Combinatie of onderaannemer bij aanbestedingen

Je hebt de perfecte aanbesteding gevonden. Het past bij je expertise, de scope is interessant, de looptijd gunstig. Maar dan lees je de geschiktheidseisen en je maag krimpt samen. Drie referenties van minimaal 500.000 euro. Een jaaromzet van twee miljoen. Jouw bedrijf draait anderhalf.

Stop. Niet wegklikken.

Dit is precies het moment waarop slimme MKB-bedrijven het verschil maken. Niet door groter te worden, maar door slim samen te werken. De vraag is alleen: doe je dat als combinatie, als onderaannemer, of via een beroep op derden? Die keuze bepaalt alles. Aansprakelijkheid, regie, risico. En ja, ook of je de tender wint.

Waarom samenwerken bij aanbestedingen geen zwakte is

Laten we eerlijk zijn. De meeste MKB-bedrijven in Nederland hebben niet de omvang om zelfstandig te voldoen aan de zware eisen van Europese aanbestedingen. Een omzeteis van drie keer de contractwaarde is geen uitzondering. Drie vergelijkbare referentie-eisen van een bepaalde omvang evenmin.

Dat is geen fout van jouw bedrijf. Dat is hoe het systeem werkt. Aanbestedende diensten willen zekerheid. Ze willen weten dat de winnende partij de opdracht ook daadwerkelijk kan uitvoeren. Logisch. Maar het gevolg is dat veel capabele MKB-bedrijven aan de zijlijn blijven staan.

De Aanbestedingswet 2012 erkent dit. Daarom biedt de wet drie samenwerkingsvormen voor inschrijvers die het niet alleen redden. Elke vorm heeft eigen spelregels, eigen risico's en eigen voordelen.

De drie samenwerkingsvormen uitgelegd

1. Combinatie-inschrijving: samen in het diepe

Bij een combinatie-inschrijving dienen twee of meer bedrijven gezamenlijk in. Jullie vormen samen de inschrijver. Dat klinkt simpel, maar de gevolgen zijn groot.

Hoofdelijke aansprakelijkheid. Dat betekent: als jouw partner halverwege het contract omvalt, ben jij volledig verantwoordelijk voor het geheel. De opdrachtgever klopt bij jou aan. Niet voor de helft, maar voor alles.

Daar staat tegenover dat je elkaars kwalificaties mag optellen. Jouw omzet plus die van je partner. Jouw referenties samen met die van hen. Dat maakt combinaties krachtig voor bedrijven die individueel net te licht wegen.

Wat je nodig hebt: een samenwerkingsovereenkomst, een verbintenisverklaring voor de aanbestedende dienst en een penvoerder die het contact met de opdrachtgever onderhoudt.

2. Onderaanneming: jij aan het stuur

Bij onderaanneming schrijf jij in. Alleen jij. Je partner werkt op de achtergrond en levert een deel van de opdracht, maar de aanbestedende dienst kent maar een aanspreekpunt: jou.

De beperking is dat je als hoofdaannemer zelf aan de geschiktheidseisen moet voldoen. De ervaring en omzet van je onderaannemer tellen in principe niet mee. Tenzij je een beroep op derden doet.

3. Beroep op derden: lenen wat je mist

Dit is de meest onderschatte optie. Met een beroep op derden kun je de technische bekwaamheid of financiële draagkracht van een andere partij inzetten om aan de geschiktheidseisen te voldoen. Die partij hoeft niet mee in te schrijven of mee te werken aan de uitvoering. Maar er zit een harde voorwaarde aan: de derde partij moet een verbintenisverklaring tekenen.

Een praktijkvoorbeeld: IT-bedrijf plus beveiligingsspecialist

Een gemeente schrijft een aanbesteding uit voor een nieuw zaaksysteem. Budget: 1,2 miljoen euro over vier jaar. Jouw IT-bedrijf heeft het zaaksysteem, de kennis en twee van de drie vereiste referenties. Een collega-bedrijf heeft de derde referentie en de ISO 27001-certificering.

Optie A (combinatie): Samen inschrijven, referenties optellen. Maar nu zijn jullie allebei hoofdelijk aansprakelijk voor 1,2 miljoen en moeten vier jaar samen beslissen.

Optie B (beroep op derden): Collega levert referentie en ISO via verbintenisverklaring. Jij voert uit, factureert, houdt de regie.

Optie C (onderaanneming): Jij schrijft in, maar mist de derde referentie. Valt af.

In dit geval is optie B het sterkst. Het hangt altijd af van wat je mist.

Het besliskader: drie vragen in drie minuten

Vraag 1: Voldoe je zelfstandig aan de geschiktheidseisen? Ja? Schrijf alleen in. Nee? Ga naar vraag 2.

Vraag 2: Wat mis je precies? Referenties of financiële draagkracht? Beroep op derden is vaak genoeg. Uitvoeringscapaciteit? Dan combinatie of onderaanneming. Ga naar vraag 3.

Vraag 3: Hoeveel vertrouwen heb je in de partner? Bij een combinatie ga je een huwelijk aan. Heb je eerder samengewerkt? Vertrouw je hun projectmanagement? Zo niet, kies dan voor onderaanneming met een stevig contract.

Vijf fouten die MKB-bedrijven maken

1. Te laat beginnen. De Nota van Inlichtingen is al geweest en dan pas zoek je een partner. Geen tijd meer voor goede afspraken.

2. Geen samenwerkingsovereenkomst. Leg vast: wie is penvoerder, hoe verdeel je de omzet, wat bij een geschil. Op papier.

3. De verkeerde vorm kiezen. Een combinatie vormen terwijl beroep op derden genoeg was. Dat is met een kanon op een mug schieten.

4. De verbintenisverklaring vergeten. Vergeet je die, dan is je inschrijving ongeldig. Geen herkansing.

5. Aansprakelijkheid niet begrijpen. Als jouw combinatiepartner failliet gaat tijdens de uitvoering, draai jij op voor het volledige contract.

De verbintenisverklaring: het document dat je niet mag vergeten

Of je nu kiest voor een combinatie of beroep op derden, de verbintenisverklaring is het scharnierpunt. Dit document bewijst dat jouw partner echt beschikbaar is. Wat erin moet staan: naam en KvK van de derde partij, welke middelen beschikbaar worden gesteld, de geldigheidsduur en bij financiële draagkracht een verklaring van hoofdelijke aansprakelijkheid.

Gebruik altijd het format van de aanbestedende dienst. Controleer of de handtekening van een tekenbevoegd persoon komt.

De juiste keuze maakt het verschil

Samenwerken bij aanbestedingen is geen noodgreep. Het is strategie. De overheid wil dat MKB-bedrijven meedoen. Maar de vorm die je kiest, bepaalt of die samenwerking je sterker maakt of kwetsbaar.

Een goede samenwerking is als een estafetteploeg: iedereen loopt zijn eigen stuk, de wisselingen moeten vlekkeloos zijn. Een slechte samenwerking is als drie kapiteins op een schip.

Kies bewust. Kies vroeg. En leg alles vast.

Twijfel je over de juiste samenwerkingsvorm voor jouw volgende tender? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.