorwaarde is dat je aantoont dat die partij zijn financiele middelen daadwerkelijk ter beschikking stelt voor de uitvoering van de opdracht. Een blote verklaring is onvoldoende. Je hebt een bindende verklaring nodig van de derde partij, soms aangevuld met een garantiestelling.
Let op het verschil tussen een current ratio-eis en een quick ratio-eis. De quick ratio sluit voorraden uit van de vlottende activa. Voor bedrijven met grote voorraden is dat een strengere maatstaf. Lees de aanbestedingsdocumenten dus nauwkeurig om te begrijpen welke ratio gevraagd wordt.
Bereken je ratio's aan het begin van elk jaar, zodra de jaarrekening beschikbaar is. Zo weet je vooraf of je aan liquiditeitseisen voldoet en voorkom je verrassingen bij de verificatie na een voorlopige gunning.
Als je structureel net onder de gangbare ratio-drempels zit, bespreek dan intern of het beroep-op-derden-traject een structurele optie is. Voor groepen met meerdere vennootschappen is een concerngarantie soms de meest logische weg.
Vraag altijd om de onderbouwing van een liquiditeitseis als die buitenproportioneel lijkt. Aanbestedende diensten zijn verplicht eisen te motiveren. Een vraag in de nota van inlichtingen legt die verplichting bloot en kan leiden tot een verlaging of verduidelijking van de eis.
Bewaar je jaarrekeningen en eventuele accountantsverklaringen altijd digitaal en geordend. Bij verificatie na gunning heb je weinig tijd. Wie zijn documentatie op orde heeft, mist die deadline niet.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012