Aanbesteding checklist: alles wat je moet regelen voor inschrijving

Je hebt drie weken gewerkt aan een inschrijving. Het plan van aanpak staat. De prijs klopt. En dan, op de dag van indiening, ontdek je dat je de ondertekende VOG van een medewerker bent vergeten. Of dat je de referentie hebt ingevuld in het verkeerde format. Of dat de paginalimiet met twee pagina's is overschreden.

Dit zijn geen uitzonderingen. Het zijn de meest voorkomende redenen waarom technisch sterke inschrijvingen worden uitgesloten. Niet vanwege kwaliteit. Vanwege procedure.

Deze checklist is in drie fases opgebouwd: wat je regelt voor je begint, wat je controleert tijdens het schrijven, en wat je checkt voor je indient. Ga hem bij elke aanbesteding af. Zonder uitzondering.

Fase 1: Voorbereiding (voor je begint te schrijven)

De meeste fouten worden niet gemaakt tijdens het schrijven. Ze worden gemaakt in de week ervoor, als er te snel gestart wordt zonder de juiste basis te leggen.

Go / No-Go beslissing

• Heb ik de aanbestedingsleidraad volledig gelezen, inclusief bijlagen?
• Past de opdracht bij onze kernactiviteit en sector?
• Voldoen we aan de geschiktheidseisen (omzet, referenties, certificeringen)?
• Is de deadline haalbaar gegeven onze huidige capaciteit?
• Is de verwachte contractwaarde interessant genoeg voor de investering in tijd?
• Hebben we een onderscheidend voordeel ten opzichte van de verwachte concurrentie?

Stop hier als je op meer dan twee vragen "nee" antwoordt. Een slechte go/no-go beslissing kost meer dan een verloren tender — het kost capaciteit die je elders beter inzet.

Teamsamenstelling en planning

• Is duidelijk wie de penvoerder is (eindverantwoordelijke voor de inschrijving)?
• Zijn alle betrokken medewerkers beschikbaar in de schrijfperiode?
• Is er een interne deadline ingesteld minimaal 48 uur voor de officiële deadline?
• Is er een reviewer aangewezen die de inschrijving leest als buitenstaander?

Documenten vooraf regelen

• Heb ik een geldig uittreksel KvK (niet ouder dan 3 maanden)?
• Zijn de vereiste certificeringen actueel (ISO, VCA, NEN, etc.)?
• Zijn referentiebeschrijvingen van eerdere opdrachten beschikbaar en geverifieerd?
• Is de UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) al eerder ingevuld? Gebruik die als basis.
• Zijn de financiële gegevens beschikbaar (jaarrekening, bankverklaring) indien vereist?

Nota van Inlichtingen

• Heb ik de Nota van Inlichtingen deadline in mijn agenda staan?
• Heb ik vragen geformuleerd die ik wil stellen?
• Heb ik na publicatie van de NvI alle antwoorden gelezen op aanwijzingen voor de beoordeling?

Fase 2: Tijdens het schrijven

Hier zit de meeste waarde — maar ook het meeste risico. Niet op het schrijven zelf, maar op de discipline om de criteria te volgen in plaats van je eigen verhaal te vertellen.

Structuur en criteria

• Heb ik de beoordelingsmatrix naast me liggen tijdens het schrijven?
• Beantwoord ik elk subcriterium expliciet, in de volgorde die de opdrachtgever vraagt?
• Is mijn aanpak specifiek voor deze opdracht, of klinkt het generiek?
• Gebruik ik de terminologie van de opdrachtgever (uit het aanbestedingsdocument)?

Kwaliteit van de inhoud

• Onderbouw ik claims met bewijs (referenties, cijfers, methoden)?
• Benoem ik minimaal 2 concrete risico's met bijbehorende beheersmaatregelen?
• Is de planning realistisch en gekoppeld aan concrete capaciteit per fase?
• Beschrijf ik hoe ik kwaliteit borgt, niet alleen dat ik het ga doen?
• Laat ik zien dat ik de context van de opdrachtgever begrijp (hun uitdaging, niet alleen de opdracht)?

Opmaak en leesbaarheid

• Heb ik tussenkopjes, witruimte en opsommingen gebruikt voor scanbaarheid?
• Zijn kernzinnen vetgedrukt zodat ze opvallen bij een snelle scan?
• Is het document visueel consistent (lettertype, marges, nummering)?
• Heb ik het document laten lezen door iemand die de opdracht niet kent?

Paginalimiet

• Wat is de paginalimiet per onderdeel? Staat dit per subvraag genoteerd?
• Zit ik op de limiet, niet eronder en zeker niet erboven?
• Tellen bijlagen mee in de paginalimiet? Zo ja, zijn die meegenomen in de berekening?

Fase 3: Voor indiening (de dag zelf)

Hier gaat het meest mis. Niet door inhoudelijke fouten, maar door haast, vermoeidheid en technische problemen op het laatste moment.

Volledigheid

• Heb ik alle gevraagde documenten verzameld (zie de documentenlijst in de leidraad)?
• Is de inschrijfstaat of het prijzenblad volledig ingevuld?
• Zijn alle verklaringen getekend door een tekenbevoegd persoon?
• Zijn bijlagen correct genummerd en benoemd zoals de opdrachtgever vraagt?
• Als er een combinatie of beroep op derden geldt: is de verbintenisverklaring bijgevoegd?

Bestandsformaat en upload

• Is het format correct (PDF, Word, specifieke bestandsnaam)?
• Zijn bestanden niet beveiligd of vergrendeld?
• Is de bestandsgrootte acceptabel voor het indiensysteem?
• Heb ik een testupload gedaan als het systeem dat toelaat?

Tijdstip van indiening

• Wat is de exacte deadline (datum én tijdstip)?
• Is de tijdzone gecheckt (CET vs. CEST)?
• Dien ik minimaal 1 uur voor de deadline in (geen last-minute technische problemen)?
• Heb ik de bevestiging van ontvangst opgeslagen?

Na indiening

• Heb ik de inschrijving gearchiveerd (compleet, met alle bijlagen)?
• Staat de standstill-termijn in mijn agenda voor het geval we bezwaar willen maken?
• Heb ik een interne evaluatie gepland ongeacht de uitkomst?

Bonuschecklist: bij verlies

Verliezen hoort erbij. Maar alleen als je er iets van leert.

• Heb ik een debriefing aangevraagd bij de opdrachtgever?
• Heb ik de gunningsbeslissing geanalyseerd: op welk criterium verloren we punten?
• Is de feedback gedocumenteerd voor de volgende inschrijving op een vergelijkbare opdracht?

Gebruik deze checklist in je team

Een checklist werkt alleen als hij gebruikt wordt. Deel dit document met iedereen die betrokken is bij inschrijvingen in jouw organisatie. Maak het onderdeel van je standaard tender-proces.

De bedrijven die structureel aanbestedingen winnen, zijn niet altijd de beste op papier. Ze zijn de meest georganiseerde. Ze missen geen stappen. Ze leveren in op tijd, in het juiste format, zonder missende bijlagen.

Kwaliteit geeft je punten. Procedure houdt je in het spel.

Wil je weten hoe jouw inschrijvingsproces scoort ten opzichte van wat opdrachtgevers verwachten? Plan een vrijblijvend gesprek met TenderGrowth. We kijken samen naar je aanpak.