Relatieve beoordeling

Wat is relatieve beoordeling?

Bij relatieve beoordeling worden inschrijvingen niet beoordeeld op basis van een vaste norm, maar in verhouding tot elkaar. De inschrijver met de beste prestatie op een criterium scoort het maximum aantal punten. De anderen scoren naar rato, afhankelijk van hoe dicht ze bij die beste inschrijving zitten.

Dit staat tegenover absolute beoordeling, waarbij je punten krijgt op basis van een vooraf vastgestelde rubric. Bij absolute beoordeling weet je van tevoren hoeveel punten een bepaald antwoord oplevert. Bij relatieve beoordeling weet je dat pas nadat alle inschrijvingen zijn vergeleken.

Hoe werkt het rekenkundig?

Een veelgebruikte formule bij relatieve beoordeling is:

Punten inschrijver = (Waarde inschrijver / Beste waarde) × Maximale punten

Stel: drie inschrijvers bieden een doorlooptijd van 12, 10 en 8 weken. De maximumscore is 20 punten. Dan scoort de snelste (8 weken) 20 punten. De inschrijver met 10 weken scoort (8/10) × 20 = 16 punten. De trage inschrijver (12 weken) scoort (8/12) × 20 ≈ 13,3 punten.

De formule werkt anders bij criteria waarbij een lagere waarde beter is (zoals doorlooptijd of prijs) dan bij criteria waarbij een hogere waarde beter is (zoals beschikbare uren of capaciteit).

Wanneer wordt relatieve beoordeling gebruikt?

Relatieve beoordeling zie je het meest bij kwantificeerbare criteria: prijs, doorlooptijd, capaciteit, CO2-score, garantietermijn. Het systeem werkt minder goed voor kwalitatieve criteria zoals kwaliteitsplannen of visiedocumenten, omdat die moeilijk in een eenduidige numerieke waarde zijn uit te drukken.

Sommige opdrachtgevers combineren relatieve beoordeling (voor prijs en meetbare KPI's) met een absoluut beoordelingssysteem (voor kwaliteitsonderdelen). Dit hybride systeem wordt steeds vaker toegepast.

Wat zijn de gevolgen voor je strategie?

Bij relatieve beoordeling hangt je score af van wat de concurrentie doet. Dit heeft directe gevolgen voor hoe je een aanbieding opbouwt:

• Je weet van tevoren niet wat de winnende waarde is
• Een agressieve inschrijver kan jouw score omlaag trekken zonder dat je iets verkeerd hebt gedaan
• Het loont om te schatten waar concurrenten op zullen inschrijven

Dit maakt marktkennis en sector-inzicht waardevol. Wie weet wat gebruikelijke doorlooptijden of marktprijzen zijn, kan inschatten hoeveel ruimte er is om te scherpen zonder onverantwoorde risico's te nemen.

Risico's van relatieve beoordeling

Het systeem kent ook nadelen. Als één inschrijver extreem laag inschrijft op prijs (en later niet kan leveren), kan de rest van het veld benadeeld worden door een vertekende vergelijking. Ook kan een kleine marktverstoring grote scoreverschillen opleveren.

Vanwege deze kwetsbaarheid vragen aanbestedingsrechtadvocaten en marktpartijen soms om aanpassing of begrenzing van relatieve beoordelingssystemen. In sommige aanbestedingen worden uitschieters buiten beschouwing gelaten via een bandbreedte.

Wat moet je weten als inschrijver?

• Lees de formule goed. Staat die niet in het document? Dan zijn opdrachtgevers verplicht die te geven. Zonder formule kun je niet strategisch plannen.