.svg)
Een klant belde ons op nadat hij een aanbesteding had verloren. Zijn prijs was de laagste. Zijn kwaliteitsplan was, naar eigen inschatting, beter dan dat van de concurrent. Toch verloor hij.
Toen we de gunningsbeslissing bekeken, was het gelijk duidelijk. Hij had 65 van de 100 kwaliteitspunten gescoord. De winnaar 92. De maximale fictieve meerwaarde in die aanbesteding was €80.000. Het verschil: €21.600 fictief voordeel voor de concurrent. Zijn lagere prijs compenseerde dat niet.
Dit is hoe fictieve meerwaarde werkt. En als je het niet begrijpt, kun je niet strategisch inschrijven.
Wat is fictieve meerwaarde?
Bij een EMVI-aanbesteding gunt de opdrachtgever niet alleen op prijs. Kwaliteit telt mee. Maar hoe weeg je een kwaliteitsplan af tegen een prijsaanbod? Je kunt ze niet direct vergelijken.
Fictieve meerwaarde is de oplossing. De opdrachtgever koppelt aan elk gunningscriterium een maximum geldbedrag. Als je de maximale kwaliteitsscore haalt, trekt de opdrachtgever dat volledige bedrag fictief af van je inschrijfprijs. Haal je minder punten, dan krijg je een evenredig kleiner deel van de aftrek.
Het resultaat is een gecorrigeerde inschrijfprijs. Wie de laagste gecorrigeerde prijs heeft, wint.
Het heet "fictief" omdat er geen geld van hand wisselt. De aftrek bestaat alleen op papier, om vergelijking mogelijk te maken.
De berekening stap voor stap
Stel: een gemeente schrijft een aanbesteding uit voor communicatiediensten. Totale opdrachtsomvang: €300.000. Er zijn twee kwaliteitscriteria, elk met een maximale fictieve meerwaarde:
- Criterium A "Aanpak en methodiek": maximaal €40.000
- Criterium B "Teamsamenstelling": maximaal €20.000
Jij schrijft in op €280.000. Je scoort 80 van de 100 punten op criterium A en 60 van de 100 punten op criterium B.
Je fictieve aftrek is: (80/100 x €40.000) + (60/100 x €20.000) = €32.000 + €12.000 = €44.000.
Je gecorrigeerde prijs: €280.000 - €44.000 = €236.000.
Een concurrent biedt €295.000 maar scoort 95 punten op criterium A en 85 op B.
Zijn aftrek: (95/100 x €40.000) + (85/100 x €20.000) = €38.000 + €17.000 = €55.000.
Zijn gecorrigeerde prijs: €295.000 - €55.000 = €240.000.
Jij wint, ondanks dat je €15.000 goedkoper hebt aangeboden dan de concurrent. Zijn kwaliteitsscore was beter, maar niet goed genoeg om je prijsvoordeel te overbruggen.
Waarom dit strategisch belangrijk is
De meeste inschrijvers bekijken de criteria en denken: ik schrijf een goed plan. Ze verdelen hun aandacht min of meer gelijk over alle onderdelen.
Dat is een fout.
Fictieve meerwaarde maakt de criteria ongelijk. Een criterium met een maximum van €60.000 is drie keer zo waardevol als een criterium van €20.000. Voor elk procentpunt extra score op criterium A verdien je drie keer zoveel gecorrigeerde prijs als op criterium B.
De vraag is dus niet "hoe schrijf ik een goed plan?" maar "op welk criterium levert mijn extra inspanning het meeste fictieve voordeel op?"
Dat is een andere vraag. En het antwoord verandert hoe je je schrijftijd indeelt.
Hoe bepaal je de prioriteiten?
Maak bij elke inschrijving een eenvoudige matrix. Zet de criteria op een rij met hun maximale fictieve meerwaarde. Schat je eigen score per criterium eerlijk in. Bereken dan waar de winst zit.
Als je op criterium A al dicht bij het maximum zit (85 van de 100 punten), levert elk extra punt je maar €400 op. Als je op criterium B nog op 60 punten zit met een maximum van €40.000, is elk punt €400. Maar als de maximale meerwaarde op B €60.000 is en je scoort nu 60 punten, is elk punt ineens €600 waard.
Richt je schrijfenergie op de criteria met de hoogste meerwaarde per punt die je nog kunt winnen. Dat is de efficiëntste route naar een lagere gecorrigeerde prijs.
Wat als de maximale meerwaarde niet in de leidraad staat?
Niet alle opdrachtgevers publiceren de maximale fictieve meerwaarde direct. Soms staat alleen de wegingsverhouding: "kwaliteit weegt voor 40%, prijs voor 60%". Dan moet je zelf terugrekenen.
Bij een opdracht van €500.000 en een kwaliteitsgewicht van 40%, is de "fictieve ruimte" die kwaliteit vertegenwoordigt ongeveer €333.000 (want 40/60 x €500.000). Dat is het maximale theoretische voordeel als je 100 punten scoort en de concurrent 0.
In de praktijk scoort niemand 0. Het reële verschil zit in de marge tussen inschrijvers. Die marge is doorgaans 20 tot 35 procentpunten bij vergelijkbare aanbieders. Bereken voor dat verschil wat de gecorrigeerde prijsimpact is. Dat geeft je een realistische inschatting van hoe groot de kwaliteitsschommelingen zijn.
Als dat onduidelijk blijft: vraag ernaar in de nota van inlichtingen. "Kunt u de maximale fictieve meerwaarde per gunningscriterium specificeren?" is een legitieme en nuttige vraag.
Veelgemaakte fouten
De eerste fout: schrijven voor een 7 terwijl een 9 net zoveel moeite kost. Een score van 70% op een criterium van €50.000 geeft je €35.000 aftrek. Een score van 90% geeft je €45.000. Dat verschil van €10.000 is het gevolg van een scherper plan van aanpak. Geen hogere kosten, alleen betere inhoud.
De tweede fout: de beoordelingssystematiek niet lezen. Opdrachtgevers beschrijven soms precies wat een 5-punten score inhoudt versus een 3-punten score. Als je weet wat de opdrachtgever onder "maximaal" verstaat, kun je daar ook naartoe schrijven.
De derde fout: fictieve meerwaarde verwarren met fictieve korting. Fictieve korting werkt omgekeerd: een negatief kenmerk leidt tot een fictieve opslag op de prijs. Het mechanisme is hetzelfde, maar de richting is anders.
De verhouding tot prijs
Fictieve meerwaarde verandert je kijk op prijsstrategie. Een opdracht van €400.000 met een maximale totale meerwaarde van €50.000 heeft een relatief laag kwaliteitsgewicht. Prijs is hier nog dominant. Scherper bieden loont dan meer dan tijd steken in een uitgebreid kwaliteitsplan.
Maar bij een opdracht van €400.000 met een maximale meerwaarde van €150.000 is kwaliteit de bepalende factor. Dan loont het om te investeren in een sterk plan van aanpak, zelfs als je prijs iets hoger uitvalt.
Bereken altijd de verhouding. Deel de maximale totale meerwaarde door je verwachte inschrijfprijs. Een ratio hoger dan 25% betekent dat kwaliteit zwaarder weegt dan de meeste inschrijvers denken.
Eén getal, grote impact
Fictieve meerwaarde is geen bureaucratische formule. Het is een vertaling van kwaliteit naar geld, en als je die vertaling begrijpt, schrijf je anders. Je prioriteert anders. Je prijst anders.
De inschrijver die wint is niet altijd de goedkoopste. En ook niet altijd de beste. Maar bijna altijd degene die heeft begrepen welk criterium de meeste waarde had, en daar zijn beste werk in heeft gestoken.
Meer weten? Lees over fictieve meerwaarde in onze kennisbank, of bekijk hoe EMVI als gunningssysteem in zijn geheel werkt.
