Levenscycluskosten, ook wel Total Cost of Ownership (TCO) genoemd, zijn alle kosten die een product, dienst of werk met zich meebrengt gedurende de volledige levensduur. Van aanschaf tot sloop, van onderhoud tot energieverbruik - bij aanbestedingen wordt steeds vaker naar het totaalplaatje gekeken in plaats van alleen naar de laagste aanschafprijs. Voor mkb-bedrijven die kwalitatief sterke oplossingen bieden, is dit een kans om je te onderscheiden.

Wat zijn levenscycluskosten?

Levenscycluskosten omvatten alle kosten die verbonden zijn aan een product, dienst of werk gedurende de volledige levenscyclus. Dit begint bij de ontwikkeling en aanschaf, loopt door tijdens het gebruik (energie, onderhoud, reparaties, verzekeringen) en eindigt bij de afvoer, sloop of recycling. Het concept gaat verder dan de traditionele aanschafprijs en dwingt zowel opdrachtgevers als inschrijvers om na te denken over de lange termijn. De Aanbestedingswet 2012 biedt expliciet ruimte om levenscycluskosten als gunningscriterium te hanteren.

Bij aanbestedingen worden levenscycluskosten steeds vaker meegewogen in de beoordeling. Dit kan op verschillende manieren: als onderdeel van het prijscriterium (waarbij niet de aanschafprijs maar de totale levenscycluskosten worden vergeleken), als kwalitatief BPKV-criterium, of als een combinatie van beide. De Europese aanbestedingsrichtlijnen moedigen het gebruik van levenscycluskosten aan als instrument voor duurzaam en economisch verantwoord inkopen.

Een bijzonder aspect van levenscycluskosten is dat ook externe milieukosten kunnen worden meegenomen. Denk aan de kosten van CO2-uitstoot, luchtverontreiniging, geluidsoverlast of bodemvervuiling die gedurende de levenscyclus ontstaan. De Aanbestedingswet staat toe dat aanbestedende diensten deze kosten monetariseren en meewegen in de beoordeling, mits de berekeningsmethode objectief, transparant en niet-discriminerend is. Dit sluit aan bij instrumenten als de CO2-Prestatieladder en bredere duurzaamheidsdoelstellingen van de overheid.

Waarom is dit belangrijk bij aanbestedingen?

De verschuiving van laagste prijs naar levenscycluskosten is een gamechanger voor mkb-bedrijven die kwalitatief hoogwaardige producten of diensten leveren. Waar je bij een pure prijsvergelijking vaak het onderspit delft tegen grotere partijen die met schaalvoordelen goedkoper kunnen aanbieden, kun je bij een levenscycluskostenbenadering scoren met duurzamere materialen, lager energieverbruik, langere levensduur of lagere onderhoudskosten. Je totaaloplossing kan op de lange termijn voordeliger zijn, ook al is de aanschafprijs hoger.

Bovendien sluit het denken in levenscycluskosten aan bij de groeiende aandacht voor duurzaamheid in overheidsopdrachten. Steeds meer aanbestedende diensten hanteren EMVI-criteria waarbij duurzaamheid en innovatie zwaar meewegen. Als je kunt aantonen dat jouw oplossing over de volledige levensduur minder kost - inclusief milieu-impact - geeft dat een concurrentievoordeel dat je als mkb-bedrijf kunt benutten. Het vraagt wel om een andere manier van offreren: niet alleen je prijs presenteren, maar ook je meerwaarde over de tijd onderbouwen met concrete berekeningen.

Tips voor inschrijvers

• Bereken je levenscycluskosten vooraf - Maak voor je eigen producten of diensten een levenscycluskostenberekening. Breng alle kosten in kaart: aanschaf, installatie, energie, onderhoud, reparatie, vervanging van onderdelen en afvoer. Gebruik deze berekening als basis voor je inschrijving en als onderbouwing in je plan van aanpak.
• Maak het concreet en verifieerbaar - Onderbouw je levenscycluskostenberekening met objectieve gegevens: technische specificaties, onderhoudsschema's, energielabels, garantietermijnen en referenties van vergelijkbare projecten. Hoe concreter en verifieerbaarder je berekening, hoe overtuigender je inschrijving. Vermijd vage beloftes en gebruik harde cijfers.
• Benadruk de Total Cost of Ownership - Veel beoordelingscommissies zijn gevoelig voor een helder TCO-verhaal. Laat zien wat het verschil is tussen de aanschafprijs en de totale kosten over de looptijd. Een product dat bij aanschaf duurder is maar vijf jaar meegaat zonder onderhoud kan veel voordeliger zijn dan een goedkoop alternatief dat elk jaar reparatie nodig heeft.
• Houd rekening met de berekeningsmethode - Lees de aanbestedingsstukken zorgvuldig: de aanbestedende dienst schrijft doorgaans voor welke kostencomponenten moeten worden meegenomen en welke berekeningsmethode wordt gehanteerd. Wijkt je berekening af van het voorgeschreven format, dan loop je het risico op een ongeldige of laag scorende inschrijving. Stel vragen via de Nota van Inlichtingen als de methode onduidelijk is.
• Benut innovatiepartnerschap en duurzaamheidscriteria - Als je een innovatieve oplossing hebt die op levenscycluskosten excelleert, zoek dan naar aanbestedingen die ruimte bieden voor innovatie. Sommige procedures, zoals het innovatiepartnerschap of de concurrentiegerichte dialoog, zijn specifiek ontworpen om innovatieve en duurzame oplossingen te identificeren. Hier kun je je levenscycluskostenvoordeel maximaal laten gelden.

Veelgestelde vragen

Zijn aanbestedende diensten verplicht om levenscycluskosten mee te wegen?

Nee, het is geen verplichting, maar de Aanbestedingswet en de Europese richtlijnen moedigen het gebruik van levenscycluskosten sterk aan. De rijksoverheid heeft in haar inkoopbeleid wel concrete doelstellingen voor duurzaam en circulair inkopen, waarbij levenscycluskosten een belangrijke rol spelen. In de praktijk zie je dat steeds meer aanbestedende diensten - met name bij werken, infrastructuur en facilitaire diensten - levenscycluskosten meenemen in de gunningscriteria. De trend is duidelijk richting meer aandacht voor de lange termijn.

Hoe worden externe milieukosten berekend?

De Aanbestedingswet staat toe dat aanbestedende diensten externe milieukosten meewegen, mits de berekeningsmethode objectief, verifieerbaar en niet-discriminerend is. In de praktijk worden hiervoor vaak gestandaardiseerde methoden gebruikt, zoals de Milieukostenindicator (MKI), de DuboCalc voor infrastructuur, of CO2-schaduwprijzen. De aanbestedende dienst moet vooraf bekendmaken welke methode wordt gehanteerd en welke gegevens de inschrijver moet aanleveren. Als inschrijver is het verstandig om deze methoden te kennen en vooraf te berekenen hoe jouw oplossing scoort.

Wat is het verschil tussen levenscycluskosten en EMVI?

EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) is het overkoepelende beoordelingsprincipe waarbij prijs en kwaliteit samen worden gewogen. Levenscycluskosten kunnen onderdeel zijn van het prijscriterium binnen een EMVI-beoordeling. In plaats van alleen de aanschafprijs te vergelijken, vergelijkt de aanbestedende dienst dan de totale kosten over de levensduur. Levenscycluskosten en EMVI sluiten elkaar dus niet uit - integendeel, levenscycluskosten zijn een verdieping van het prijselement binnen EMVI die leidt tot economisch betere keuzes op de lange termijn.

Wil je meer weten over levenscycluskosten en hoe je hiermee scoort bij aanbestedingen? TenderGrowth helpt mkb-bedrijven bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.