Wat is een mini-competitie?
Een mini-competitie is een verkorte aanbestedingsprocedure die plaatsvindt tussen partijen die al geselecteerd zijn voor een raamovereenkomst. De opdrachtgever nodigt alle raamcontractanten uit om voor een specifieke deelopdracht opnieuw een aanbieding te doen. Op basis van prijs, kwaliteit of beide.
Wanneer wordt een mini-competitie gebruikt?
Een mini-competitie is verplicht wanneer een raamovereenkomst met meerdere partijen is gesloten en de voorwaarden van de individuele opdracht niet volledig vaststaan. In de praktijk komt dit vaak voor bij:
- Detachering en inhuur. Kandidaten worden per opdracht voorgedragen en beoordeeld.
- ICT en software. Specifieke projecten worden uitgevraagd binnen het raamcontract.
- Facilitaire dienstverlening. Locatie-specifieke opdrachten worden via mini-competitie verdeeld.
- Advies en onderzoek. Concrete onderzoeksopdrachten worden apart uitgevraagd.
Hoe werkt een mini-competitie?
Het proces verloopt sneller dan een reguliere aanbesteding, maar volgt een vaste structuur:
- Uitnodiging. Alle partijen op de raamovereenkomst ontvangen de opdrachtomschrijving en beoordelingscriteria.
- Inschrijving. Partijen dienen binnen de gestelde termijn een aanbieding in. De termijn is korter dan bij reguliere procedures, vaak 10 tot 15 werkdagen.
- Beoordeling. De aanbieding wordt beoordeeld op de vooraf vastgestelde gunningscriteria.
- Gunning. De winnende partij voert de deelopdracht uit binnen de kaders van de raamovereenkomst.
Tips voor het winnen van mini-competities
- Reageer snel. Bij korte doorlooptijden maakt snelheid het verschil. Zorg dat je tenderteam standby staat.
- Ken de raamovereenkomst. De spelregels, tariefstructuur en beoordelingscriteria liggen al vast. Lees ze vóór de eerste mini-competitie.
- Personaliseer je aanbieding. Een generiek voorstel verliest van een concurrent die de specifieke opdracht adresseert.
- Bied scherp maar realistisch. De marges in raamcontracten zijn vaak al krap. Onderbied jezelf niet.
- Investeer in relatiebeheer. De opdrachtgever kent je al. Zorg dat eerdere opdrachten goed zijn afgerond.
Mini-competitie versus nadere overeenkomst
Bij een raamovereenkomst met één partij is geen mini-competitie nodig: opdrachten worden direct gegund via een nadere overeenkomst. Een mini-competitie is alleen aan de orde bij raamovereenkomsten met meerdere partijen, tenzij de verdeling van opdrachten al volledig in de raamovereenkomst is geregeld (bijvoorbeeld op basis van een verdeelsleutel of rangorde).
Veelgestelde vragen over de mini-competitie
Moet je altijd meedoen aan een mini-competitie als je op de raamovereenkomst staat?
Nee. Deelname is vrijwillig. Maar als je structureel niet meedoet, kan de opdrachtgever dat meewegen bij een eventuele verlenging of nieuwe raamovereenkomst.
Mag de opdrachtgever selectief uitnodigen?
Nee. Alle raamcontractanten moeten worden uitgenodigd. Selectief uitnodigen is in strijd met het proportionaliteitsbeginsel en het gelijkheidsbeginsel.
Hoe verschilt de beoordeling van een reguliere aanbesteding?
De beoordelingscriteria zijn vaak eenvoudiger en de procedure is korter. De geschiktheidseisen zijn al getoetst bij de raamovereenkomst, dus de beoordeling richt zich uitsluitend op de specifieke aanbieding.
