.svg)
Samenvatting: Professionele aanbestedingsbegeleiding kost doorgaans tussen de €10.000 en €20.000 per inschrijving. Bij contractwaarden van €500.000 is dat circa 3%; bij €2 miljoen minder dan 1%; bij €5 miljoen+ onder de 0,5%. In dit artikel geven we een eerlijk overzicht van de gangbare prijsmodellen, wat de prijs bepaalt en wat het kost als je het niet doet.
Wat kost aanbestedingsbegeleiding? Het eerlijke antwoord
Laten we beginnen met waar je voor komt: een concreet antwoord. Geen vage „het hangt ervan af”, hoewel het natuurlijk wel ergens van afhangt. Maar je verdient een helder startpunt.
Een volledige inschrijving op een aanbesteding begeleiden kost bij TenderGrowth doorgaans tussen de €10.000 en €20.000. Dat is inclusief het complete traject: van strategie en analyse tot en met de uiteindelijke indiening.
De contractwaarden waar wij aan werken variëren enorm, van opdrachten rond de €400.000 tot portefeuilles met een totale waarde van meer dan €50 miljoen. Bij een contract van €1 miljoen is de begeleidingskosten slechts 1-2% van de contractwaarde. Bij grotere opdrachten van €5 miljoen of meer daalt dat naar minder dan 0,5%.
Veel bureaus rekenen kosten voor een eerste bid/no-bid-analyse. Bij TenderGrowth is dat gesprek altijd kosteloos.
De vier prijsmodellen voor aanbestedingsbegeleiding
In de markt kom je grofweg vier prijsmodellen tegen.
1. Vast uurtarief
Het meest gangbare model. Je betaalt per gewerkt uur. Transparant en eenvoudig: je ziet precies waar je geld naartoe gaat. Het nadeel: als een traject uitloopt, lopen de kosten door.
2. Vast projecttarief
Hierbij wordt vooraf een vaste prijs afgesproken op basis van een inschatting van de benodigde werkzaamheden. Dit geeft je als opdrachtgever meer budgetzekerheid.
3. Percentage van de contractwaarde
Sommige bureaus hanteren een percentage, vaak als „success fee” van 2 tot 5% bij gunning. In de praktijk wordt het snel ondoorzichtig en disproportioneel.
Reken maar mee: een success fee van 3,5% op een contract van €1 miljoen is €35.000 bovenop de basiskosten. Op een contract van €5 miljoen betaal je €175.000 aan fee, terwijl het begeleidingswerk niet vijf keer zo veel was.
4. Vaste prijs met bonus bij gunning
Dit is het model van TenderGrowth. Je krijgt vooraf een vaste prijsopgave op basis van het verwachte werk. Daarbovenop komt een bonus wanneer de aanbesteding wordt gewonnen. De belangen zijn volledig gelijkgeschakeld. Beide partijen willen winnen.
Mocht er aanvullend werk nodig blijken, dan wordt dat in een apart vervolgproject opgepakt. Transparant, zonder verrassingen op de factuur.
Wat bepaalt de prijs van aanbestedingsbegeleiding?
Complexiteit van de procedure
Een Europese openbare procedure met uitgebreide geschiktheidseisen en een omvangrijk EMVI-plan is complexer dan een meervoudig onderhandse aanbesteding.
Aantal percelen
Elk perceel vereist doorgaans een eigen plan van aanpak. Dat is een directe multiplier op de benodigde inspanning.
Wel of geen EMVI-plan
Het schrijven van een sterk BPKV-plan is een vak apart en vormt vaak het verschil tussen winnen en verliezen.
Tijdsdruk
Een krappe deadline betekent intensiever schakelen. Vragen via de nota van inlichtingen moeten snel worden geformuleerd.
Organisatorische volwassenheid
Een organisatie die voor het eerst inschrijft heeft meer begeleiding nodig dan een ervaren inschrijver met bestaand materiaal en referenties.
Wat kost het als je het zelf doet?
De directe interne kosten
Onderzoek van het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) toont aan dat de interne transactiekosten van aanbesteden gemiddeld 0,4 tot 0,6% van de contractwaarde bedragen, op een contract van €1 miljoen al €4.000 tot €6.000.
Een serieuze inschrijving kost al snel 80 tot 120 uur aan interne tijd. Reken die uren tegen een intern uurtarief van €50 tot €80, en je zit op €4.000 tot €9.600 aan interne kosten. De inschrijving is dan nog niet per se van winnende kwaliteit.
De lagere winkans
De gemiddelde winkans bij aanbestedingen ligt in de markt rond de 30 tot 40%. Met professionele begeleiding stijgt dat naar 76 tot 86%.
De verborgen kosten van managementtijd
Wat vaak niet wordt meegerekend: de opportuniteitskosten. De directeur die weken bezig is met een inschrijving, is niet bezig met acquisitie, projecten of klanten.
Het risico van procedurele fouten
Een ontbrekend document of een onderbouwing die niet aansluit op de geschiktheidseisen kan leiden tot uitsluiting. Dan zijn alle interne uren voor niets geweest.
De rekensom: investering versus opbrengst
Scenario 1: Raamovereenkomst van €500.000
- Investering: €15.000 (3% van contractwaarde)
- Winkans zonder begeleiding: ~35%
- Winkans met begeleiding: ~80%
- Verschil in verwachte waarde: €225.000
Scenario 2: Meerjarig contract van €2.000.000
- Investering: €18.000 (0,9% van contractwaarde)
- Winkans zonder begeleiding: ~35%
- Winkans met begeleiding: ~80%
- Verschil in verwachte waarde: €900.000
Over de gehele linie: voor elke euro die je investeert win je gemiddeld €15 tot €30 aan contractwaarde terug, gebaseerd op meer dan €230 miljoen aan gewonnen contractwaarde.
En als je niet wint?
Ook bij verlies krijg je waarde: een professioneel opgebouwd referentiedossier en inzicht in waar je score tekortschoot. Dat maakt elke volgende inschrijving sterker.
Voor wie is aanbestedingsbegeleiding het meest waardevol?
- Eerste aanbesteding: alles van de grond af opbouwen
- Strategisch belangrijke opdracht: verliezen is geen optie
- Complexe procedures: Europees, meerdere percelen, uitgebreide gunningscriteria
- Beperkte interne capaciteit: kennis maar geen tijd
- Herhaaldelijk verloren: niet goed begrijpen waarom
Ben je een ervaren inschrijver met bewezen track record? Dan heb je mogelijk geen begeleiding nodig. Dat zullen we je eerlijk vertellen.
Wat mag je verwachten voor dat bedrag?
- Strategische analyse: beoordeling van de gunningscriteria en helder bid/no-bid-advies
- Nota van Inlichtingen: strategisch geformuleerde vragen
- Plan van aanpak: scherp en onderscheidend plan van aanpak
- EMVI/BPKV-uitwerking: concrete, meetbare meerwaarde
- Compliancecheck: alle documenten compleet en correct
- Review en feedback: vanuit het perspectief van de beoordelaar
- Begeleiding bij indiening: tot en met het indienen
Veelgestelde vragen over de kosten van aanbestedingsbegeleiding
Vanaf welke contractwaarde loont professionele begeleiding?
Vanaf €200.000. Bij €500K is de investering circa 3%; bij €1M nog 1-2%; bij €5M+ minder dan 0,5%. Hoe hoger de contractwaarde, hoe gunstiger de verhouding.
Is aanbestedingsbegeleiding aftrekbaar als bedrijfskosten?
Ja, volledig aftrekbaar als advieskosten. De btw is verrekenbaar als je btw-plichtig bent.
Wat als de aanbesteding wordt ingetrokken of uitgesteld?
Bij TenderGrowth betaal je alleen voor uitgevoerd werk. Als een aanbesteding halverwege wordt ingetrokken, betaal je niet voor het werk dat nog niet is gedaan.
Hoe snel kan een begeleidingstraject starten?
Doorgaans binnen een week na het eerste gesprek. Bij urgente deadlines is snellere opstart mogelijk.
Kan ik aanbestedingsbegeleiding ook per uur afnemen?
Ja. Maar voor een volledig traject raden we een vast projecttarief met bonusstructuur aan: dat geeft budgetzekerheid en gelijkgeschakelde belangen.
De echte vraag
We begonnen dit artikel met de vraag „wat kost aanbestedingsbegeleiding?” Het antwoord: €10.000 tot €20.000. Maar de vraag die er werkelijk toe doet is: wat is het je waard om te winnen?
Met meer dan €230 miljoen aan gewonnen contractwaarde en een winkans van 76 tot 86% heeft TenderGrowth bewezen dat professionele begeleiding zich terugverdient. Niet als kostenpost, maar als investering met een meetbaar rendement.
Wil je weten wat aanbestedingsbegeleiding voor jouw situatie kan betekenen? Plan een gratis oriënterend gesprek. We analyseren de aanbesteding, geven eerlijk bid/no-bid-advies en een concrete prijsopgave. Zonder verplichtingen.
