Duurzaamheidscriteria bij aanbestedingen: zo scoor je hoger

Duurzaamheid staat in bijna elke aanbesteding. Als eis, als gunningscriterium, als onderdeel van het kwaliteitsplan. Maar er is een groot verschil tussen aanbestedingen die duurzaamheid serieus wegen en aanbestedingen die er een vinkje van maken. En er is een nog groter verschil tussen inschrijvers die punten halen op duurzaamheid en inschrijvers die een alinea generieke toezeggingen inleveren die de beoordelaar al gelezen heeft bij de twintig vorige inschrijvingen.

Dit artikel is voor de tweede groep. Maar ook voor de eerste.

Drie vormen van duurzaamheidseisen

Laten we beginnen met een praktische indeling. Duurzaamheidseisen bij aanbestedingen komen in drie basisvormen voor.

Harde minimumeisen. Je voldoet eraan of je voldoet er niet aan. Een circulariteitseis die minimaal 20% gerecycled materiaal vraagt, een CO2-prestatieladder die niveau 3 als drempel stelt, een eis dat voertuigen emissievrij zijn. Hier valt niet te scoren. Je kwalificeert of je doet niet mee.

Gunningscriteria met weging. Je kunt hoger of lager scoren, afhankelijk van de kwaliteit van je aanpak. Social Return van 5% voldoen is een eis, maar hoe je dat invult kan hoger worden gewaardeerd dan een ander. Een plan dat 8% SROI aantoont met concrete beschrijving van de functies en het monitoringsproces scoort anders dan "wij voldoen aan de 5%-norm".

Kwalitatief plan of beschrijving. De meest voorkomende en tegelijk lastigste vorm. Je beschrijft je aanpak op een criterium als duurzaamheid of Social Return, en een commissie beoordeelt hoe overtuigend en concreet dat is. Dit is waar de meeste punten verloren gaan. Niet omdat het antwoord fout is, maar omdat het vaag is.

Wat beoordelaars zien als ze vijftig inschrijvingen lezen

Stel je bent lid van een beoordelingscommissie voor een facilitaire dienstverlening-aanbesteding. Duurzaamheidsplan, weging 20%. Je hebt 47 inschrijvingen voor je.

Inschrijving 1 tot 44 bevat variaties van: "Duurzaamheid staat centraal in onze bedrijfsvoering. Wij streven naar een duurzame samenleving en zetten ons in voor klimaatneutraliteit in 2030. Onze voertuigen zijn deels elektrisch, wij recyclen ons afval en onze medewerkers krijgen bewustwordingstrainingen."

Inschrijving 45 zegt: "Op dit contract rijden drie elektrische voertuigen. Laadinfrastructuur staat op locatie van de opdrachtgever. CO2-reductie ten opzichte van een vergelijkbaar dieselcontract: 18 ton per jaar. MKI-score van het gebruikte reinigingsmiddelenassortiment: 0.23 (marktgemiddelde: 0.41). Onze terreinbeheerder heeft PSO-trede 2 en vult 2,3 fte in met mensen met arbeidsbeperking. Dat zijn drie van de vijf functies op dit contract."

Die 45e inschrijving wint de duurzaamheidssectie. Niet omdat ze duurzamer zijn. Maar omdat ze het aantonen.

De MKI: getallen die tellen

Bij infra- en bouwsector-aanbestedingen speelt de MKI (Milieu Kostenindicator) een directe rol. Een lagere MKI-score betekent minder milieu-impact en leidt tot een hogere fictieve korting op de prijs of direct tot meer gunningspunten. Het verschil tussen goed en middelmatig materiaalgebruik kan snel oplopen tot een fictieve meerwaarde van tienduizenden euros.

Maar de MKI werkt alleen als je hem kunt berekenen. Dat vereist dat je weet welke materialen je inzet, dat je leveranciers beschikken over erkende milieuverklaringen (EPD's) en dat je iemand in het team hebt die dat vertaalt naar een inschrijvingsberekening. Wie dit niet op orde heeft, kan het criterium niet serieus meespelen.

Investering in dit stuk tooling betaalt zich terug als je structureel op infra-aanbestedingen inschrijft. Eenmalig is het de moeite niet. Structureel wel.

Social Return: meer dan een percentage

De Social Return (SROI)-eis staat in een groot deel van de overheidsaanbestedingen. Gemeenten vragen doorgaans 5% van de contractwaarde te besteden aan Social Return. Dat klinkt eenvoudig. Dat is het niet.

Wat telt als invulling verschilt per aanbesteder. Sommige gemeenten accepteren uitsluitend arbeidsplaatsen voor mensen met een arbeidsbeperking of grote afstand tot de arbeidsmarkt. Andere accepteren ook stageplekken, opleidingstrajecten of samenwerking met sociale ondernemingen. Weer andere hanteren een staffel waarbij meer dan 5% SROI hoger wordt gewaardeerd.

Het percentage invullen is het minimum. Maar een beoordelingscommissie wil zien hoe je het invult. Concreet: welke functies op dit contract zijn geschikt, welk profiel zoek je, via welk bureau of SW-bedrijf ga je werven, hoe monitor je de inzet. Dat is het verschil tussen een inschrijving die de eis afvinkt en een inschrijving die op dit onderdeel punten scoort.

Circulair inkopen: wat opdrachtgevers eigenlijk vragen

De overheid heeft zich gecommitteerd aan 50% circulair inkopen in 2030. Dat vertaalt zich in eisen die per sector sterk uiteen lopen. In de bouw: materialenpaspoort, terugname na sloop, gehalte gerecyclede inhoud. In IT: refurbished hardware, terugname-verplichting, minimale garantietermijn. In meubilair: verhuurmodel, demontabiliteit, reparatiedienst.

Het probleem met circulaire eisen is dat ze vaak vaag zijn geformuleerd. "Bij voorkeur circulair." "Draagt bij aan de circulaire economie." Wat betekent dat? Hoeveel is genoeg? Dat weet de aanbesteder zelf soms ook niet goed.

Jouw kans. Stel een nota van inlichtingen-vraag die vraagt om kwantificering: hoe wordt dit beoordeeld, wat is de maatlat? En tegelijk: als je concreet kunt aantonen wat je bijdrage aan circulariteit is, in percentages, in certificaten, in contractuele terugnameverplichtingen, dan sta je beter dan vaag.

Een eis die we in de praktijk steeds vaker zien: de terugneemplicht. De opdrachtnemer is verplicht het product of materiaal aan het eind van de gebruiksperiode terug te nemen en verantwoord te verwerken. Wie dat contractueel kan toezeggen en kan aantonen hoe (met een recyclingpartner bij naam, een verwerkingscertificaat), staat sterker dan wie schrijft dat men "duurzame verwerking nastreeft".

Lokale voorkeur: wat mag, wat niet

Opdrachtgevers willen soms liever lokale bedrijven. Dat is begrijpelijk. En het is ook grotendeels verboden.

Het non-discriminatiebeginsel verbiedt aanbesteders om officieel te eisen dat een opdrachtnemer lokaal gevestigd is. Maar er zijn routes die in de praktijk regelmatig worden gebruikt: eisen aan maximale reistijd, voorkeur voor lokale werkgelegenheidseffecten als gunningscriterium, of weging van CO2-uitstoot van vervoersbewegingen waarbij lokale bedrijven structureel beter scoren.

Als een aanbesteding lokale-voorkeur-elementen bevat, gebruik ze. Niet verzwijgen. Ben je in de regio actief en rekruteer je medewerkers uit de lokale arbeidsmarkt, zeg dat dan met cijfers. Heb je opslagruimte op loopafstand van het projectgebied, dan is dat een leveringszekerheidsvoordeel dat je kunt benutten.

En als je die voordelen niet hebt? Dan kun je beter je energie steken in de criteria waarbij je wel onderscheidend bent.

De grootste fout: copy-paste duurzaamheid

Dit is wat er misgaat. Een bedrijf schrijft een keer een goed duurzaamheidsplan voor een aanbesteding en kopieert het daarna bij elke inschrijving. Zonder de specifieke criteria te lezen, zonder te kijken welke weging per criterium geldt, zonder te checken of de concrete getallen nog kloppen.

Beoordelaars herkennen dit. Het plan past niet op de opdracht. De voorbeelden zijn generiek. De aantallen kloppen niet met de contractwaarde. Het SROI-percentage staat verkeerd berekend. Drie punten van de maximaal tien.

Het alternatief vraagt niet meer werk. Ander werk. Per aanbesteding: lees de duurzaamheidscriteria goed, kijk welke meetbaar zijn en welke kwalitatief worden beoordeeld, bereken de SROI-verplichting op basis van de daadwerkelijke contractwaarde en schrijf de concrete aanpak voor deze specifieke opdracht.

Wat bewijs je, en hoe

Bij duurzaamheidscriteria geldt hetzelfde als bij alle kwaliteitscriteria: aanbestedende diensten mogen controleren. En steeds vaker doen ze dat ook. Een CO2-prestatieladder niveau 3 moet worden aangetoond met een geldig certificaat. Een SROI-invulling via SW-bedrijf X moet worden onderbouwd met een intentieverklaring of samenwerkingsovereenkomst. Een MKI-score moet worden berekend op basis van productdatasheets met EPD's.

Documenten die je noemt maar niet aanlevert, tellen niet mee. Certificaten die verlopen zijn op de inschrijfdatum ook niet. En claims die niet worden onderbouwd, worden bij een goede beoordelaar afgewaardeerd.

De vuistregel: schrijf alleen toe wat je kunt bewijzen. En zorg dat het bewijs klaarligt.

Duurzaamheid als onderscheidend voordeel

Voor MKB-bedrijven die investeren in circulaire processen, in arbeidsplaatsen voor mensen met afstand tot de markt, in schone voertuigen en gecertificeerde toeleveranciers, biedt duurzaamheid als gunningscriterium een kans. Grote aannemers en dienstverleners hebben de schaal maar niet altijd de wendbaarheid om op specifieke duurzaamheidscriteria sterk te scoren. Ze bieden het gemiddelde. Wie het bovengemiddelde kan onderbouwen, wint op dit criterium.

Dat vraagt om voorwerk buiten de aanbesteding. Niet tijdens de inschrijftermijn uitzoeken of je een terugneemplicht kunt waarmaken, maar van tevoren weten wat je toeleveringsketen aankan. Niet tijdens het schrijven beslissen of je een Social Return partner zoekt, maar die relatie al hebben.

De beste duurzaamheidsplannen worden niet geschreven. Ze worden gedocumenteerd.