Tenderteam

Wat is een tenderteam?

Een tenderteam is een tijdelijk samengestelde groep professionals die verantwoordelijk is voor het opstellen en indienen van een inschrijving op een aanbesteding. Het team combineert inhoudelijke expertise, schrijfvaardigheid en proceskennis om een winnende aanbieding neer te zetten. De samenstelling varieert per opdracht, maar bevat doorgaans een bidmanager, inhoudelijk experts, een schrijver en een reviewer.

Het tenderteam werkt onder leiding van de bidmanager, die het proces bewaakt en de tenderstrategie vertaalt naar concrete acties. Bidmanagement zorgt voor de planning, kwaliteitscontrole en afstemming tussen teamleden. Afhankelijk van de omvang van de aanbesteding kan het team bestaan uit drie tot vijftien personen.

Een effectief tenderteam begint met een duidelijke rolverdeling. De inhoudelijk experts leveren de vakkennis voor het Plan van Aanpak en de kwalitatieve onderdelen. De schrijver vertaalt die kennis naar overtuigende teksten die aansluiten bij de gunningscriteria. De reviewer controleert op volledigheid, consistentie en compliance met de eisen uit de selectieleidraad.

Waarom is een tenderteam belangrijk bij aanbestedingen?

Aanbestedingen zijn complexe trajecten waarbij meerdere disciplines samenkomen. Een goed georganiseerd tenderteam voorkomt dat kennis verloren gaat, deadlines worden gemist of de inschrijving inconsistenties bevat. Zonder team is het risico groot dat een enkele persoon overweldigd raakt door de omvang van de uitvraag.

Voor mkb-bedrijven is het samenstellen van een tenderteam een uitdaging, omdat de capaciteit beperkt is. Toch is het essentieel om minimaal drie rollen te scheiden: iemand die het proces leidt, iemand die de inhoud levert en iemand die kritisch reviewt. De Aanbestedingswet 2012 stelt steeds hogere eisen aan de kwaliteit van inschrijvingen, en een multidisciplinair team helpt daaraan te voldoen.

Tips voor inschrijvers

• Stel het team vroeg samen — Begin met de teamvorming direct na de go/no-go-beslissing, zodat iedereen voldoende tijd heeft om zich in te lezen in de aanbestedingsstukken.
• Beleg een kickoff-meeting — Bespreek de tenderstrategie, rolverdeling, planning en win-thema's in een gezamenlijke startsessie voor maximale afstemming vanaf dag één.
• Gebruik een compliancematrix — Laat het team werken met een overzicht van alle eisen uit de uitvraag, zodat niets over het hoofd wordt gezien bij de geschiktheidseisen.
• Plan reviewrondes in — Reserveer minimaal twee reviewmomenten: een inhoudelijke review halverwege en een eindreview op volledigheid en leesbaarheid drie dagen voor de deadline.

Veelgestelde vragen

Hoe groot moet een tenderteam zijn?

Dat hangt af van de omvang en complexiteit van de aanbesteding. Voor een meervoudig onderhandse procedure volstaan vaak drie personen. Bij grote Europese aanbestedingen via een openbare procedure of niet-openbare procedure zijn vijf tot tien teamleden gebruikelijk.

Kunnen externe specialisten deel uitmaken van het tenderteam?

Absoluut. Veel mkb-bedrijven schakelen externe bidmanagers, schrijvers of inhoudelijk adviseurs in. Dit is met name waardevol als je organisatie niet regelmatig inschrijft op aanbestedingen en de proceskennis intern beperkt is. Een externe specialist brengt ervaring mee uit tientallen eerdere trajecten.

Meer weten?

Bekijk onze blogs over aanbestedingen voor praktische tips over teamsamenstelling en bidmanagement, of neem contact op met TenderGrowth voor persoonlijk advies.