Een marktverkenning is het onderzoek dat een aanbestedende dienst uitvoert voordat de formele aanbestedingsprocedure begint. Ze willen weten wat er op de markt bestaat, wat het kost en hoe anderen het hebben opgelost. Niet elke marktverkenning leidt direct tot een aanbesteding. Maar als ze dat wel doet, bepaalt de verkenningsfase flink mee hoe het bestek eruitziet.
De periode voor de aankondiging is de meest onderschatte fase voor inschrijvers. Wie pas leest als de aankondiging op TenderNed staat, is te laat om nog invloed te hebben op de eisen en criteria.
Tijdens een marktverkenning kunnen aanbestedende diensten contact opnemen met potentiële leveranciers. Ze sturen soms een Request for Information (RFI), organiseren een informatiedag of voeren informele gesprekken. Die momenten zijn goud. Je kunt je expertise tonen, de opdrachtgever leren begrijpen en subtiel sturen op criteria waar jij sterk in bent.
Maar. Er zit een risico aan. Als een opdrachtgever jou te intensief betrekt bij het opstellen van de eisen, kan dat leiden tot uitsluiting wegens "betrokkenheid bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure". Dat is geregeld in de Aanbestedingswet. De opdrachtgever moet dan maatregelen nemen om concurrentievervalsing te voorkomen. In de praktijk betekent dit dat informatie die je hebt gedeeld ook aan andere gegadigden wordt verstrekt.
Een voorbeeld: een waterschap wil een nieuw monitoringssysteem voor waterkwaliteit. Ze weten niet goed wat de huidige stand van techniek is. Ze sturen een RFI naar tien leveranciers en organiseren vervolgens een marktdag. Leveranciers presenteren hun oplossingen. Drie maanden later verschijnt de aankondiging op TenderNed, en je ziet in het bestek duidelijk terug welke terminologie uit de marktdag is overgenomen.
Zo werkt het. Aanbestedende diensten absorberen wat ze horen en vertalen dat naar eisen. Wie niet aanwezig was op die marktdag, schrijft in op een bestek dat deels door concurrenten is ingekleurd.
Marktverkenningen zijn niet altijd formeel. Soms is het gewoon een telefoontje van een inkoper die vraagt of jij iets kent in de markt. Of een LinkedIn-berichtje. Wees alert op die momenten en reageer altijd serieus, ook als het informeel aanvoelt.
Zoek actief naar signalen van aankomende aanbestedingen. Begrotingsstukken, beleidsplannen en raadsnotulen van gemeenten zijn openbaar. Ze verraden vaak al een jaar van tevoren wat er gaat komen.
Reageer op elke RFI die je ontvangt. Niet met een verkooppraatje, maar met inhoud. Laat zien dat je het probleem begrijpt. Dat is de enige manier om invloed te hebben op de criteria die later worden opgesteld.
Documenteer elk contact met de opdrachtgever zorgvuldig. Mocht later in de procedure de vraag opkomen of er sprake is van ongeoorloofde betrokkenheid, dan heb je een helder dossier van wat er is besproken en gedeeld.
Bron: Aanbestedingswet 2012
Bron: Aanbestedingswet 2012