Aanbestedingskalender 2026: zo plan je je tenderstrategie

Elk jaar in januari hetzelfde verhaal. Je hebt goede bedoelingen. Dit jaar ga je gerichter inschrijven, slimmer kiezen, minder verspillen aan kansloze tenders. En dan komt februari, en je bent al aan het rennen achter twee deadlines tegelijk.

De reden is altijd hetzelfde: geen agenda. Geen overzicht. Geen plan.

Een aanbestedingskalender lost dat op. Niet als magische tool, maar als discipline. Dit artikel laat zien hoe je er een bouwt die werkt voor 2026, en hoe je hem gebruikt om per kwartaal slimmer te opereren.

Waarom de meeste bedrijven zonder aanbestedingskalender werken

Tenders lijken onvoorspelbaar. Ze verschijnen op TenderNed zonder waarschuwing. Je weet nooit precies wanneer iets komt. Dus waarom zou je plannen?

Dat klopt voor een deel. Maar voor een veel groter deel klopt het niet. De meeste aanbestedingen volgen een herkenbaar patroon. Gemeenten geven hun inkoop-agenda vrij. Rijksdiensten publiceren meerjarige inkoopkalenders. Contracten lopen af op vaste momenten. Wie dat bijhoudt, heeft geen agenda van kansen nodig. Hij heeft een eigen agenda die die kansen al bevat.

Het nadeel van reactief werken is niet alleen dat je laat bent. Het is dat je je capaciteit niet kunt plannen. Je krijgt drie interessante tenders gelijktijdig, en je hebt de mensen niet. Of je hebt ruimte maar er is niks. Dat is het gevolg van geen aanbestedingskalender.

De basisstructuur: wat in een goede aanbestedingskalender staat

Een aanbestedingskalender hoeft niet complex te zijn. Vijf kolommen zijn genoeg om te beginnen.

Opdrachtnaam en opdrachtgever: kort en herkenbaar. "Gemeente Utrecht, ICT-beheer" werkt. "Interessant project" niet. Naast die naam zet je een verwachte publicatiedatum, gebaseerd op vorige cycli of inkoopkalenders. Altijd een schatting, nooit een garantie. Zodra de aanbesteding echt verschijnt, vervang je die door de echte inschrijfdeadline.

De vierde kolom is contractwaarde, als ruwe schatting. Die geeft je een snelle filter: is de opdracht groot genoeg om de schrijftijd te rechtvaardigen? De vijfde is status. Volgen, actief, go of no-go. Die kolom vertelt je in een oogopslag wat aandacht vraagt en wat je nog even kunt laten staan.

Voeg een zesde kolom toe als je team groter is: wie is verantwoordelijk? Dan is de kalender ook een capaciteitsplanning.

Waar je de input vandaan haalt

Een aanbestedingskalender vult zichzelf niet. Je hebt drie bronnen nodig.

TenderNed vooraankondigingen

Een vooraankondiging is geen aanbesteding. Het is een signaal. Een opdrachtgever kondigt aan dat hij binnenkort gaat aanbesteden. Soms twee maanden van tevoren, soms zes. Wie die vooraankondigingen volgt via TenderNed-alerts op de juiste CPV-codes, heeft structureel meer voorbereidingstijd dan concurrenten die wachten op de echte publicatie.

Zet dit nu in: ga naar TenderNed, kies de CPV-codes die bij jouw sector horen, activeer e-mailnotificaties. Het kost vijf minuten. Het levert maanden op.

Inkoopkalenders van grote opdrachtgevers

Rijkswaterstaat, ProRail, Rijksvastgoedbedrijf, grote gemeenten en provincies publiceren hun meerjarige inkoopplannen. Die zijn openbaar. Ze staan op hun website of op TenderNed als algemene publicatie.

Maak een lijst van jouw tien meest interessante opdrachtgevers. Zoek hun inkoopplan op. Zet de relevante opdrachten in je aanbestedingskalender. Doe dit eenmalig goed, dan alleen updaten als er iets wijzigt.

Contractlooptijden bijhouden

Een raamovereenkomst loopt gemiddeld vier jaar. Een dienstverleningscontract twee tot drie jaar. Als je weet wanneer een huidig contract afloopt bij een opdrachtgever die voor jou interessant is, kun je de heraanbesteding voorzien.

Hoe kom je aan die informatie? Via TenderNed (elk gepubliceerd contract vermeldt de looptijd) en via de Nota van Inlichtingen van vorige aanbestedingen. En soms gewoon via LinkedIn of de website van de opdrachtgever.

Kwartaalplanning: zo gebruik je de kalender in de praktijk

Een aanbestedingskalender zonder ritme is een spreadsheet die niemand gebruikt. Bouw een vast kwartaalmoment in.

Begin van het kwartaal: strategische update (2 uur)

Bekijk welke tenders dit kwartaal verwacht worden. Welke zijn hoog-prioriteit? Welke passen bij de kernactiviteit? Maak voor elk een voorlopige go/no-go en plan de capaciteit: wie is beschikbaar in welke weken?

Dit is het moment om nee te zeggen. Een tender die je in een vol kwartaal erbij gooit zonder voldoende tijd, lever je halfslachtig in. Dat kost je meer dan de opdracht waard is.

Midden van het kwartaal: tactische check (30 min)

Zijn er onverwachte publicaties bijgekomen? Zijn de voorbereidingen voor de geplande tenders op schema? Zijn er capaciteitsproblemen?

Geen groot moment. Gewoon checken of de realiteit nog klopt met het plan.

Einde van het kwartaal: terugblik (1 uur)

Hoeveel tenders ingeschreven? Hoeveel gewonnen? Wat heeft de meeste tijd gekost? Welke tender had je achteraf moeten laten liggen?

De antwoorden verbeteren je go/no-go criteria voor het volgende kwartaal. Zo wordt de kalender met de tijd steeds scherper.

Veelgemaakte fout: de kalender als wishlist

De meeste bedrijven die beginnen met een aanbestedingskalender, vullen hem vol met te veel. Alles lijkt interessant in januari. Twintig tenders staat genoteerd. Eind maart zijn ze uitgeput en gefrustreerd.

Een aanbestedingskalender is geen verlanglijst. Het is een capaciteitsplan. De vraag is niet "welke tenders willen we doen?" maar "welke tenders kunnen we goed doen, gegeven onze mensen en tijd?"

Een harde vuistregel: plan maximaal anderhalf keer je realistische capaciteit. De helft extra als buffer voor onverwachte kansen. Niet meer.

Specifiek voor 2026: waar je op let

Dit jaar zijn er een paar patronen die je planning concreet beinvloeden.

De gemeenteraadsverkiezingen van 2026 betekenen dat veel gemeenten in het eerste kwartaal nog lopende beleidskaders uitvoeren, maar grote nieuwe meerjarige opdrachten later dit jaar of in 2027 verwacht worden. Als je op gemeentelijke tenders focust, is Q1 en Q2 2026 interessant voor lopende cycli.

De energietransitie en woningbouwopgave blijven grote volumes genereren bij Rijkswaterstaat, provincies en woningcorporaties. Die staan structureel hoog in inkoopkalenders.

Digitalisering van de publieke sector: ICT-tenders bij Rijk en gemeenten blijven groeien. De Wet digitale overheid drijft veel verplichte vernieuwingsprojecten. Als jouw tenderstrategie in dat segment zit, is 2026 een goed jaar om vroeg te beginnen met volgen.

Tools: wat werkt en wat overbodig is

Je hebt geen dure software nodig. Een goed onderhouden spreadsheet met de vijf basiskolommen voldoet voor de meeste MKB-bedrijven. Google Sheets of Excel, gedeeld met het team, met een vaste update-afspraak in de agenda.

Als je groter bent en meer tenders volgt, kijk dan naar tools als Negometrix, TenderApp of Tenderboard. Die koppelen aan TenderNed en sturen alerts op maat. Maar ook die zijn zinloos zonder het bijbehorende proces.

De tool is nooit het probleem. Het ritme wel.

Begin vandaag, niet volgend kwartaal

Je hoeft niet met een perfect systeem te beginnen. Open een spreadsheet. Zet er vijf aanbestedingen in die je dit jaar verwacht. Sla hem op een plek op waar je team hem kan vinden. Zet een kwartaalcheck in de agenda.

Dat is het. De rest bouw je op.

De bedrijven die in 2026 structureel meer tenders winnen, zijn niet de bedrijven met de beste schrijvers of de laagste prijzen. Het zijn de bedrijven die weten wat er komt, genoeg tijd hebben om goed voor te bereiden, en op het juiste moment nee zeggen. Ben je benieuwd hoe inschrijven op overheidsopdrachten werkt? Dat begint met een goed overzicht.

Wil je weten welke tenders in jouw sector dit jaar op de rol staan? Neem contact op met TenderGrowth. We kijken samen naar je pipeline voor 2026.