Go/No-Go analyse aanbesteding: zo maak je de keuze scherp

De meeste MKB-bedrijven die beginnen met aanbestedingen maken dezelfde fout. Ze schrijven in op alles wat langskomt. Elke tender die in de buurt van hun vakgebied ligt krijgt een voorstel. Meer inschrijvingen, meer kans. Toch?

Nee. Precies het tegenovergestelde.

In de praktijk heet het een Go/No-Go analyse. Sommige bureaus noemen het een Bid/No-Bid beslissing. De naam maakt niet uit. Het principe wel: voordat je ook maar een letter schrijft bepaal je of deze tender het waard is.

Een IT-bedrijf dat wij kennen schreef in op achttien aanbestedingen per jaar. Winkans: 11%. Dat is twee opdrachten op achttien pogingen. Zestien keer voor niets gewerkt. Zestien keer de beste mensen wekenlang van facturabel werk gehaald. Ze berekenden het: elke verloren inschrijving kostte hen gemiddeld 15.000 euro aan uren. Dat is 240.000 euro per jaar aan weggegooid werk.

Toen voerden ze een strak Go/No-Go ritueel in. Het aantal inschrijvingen daalde naar negen per jaar. De winkans steeg naar 44%. Vier gewonnen opdrachten in plaats van twee. Minder geschreven, meer gewonnen, minder kosten. Dat is geen paradox. Dat is focus.

Waarom de meeste bedrijven dit overslaan

Het klinkt zo logisch dat je je afvraagt waarom niet iedereen het doet. Drie redenen.

Angst om kansen te missen. De gedachte dat je misschien wint als je toch inschrijft. Maar die gedachte negeert wat het kost om mee te doen. Een serieuze inschrijving op een dienstenopdracht kost drie tot zes weken werk. Dat is geen gokje. Dat is een investering. En je investeert niet in een aandeel waarvan je zelf denkt dat het keldert.

Geen alternatief. Als je commerciele pipeline leeg is voelt elke aanbesteding als een reddingsboei. Maar een tender die je niet kunt winnen redt je niet. Die kost je tijd die je beter had kunnen besteden aan een opdracht waar je wel kans maakt.

Onderschatting van de kosten. Veel bedrijven tellen alleen de directe uren. Maar de werkelijke kosten zijn hoger. Opportuniteitskosten. Teamleden die niet op andere projecten zitten. Motivatieverlies na de zoveelste afwijzing. Dat laatste is niet te onderschatten. Na vijf verloren tenders op rij zakt de energie uit elk tenderteam. Na vijf verloren tenders waarvan je er drie bewust hebt laten schieten? Dan heb je twee keer je beste werk afgeleverd en dat voelt anders.

Het drielagenmodel: knock-outs, strategische fit, scoringspotentieel

Een Go/No-Go hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar het moet wel structuur hebben. Wij werken met drie lagen die je in die volgorde doorloopt. Valt een tender op de eerste laag af? Stop. Niet doorlezen. Niet 'toch even kijken'. Stop.

Laag 1: Knock-outcriteria

Dit zijn de harde eisen. Kun je voldoen aan de geschiktheidseisen? Heb je de gevraagde omzet? De juiste verzekeringen? Voldoende referenties van vergelijkbare opdrachten? Als je op een van deze punten tekortschiet is het antwoord nee. Geen discussie.

Check ook de planning. Heb je nog genoeg tijd om een kwalitatief goede inschrijving te maken? Als de deadline over twee weken is en je hebt nog geen letter op papier: nee. Tenzij je team volledig beschikbaar is en je al vaker op vergelijkbare tenders hebt ingeschreven. Anders gooi je een halfbakken voorstel in de bus en dat levert alleen maar een slechte referentie op.

En check of je bedrijf niet wordt uitgesloten. Heb je eerder voor deze opdrachtgever gewerkt in een adviesrol? Dan kan er een belangenconflict zijn. Staat er een combinatieverbod? Dan kun je niet samenwerken met de partij die je nodig hebt. Dit zijn knock-outs. Geen grijze gebieden.

Laag 2: Strategische fit

Als de knock-outs groen zijn ga je een laag dieper. Past deze opdracht bij je bedrijf? Niet of je het technisch kunt leveren. Of je het strategisch wilt.

Drie vragen die je eerlijk moet beantwoorden.

Past het bij je kernactiviteit? Een schoonmaakbedrijf dat ook beveiliging aanbiedt kan misschien inschrijven op een beveiligingstender. Maar als negentig procent van je omzet uit schoonmaak komt is je bewijslast voor beveiliging dun. De beoordelingscommissie prikt daar doorheen.

Ken je de opdrachtgever? Niet persoonlijk. Maar weet je hoe deze organisatie werkt? Heb je eerder voor vergelijkbare opdrachtgevers gewerkt? Begrip van de context is de helft van een goede inschrijving. Een marktconsultatie bijgewoond? Des te beter. Dat geeft je voorkennis die je concurrent niet heeft.

Wil je dit contract echt? Klinkt als een rare vraag. Maar een driejarig contract met een lastige opdrachtgever tegen krappe marges is geen prijs. Dat is een straf. Wees eerlijk over of de opdracht past bij waar je naartoe wilt met je bedrijf. Anders win je iets wat je niet wilt hebben.

Laag 3: Scoringspotentieel

Dit is waar het wordt. Kun je niet alleen meedoen maar ook winnen?

Lees de gunningscriteria en vraag jezelf af: heb ik op minimaal twee van de drie kwaliteitscriteria een aantoonbaar onderscheidend verhaal? Niet een goed verhaal. Een onderscheidend verhaal. Iets wat de concurrent niet kan zeggen. Met bewijs. Met cijfers. Met een case die precies op deze opdracht lijkt.

Bekijk ook het EMVI-model. Als kwaliteit voor zeventig procent meetelt en jij bent sterker op inhoud dan op prijs? Goed nieuws. Als prijs voor zestig procent meetelt en jij bent niet de goedkoopste? Slecht nieuws. Reken het door. Een half uur met een spreadsheet kan je weken schrijfwerk besparen.

En kijk naar de concurrentie. Weet je wie er nog meer inschrijven? Soms wel. Via de Nota van Inlichtingen zie je welke vragen er worden gesteld. Die geven hints over wie er meedoen. Als je weet dat de huidige contracthouder inschrijft en die heeft drie jaar ervaring met deze specifieke opdrachtgever? Dan moet je heel sterke papieren hebben om dat te verslaan.

De scorecard: van onderbuikgevoel naar beslissing

Onderbuikgevoel is waardeloos bij een Go/No-Go (of Bid/No-Bid, zoals het in de internationale tenderwereld heet). Je hebt iets nodig wat je kunt bespreken met je team. Wat je kunt vergelijken met vorige beslissingen. Wat je achteraf kunt evalueren.

Wij scoren elke potentiele tender op tien punten. Vijf vragen, elk maximaal twee punten.

Voldoen we aan alle knock-outs? Nul is nee, twee is ja. Past het bij onze kernactiviteit? Nul is niet, een is deels, twee is precies. Hebben we aantoonbaar onderscheidend vermogen? Nul tot twee. Kennen we de opdrachtgever of het type opdracht? Nul tot twee. Is de verhouding inspanning versus contractwaarde gezond? Nul tot twee.

Onder de zes? No-Go. Altijd. Zes of zeven? Bespreek het. Maar wees streng. Acht of hoger? Inschrijven. En dan vol inzetten.

Het mooie van zo'n scorecard is dat je na tien tenders een dataset hebt. Je kunt terugkijken: bij welke score wonnen we? Bij welke score verloren we? De meeste bedrijven ontdekken dat ze onder de zeven nooit winnen. Dan weet je waar je grens ligt.

Wanneer 'nee' zeggen het moeilijkst is

Er zijn situaties waarin nee zeggen pijn doet. Die moet je herkennen want dat zijn precies de momenten waarop je de verkeerde keuze maakt.

De tender past perfect maar de timing is rampzalig. Je hebt net twee andere deadlines. Je beste schrijver is op vakantie. Je kunt het halen maar alleen als alles meezit. Doe het niet. Een gehaaste inschrijving is een slechte inschrijving. Liever overslaan en fris instromen op de volgende.

De opdrachtgever is een droommklant. Iedereen in je branche wil voor deze organisatie werken. Maar je hebt geen relevante referenties en de geschiktheidseisen zijn streng. Ga dan niet nu inschrijven om 'een keer gezien te zijn'. Die strategie werkt niet bij aanbestedingen. Een beoordelingscommissie onthoudt niet wie er vorige keer verloor. Die beoordeelt het voorstel dat voor hen ligt. Wacht tot je sterker staat.

Je hebt al dertig uur in de voorbereiding gestoken. De sunk cost fallacy in volle glorie. Die dertig uur zijn weg. Of je nu doorgaat of stopt. De vraag is niet of je die uren terugverdient. De vraag is of de komende honderd uur die een volledige inschrijving kost het waard zijn. Als het antwoord nee is: stop. Hoe pijnlijk dat ook voelt.

Bouw je eigen Go/No-Go ritueel

Ritueel. Niet 'proces'. Niet 'checklist'. Een ritueel. Iets wat je altijd doet. Zonder uitzondering. Op het moment dat een tender binnenkomt. Voor je ook maar een document opent.

Stap 1: Eerste scan. Lees de aankondiging op TenderNed. Kijk naar type opdracht, geschatte waarde, deadline en regio. Kost je vijf minuten. Als het op het eerste gezicht niet past: stop hier.

Stap 2: Knock-out check. Download de stukken. Lees alleen de geschiktheidseisen en het beoordelingsmodel. Negeer de rest. Voldoe je aan de eisen? Begrijp je het scoringsmodel? Kost je een half uur.

Stap 3: Scorecard invullen. De vijf vragen hierboven. Score berekenen. Bespreek het met minimaal een collega. Niet alleen beslissen. Twee paar ogen vangen blinde vlekken.

Stap 4: Beslissing vastleggen. Schrijf op waarom je wel of niet inschrijft. Een zin is genoeg. 'Go: sterke fit, twee onderscheidende cases, kwaliteit weegt 70%.' Of: 'No-Go: geen relevante referenties, prijs weegt 60%, te krappe deadline.' Die administratie bouwt je beslisdatabase op. Na een jaar weet je precies waar je grenzen liggen.

Het hele ritueel kost je maximaal een uur. Een uur tegenover de drie tot zes weken die een volledige inschrijving kost. Dat is de goedkoopste investering in je tenderproces die je kunt doen.

Wat als je toch twijfelt?

Twijfel is informatie. Als je twijfelt na het doorlopen van je scorecard betekent dat bijna altijd een van deze drie dingen.

Je mist informatie. Stel een vraag via de Nota van Inlichtingen. De antwoorden zijn openbaar en kunnen je twijfel wegnemen. Of bevestigen.

Je overschat je eigen kansen. Vraag een buitenstaander om je scorecard te reviewen. Iemand die niet emotioneel betrokken is bij de kans. Die is genadelozer. En eerlijker.

Je bent bang om nee te zeggen. Dat is menselijk. Maar het is geen reden om ja te zeggen. De beste tenderteams die wij kennen zeggen vaker nee dan ja. Niet omdat ze minder kansen zien maar omdat ze weten dat focus wint.

In meer dan 230 miljoen euro aan contractwaarde hebben wij gezien dat bedrijven die een strak Go/No-Go hanteren gemiddeld 35 tot 45 procent van hun inschrijvingen winnen. Bedrijven zonder zo'n ritueel zitten op 15 tot 20 procent. Het verschil zit niet in betere oplossingen. Het zit in scherpere keuzes.

Klaar om scherper te kiezen? Plan een kort consult. We lopen samen je recente tenders door en bouwen een Go/No-Go raamwerk dat past bij jouw bedrijf.